Dar conta de todas as rotinas do departamento pessoal (DP) está longe de ser uma tarefa fácil. Afinal, os profissionais deste setor precisam lidar com uma série de tarefas e obrigações diferentes – todas com o objetivo de garantir que os direitos dos trabalhadores estejam em dia.
Estar por dentro das principais rotinas do departamento pessoal é, portanto, um passo indispensável para quem deseja atuar na área e, também, para as empresas que querem operar em conformidade com a legislação vigente.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo para explicar o que está por trás deste setor tão importante. Se você quer se aprofundar no assunto e descobrir a melhor forma de estruturar o DP da sua empresa, vem com a gente.
Por que o departamento pessoal é tão importante?
Antes de te contar quais as principais rotinas do departamento pessoal, vale a pena explicarmos a real importância que essa área tem para as empresas.
No geral, o departamento pessoal é o setor responsável por cuidar das questões administrativas relacionadas aos colaboradores, a fim de garantir que todos os documentos estejam em dia e que as exigências legais sejam cumpridas.
Sabe a parte burocrática que acompanha a chegada ou saída de um funcionário na empresa, como o recolhimento da carteira de trabalho, exame admissional/demissional e tudo o mais?
Pois bem. Os profissionais do departamento pessoal são os grandes responsáveis por organizar todas as etapas envolvidas nesses dois processos.
Contar com um DP bem estruturado, que esteja alinhado ao Ministério do Trabalho e à legislação trabalhista, é fundamental para fazer valer os direitos e deveres dos trabalhadores, evitando qualquer problema judicial nesta frente.
Para se ter uma ideia do quão importante isso é, mais de 600 mil novos processos trabalhistas foram abertos nos fóruns do Brasil em 2020, segundo apuração feita pela CNN.
As principais rotinas do departamento pessoal
Como dissemos anteriormente, o departamento pessoal precisa lidar com uma série de atividades, que vão desde a elaboração do contrato de trabalho até descontos na folha de pagamento.
Para que as principais rotinas do departamento pessoal fiquem mais claras, vamos dividi-las em três grandes áreas: a de admissão, a de demissão e a gestão de toda a jornada do colaborador.
1. Admissão de funcionários
Uma das missões dos profissionais do DP é cuidar das partes administrativa e jurídica que compõem a contratação de novos colaboradores, após as etapas de recrutamento e seleção.
Aqui, o papel do DP é coordenar as seguintes atividades:
- Exame admissional;
- Elaboração e assinatura do contrato de trabalho;
- Anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Abertura de registro de funcionário junto ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);
- Geração do número de registro de ponto;
- Arquivamento de todos os documentos;
- Solicitação dos benefícios (como plano de saúde e vale-alimentação)
- Abertura da conta salário, entre outras.
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2. Jornada de trabalho
Para além das atribuições referentes à admissão, a gestão da jornada de trabalho também faz parte das rotinas do departamento pessoal.
Isso inclui a apuração de ponto, controle das jornadas de trabalho, gestão de licença e férias, cálculo e emissão da folha de pagamento, além do recolhimento e pagamento de todos os impostos referentes aos colaboradores (como o FGTS).
Para evitar qualquer problema com os órgãos reguladores, boa parte dessas atividades é realizada mensalmente.
Ah! Vale destacar que, no meio disso tudo, os responsáveis pelo departamento pessoal também fazem a interface direta com as entidades sindicais.
Já deu pra ver que é muito trabalho mesmo, né?
3. Demissão de colaboradores
Como já dissemos anteriormente aqui no Blog, a demissão humanizada é composta por diferentes etapas, que vão desde o anúncio até a entrevista de desligamento.
Mas existe também a parte burocrática deste processo, que fica sob os cuidados do departamento pessoal.
Nesta hora, o DP é responsável por organizar o exame demissional, realizar a rescisão do contrato e anotações na CTPS, bem como cuidar do acerto final.
Além disso, são os profissionais do DP que fazem os cálculos dos valores a serem pagos ao funcionário, de acordo com o tipo de desligamento realizado.
O principal objetivo por trás de todas essas atividades é uma só: garantir que as leis trabalhistas sejam cumpridas, sempre respeitando os direitos do colaborador.
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Qual a relação entre o departamento pessoal e o RH?
Agora que você já sabe quais as principais rotinas do departamento pessoal, deve ter notado que essa área se difere bastante do RH, não é mesmo? Mas vamos deixar isso ainda mais claro neste capítulo.
Como mostramos até aqui, o DP fica responsável por toda a parte burocrática relacionada aos colaboradores.
Enquanto isso, o RH tem como foco a gestão de pessoas, o que significa olhar para as relações humanas e promover um ambiente de trabalho mais agradável e produtivo a todos.
Mas para além das diferenças, a verdade é que ambos os setores precisam caminhar juntos, para que a experiência do colaborador seja garantida.
Afinal, da mesma forma que fazer parte de uma cultura organizacional positiva é importante, ter o salário pago em dia, sem erros, também é. Ambos os fatores são fundamentais para que o trabalhador siga feliz e motivado na empresa.
Podemos dizer, inclusive, que quando o DP atua de forma organizada e bem estruturada, isso facilita e muito a atuação do RH.
A premissa é a seguinte: é mais fácil se engajar e comprometer com o trabalho, quando as nossas necessidades mais “básicas” são supridas (como é o caso, por exemplo, da remuneração e benefícios).
Tornando as rotinas do departamento pessoal mais estratégicas
Por mais que o DP cuide de questões mais administrativas, a tendência é que esse setor se torne cada vez mais estratégico.
Para isso, é importante ter em mente algumas práticas que ajudem a organizar as principais rotinas do departamento pessoal.
Uma boa forma de colocar essa ideia em ação é criando processos mais inteligentes, que permitam a realização rápida e assertiva de algumas atividades.
A tecnologia veio para auxiliar bastante neste sentido. Atualmente, há uma infinidade de ferramentas que podem ser utilizadas para automatizar atividades repetitivas, como, por exemplo, o controle de pontos.
Outra prática importante na hora de organizar as rotinas do departamento pessoal é mapear todas as atividades realizadas pela área, estabelecendo um passo a passo do que deve ser feito em cada situação.
Por exemplo: você já pode ter uma lista pronta de todos os documentos que devem ser solicitados ao colaborador durante a admissão, bem como o prazo de entrega para envio dessas informações.
Além de trazer mais agilidade, ter as atividades mapeadas também pode te ajudar na hora de delegar algumas dessas tarefas.
Por último, esteja atento às movimentações do mercado. A tomada de decisões baseadas em dados é uma grande tendência não apenas dentro do DP, mas em praticamente todas as áreas das empresas.
Estabelecer alguns indicadores de desempenho a serem monitorados e, posteriormente, analisados, pode trazer insights valiosos na hora de criar novas estratégias para o departamento.
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