Por mais que as férias sejam um momento de muita alegria e tranquilidade para os colaboradores, esse processo pode gerar certa dor de cabeça para os profissionais do Departamento Pessoal.
Quem vai sair primeiro? Quem vai ficar por último? Quem precisa de quanto tempo? Essas e tantas outras dúvidas que surgem durante esse momento, podem ser minimizadas com o uso de um software de gestão de férias.
Nesse artigo, falaremos sobre a importância da tecnologia nesse processo e como a plataforma da Feedz pode tornar toda a gestão de colaboradores mais eficiente e estratégica. Confira! 👇
O que é um software de gestão de férias e qual a sua importância?
Um software de gestão de férias é um sistema que permite o controle, planejamento e automatização, ajudando o DP e o RH a organizarem as férias dos colaboradores de forma simples e eficiente.
O artigo 134 da CLT estabelece que todo trabalhador tem direito a um período de férias anuais remuneradas, após completar 12 meses de trabalho consecutivos para o mesmo empregador.
Em empresas que a gestão de férias envolve muitos papéis, e-mails, planilhas e documentos, as chances de desorganização e possíveis erros durante essa etapa são maiores, deixando a empresa vulnerável a multas ou problemas jurídicos.
Vale ressaltar que caso a empresa não conceda as férias no período previsto pela CLT, ela deve pagar o valor das férias em dobro ao trabalhador.
Por meio de um software de gestão de férias, o DP e RH conseguem centralizar as informações em um só lugar, de forma clara e mais organizada.
Para que serve um software de gestão de férias?
Ter um sistema de controle de férias é essencial para empresas de todos os tamanhos que desejam otimizar e facilitar esse processo. Além de automatizar e simplificar todo o fluxo de férias, também proporciona outros benefícios, como:
- Todas as pessoas colaboradoras podem acompanhar o saldo de férias disponível de forma transparente e atualizada. Isso evita erros de cálculo e ajuda os trabalhadores a planejar suas férias de maneira organizada.
- Facilita as solicitações por meio da plataforma, economizando tempo mútuo e eliminando aquela papelada ou dezenas de e-mails.
- Calendário de férias para que todos da empresa possam visualizar os períodos e quais profissionais estarão ausentes. Isso ajuda a evitar conflitos de datas e permite que a empresa planeje a distribuição das folgas de forma eficiente.
- A plataforma pode enviar alerta e lembretes para colaboradores e gestores, garantindo que os prazos de solicitação e aprovação sejam cumpridos.
- Ajuda a empresa a cumprir as obrigações legais relacionadas às férias trabalhistas.
- Economiza o tempo dos gestores, do RH e dos colaboradores, reduzindo a carga de trabalho administrativo.
Desafios da gestão de férias
A gestão de férias pode apresentar alguns desafios, não somente para os profissionais de DP, mas também para a empresa e para o colaborador. Abaixo, vamos apresentar quais são os principais:
Para o Departamento Pessoal
- Garantir que todos tenham direito a suas férias dentro do prazo legal;
- Organizar e controlar as informações sobre férias de todos os talentos internos;
- Gerenciar conflitos de agenda entre os colaboradores;
- Evitar que o acúmulo de férias vire uma “bola de neve” para o setor.
Para a empresa
- Garantir que a gestão de férias esteja de acordo com a legislação trabalhista;
- Evitar o acúmulo excessivo de férias, o que pode gerar possíveis processos trabalhistas para a empresa;
- Gerenciar a ausência dos colaboradores, sem prejudicar o funcionamento da empresa;
- Planejar a demanda de trabalho durante os períodos de férias.
Para o colaborador
- Planejar com antecedência suas férias, considerando a disponibilidade da empresa e dos outros profissionais;
- Ficar atento às datas de início e término das férias, para não perder o prazo;
- Garantir que as suas atividades estejam em dia antes de sair de férias, para auxiliar nas demandas dos colegas de trabalho.
Como a Feedz otimiza a gestão de férias e recesso
A Feedz é uma plataforma que apoia o departamento pessoal e o RH em toda a jornada do colaborador, de ponta a ponta. Por isso, uma das funcionalidades oferecidas pela solução de Departamento Pessoal é a gestão de férias e recesso.
Por meio da Feedz, você faz a gestão de férias com muito mais facilidade, já que todos os profissionais têm acesso à plataforma e podem consultar os dados disponíveis.
Através dela, os colaboradores conseguem solicitar as férias de forma intuitiva e acompanhar o status da solicitação em tempo real. Já os gestores, conseguem visualizar, filtrar e aprovar as solicitações com facilidade.
Para o time de Departamento Pessoal, resulta em uma gestão mais simplificada, e reduz consideravelmente a quantidade de e-mails, documentos e papéis para esse processo de solicitação e resposta das férias dos funcionários.
