A reunião One-on-One é uma das ferramentas que gestores podem utilizar para motivar colaboradores. Não apenas isso, mas também para o desenvolvimento profissional de cada indivíduo de uma empresa.
Também conhecida por 1:1, esse modelo de reunião refere-se a uma conversa periódica entre líder e liderado. Muitos gestores negligenciam a ferramenta, o que é um erro, pois ela pode trazer diversos benefícios.
Ao longo deste texto, você vai entender o que é reunião One-on-One e ter algumas dicas de como conduzi-la com eficiência. Aproveite!
O que é uma Reunião One-on-One (1:1)?
Uma reunião One-on-One (ou 1:1, one-to-one, 1 on 1 ou one2one) designa um modelo de conversa entre um líder e seu liderado, em um lugar privado, com duração curta e com uma periodicidade definida.
Sendo mais específico, esses encontros costumam durar no máximo 30 minutos e ocorrem semanal ou quinzenalmente. O ideal é que o espaço de tempo entre uma e outra reunião não ultrapasse 30 dias.
Perceba que as reuniões One-on-One são diferentes daquelas que acontecem entre um gestor e diversos colaboradores, por exemplo. Colocando em outros termos, uma 1:1 seria o famoso “cara a cara”.
Empresas adotam essa ferramenta por diversos motivos, como:
- Revisar projetos em andamento;
- Definir prioridades;
- Dar e receber feedback;
- Conhecer melhor o colaborador e suas necessidades;
- Motivar o funcionário;
- Discutir possíveis problemas na equipe ou no ambiente de trabalho;
- Identificar desafios ou potenciais conflitos;
- Discutir plano de carreira;
- Alinhar expectativas;
- Entre outros.
Benefícios da reunião One-on-One
Uma One-on-One beneficia todos os envolvidos. A seguir elencamos alguns benefícios do modelo:
Faz o colaborador se sentir valorizado
Em uma one2one o colaborador é ouvido e pode falar abertamente sobre diversos assuntos. O líder, por sua vez, mostra interesse no que o liderado tem a dizer. Como resultado, o funcionário sente-se valorizado e torna-se mais confiante no dia a dia.
Aliás, o fato de o gestor disponibilizar um espaço na agenda mostra o quanto ele se preocupa com o bem-estar e o desenvolvimento do profissional. Tudo isso contribui para a sensação de valorização no ambiente de trabalho.
Impulsiona o desenvolvimento profissional
Nas reuniões One-on-One o líder tem a oportunidade de conhecer melhor cada colaborador. O gestor pode, então, discutir aspirações de carreira, projetos de interesse do subordinado e oportunidades de desenvolvimento.
Ao perceber que a empresa se preocupa e está interessada com o seu crescimento, o funcionário, além de sentir-se mais feliz e realizado no trabalho, tende a permanecer na organização por um período maior.
Gestores estabelecem uma relação de confiança
Como as reuniões 1:1 são individuais e devem ocorrer periodicamente, com o passar dos meses os líderes passam a conhecer melhor seus liderados, ao mesmo tempo que os liderados ganham mais confiança em seus líderes.
Colaboradores sentem-se à vontade inclusive para falar sobre a vida pessoal. Como sabemos, questões que envolvem o lado privado dos funcionários podem afetar até mesmo o desempenho no trabalho.
Um diálogo aberto entre gestores e colaboradores cria também um relacionamento duradouro que se traduzirá em melhora na lealdade e no engajamento dos funcionários.
Mais eficácia na gestão
As one on ones ajudam gestores a entenderem quando o funcionário ou até mesmo a equipe está desmotivada, estressada ou com uma carga de trabalho elevada, por exemplo.
Também faz com que líderes fiquem a par do andamento de projetos para que possam tomar decisões mais eficazes sempre que necessário.
Qual a diferença entre one-on-one e feedback?
A principal diferença entre os dois é que a reunião one-on-one é uma conversa mais ampla e aberta, enquanto o feedback é mais específico e se concentra em áreas específicas de desempenho.
Durante uma reunião one-on-one, o líder e o funcionário podem discutir diversos tópicos, como objetivos, desafios, ideias e preocupações.
Já o feedback se concentra no desempenho do funcionário em áreas específicas, como habilidades técnicas, habilidades interpessoais ou comportamento.
Enquanto a reunião one-on-one pode ser realizada regularmente para promover uma comunicação aberta e construtiva entre o líder e o funcionário, o feedback é geralmente fornecido em momentos específicos, como em avaliações de desempenho ou após a conclusão de projetos.
Ambos são importantes para a gestão eficaz de uma equipe!
Agora que você entendeu bem o que é reunião one-on-one, elaboramos um kit com modelos e ferramentas que consideramos fundamentais para os gestores.