Com isso, os profissionais da área não ficam presos em atividades muito operacionais e podem focar na criação de ações estratégicas para o crescimento da companhia e a retenção de talentos.
Além disso, também podemos ressaltar:
- Mais assertividade: colaborador, gestor e RH têm visão do processo e status da solicitação.
- Mais segurança: processo digital que evita a perda de solicitações e atrasos.
- Mais agilidade: o colaborador consegue solicitar as férias em poucos minutos.
Funcionalidades da Feedz para a gestão de férias
Como citamos anteriormente, a gestão de férias e recesso é uma das funcionalidades da solução de Departamento Pessoal. Confira agora como a plataforma da Feedz facilita esse processo!
Solicitação de férias
O colaborador consegue solicitar suas férias pela plataforma da Feedz, informando o período desejado. Além disso, o profissional pode optar por vender suas férias ou adiantar a 1ª parcela do 13º.
Vale ressaltar que, segundo o artigo 143 da CLT, o trabalhador tem direito a vender ⅓ do seu período de férias.
Por exemplo: se o profissional tem 30 dias de férias, significa que ⅓ delas podem ser renunciadas, o equivalente a 10 dias das férias.
O adiantamento do 13º salário também está previsto em lei, conforme o artigo 2º, § 2º da Lei n.º 4.749/65, que dispõe sobre o pagamento da gratificação natalina prevista na Lei n.º 4.090/62, prevê que o empregado faz jus ao adiantamento da 1ª parcela do 13º salário por ocasião de suas férias, sempre que solicitar no mês de janeiro do correspondente ano.
Aprovação, reprovação ou cancelamento de férias
Assim que o colaborador solicita as férias pela plataforma, tanto o gestor quanto o RH precisam aprovar ou reprovar a solicitação.
Em caso de aprovação, ele receberá a boa notícia por e-mail. Caso seja preciso reprovar a solicitação, é importante sinalizar qual o motivo para o profissional.
Também pode acontecer do funcionário solicitar as férias, mas depois perceber que o período estava errado. Nesse caso, é possível realizar o cancelamento, justificando o motivo do mesmo.
Saldo de férias
O saldo de férias garante que não será possível solicitar férias quando não houver saldo, o que evita surpresa desagradáveis, tanto para o trabalhador quanto para a empresa.
Com essa funcionalidade da solução de DP da Feedz, o RH pode ficar tranquilo que os prazos serão cumpridos, afinal, a plataforma emite lembretes e alerta de férias a vencer para evitar multas e prejuízos para a empresa.
Já o colaborador consegue ter autonomia para acompanhar o saldo disponível e fazer solicitações sem dúvidas do tempo de
descanso que você tem a seu dispor.
E tem mais: não importa se o colaborador é CLT, PJ ou possui outros tipos de vínculos contratuais, a plataforma é flexível e se adapta às suas necessidades.
Calendário de férias
Com a linha do tempo (visualização de Gantt), toda a empresa conseguirá visualizar o cronograma de férias. O visual de Gantt é uma representação gráfica que exibe um calendário com barras horizontais que representam as atividades ou eventos, como, por exemplo: férias pagas, férias não pagas, licenças médicas, entre outros.
Dashboard de gestão de férias
Os gestores e o RH podem consultar os status dos processos de férias. Ali, é possível visualizar todas as solicitações, aquelas que estão em análise, canceladas, reprovadas ou concluídas.
Segurança da informação
A Feedz se preocupa constantemente com a privacidade dos colaboradores e com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), portanto, todas as soluções e funcionalidades atendem às diretrizes e normas da legislação.
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Integração com outros recursos da Feedz
A gestão de férias e ausências é apenas uma das funcionalidades oferecidas pela solução de Departamento Pessoal da Feedz. A plataforma também abrange a admissão, gestão de holerites, históricos de cargos e salários e cadastro do colaborador.
Como a Feedz cuida da jornada do colaborador de ponta a ponta, o RH também pode contar com as outras soluções de Recrutamento e Seleção, Avaliação de Desempenho, Gestão de Metas e Objetivos (OKR), e Pesquisa de Clima.
Cada uma dessas soluções oferecem funcionalidades que permitem a centralização das informações dos colaboradores, além de gerar muito mais economia de tempo do RH.
Por que a Feedz é a melhor plataforma para o Departamento Pessoal?
A solução de Departamento Pessoal da Feedz pretende digitalizar e automatizar os processos do DP e fazer com que tarefas que rendem muita papelada, tempo e burocracia fiquem mais práticas para os profissionais da área e os demais colaboradores.
Por meio da Feedz, você consegue:
- Centralizar as informações e documentos dos colaboradores;
- Automatizar os processos de admissão de novos colaboradores;
- Ter um histórico de cargos e salários para acessar com facilidade;
- Realizar a gestão de férias e ausências com praticidade;
- Acabar com as planilhas e as papeladas.
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