O kit é 100% gratuito e para recebê-lo, clique abaixo 👇
Saiba como se preparar para uma reunião One-on-One
É importante lembrar que as reuniões One-on-One exigem um preparo para que possam realmente render bons frutos.
Evite cancelar a reunião
O primeiro ponto a entender é que uma vez marcada, a 1:1 deve ser levada a sério. Caso surja um imprevisto, uma nova data deve ser agendada imediatamente. Por isso, marque o compromisso na agenda.
Planeje o que vai falar e quanto tempo vai durar
É igualmente fundamental definir o tempo reservado para cada colaborador. Dentro desse tempo, pense na pauta e estruture como será feita a divisão, ou seja, quantos minutos serão destinados para cada tema.
Escolha o melhor local e horário
Sobre o local, no caso de trabalhadores remotos a one2one pode ser conduzida via alguma plataforma. Já para os colaboradores presenciais, escolha um ambiente no qual ligações, e-mails ou outras pessoas não interrompam a conversa.
Além disso, lembre-se que o profissional precisa sentir-se à vontade para tratar de temas que possam ser delicados (como a vida privada). Por esse motivo, procure por um ambiente dentro da empresa que seja longe de outros funcionários.
Quanto ao horário, a agenda do líder e do liderado deve ser conciliada. Não esqueça também que a hora e o dia devem ser marcados com antecedência para que ambas as partes se preparem.
Outro ponto importante é a duração. Normalmente, uma one-on-one dura cerca de 30 minutos. No entanto, dependendo do caso você pode reservar uma hora para a conversa.
Dicas para conduzir uma Reunião One-on-One perfeita
O que acontece em uma 1:1 fica em uma 1:1. Ou seja, tudo o que for discutido deve ficar entre o líder e seu liderado.
Quanto à como conduzir uma reunião 1 1, é preciso ter em mente uma pauta e algumas perguntas. Contudo, o rumo da conversa pode mudar de acordo com o que for trazido pelo colaborador.
Além disso, temos outras dicas que podem ajudar:
Ouça ativamente
Apesar de ter uma pauta definida, as reuniões One-On-One podem ter um rumo completamente diferente do planejado. Isso porque nessas conversas os colaboradores têm a vez e a voz.
O que queremos dizer com isso é que, para que a 1:1 tenha sucesso, o gestor deve ficar atento a tudo o que o colaborador tem a dizer e mostrar interesse genuíno no bate-papo.
Lembre-se que, como gestor, você não está prestando atenção somente para ser educado, mas também para apoiar o colaborador da melhor maneira possível.
Dê feedback construtivo
As reuniões One-on-One são também o momento no qual gestores dão feedbacks sobre o desempenho do liderado. Nesse caso, esses retornos precisam ser construtivos para serem motivadores.
Use as palavras certas para abordar alguma falha, sempre procurando entender o lado do profissional. Não esqueça também de reforçar os pontos positivos e celebrar os resultados conquistados.
Outro item importante sobre o feedback é de sempre procurar por soluções que possam reverter o cenário. Isso deve ser feito junto com o colaborador, para que ele sinta-se valorizado.
Defina metas claras
Uma reunião One-on-One serve também para definição das metas da semana/quinzena/mês. Elas precisam ser claras para que o colaborador entenda o que se espera dele, isto é, onde deve chegar.
Ter as metas definidas dá aos profissionais um senso de propósito e traz uma visão clara do que se espera deles.
As metas podem também ser estabelecidas para serem cumpridas entre uma reunião e outra. Desse modo, o funcionário sai da conversa sabendo o que precisa focar até o próximo encontro.
Conteúdo da reunião one on one: confira 30 exemplos do que falar
Agora que você entendeu bem o que é e como conduzir uma one-on-one, listamos algumas perguntas que podem ser utilizadas durante a reunião:
- Como você está?
- Como está seu dia até agora?
- O que você faz nas horas em que não trabalha?
- Quais são suas metas?
- Qual é a sua opinião sobre os nossos objetivos?
- Em que hora do dia você se sente mais produtivo?
- Que mudanças podem ser feitas para melhorar o seu dia?
- Você está encontrando algum obstáculo e, em caso afirmativo, quais são eles?
- Você mudaria algo na equipe?
- Quais são algumas habilidades que você gostaria de desenvolver?
- Quais são algumas experiências que você gostaria de obter?
- Você precisa de mais ajuda ou cursos para aumentar suas habilidades?
- Por que você gosta de trabalhar aqui?
- O que você menos prefere fazer e por quê?
- O que mantém você engajado e inspirado no trabalho?
- Você tem alguma preocupação em relação à sua função ou oportunidades de carreira?
- Como você está progredindo em suas metas de desenvolvimento profissional? Você precisa de alguma ajuda?
- Como você prefere receber feedback?
- Como posso apoiar mais você?
- O que você acha do meu estilo de liderança?
- O que a empresa não está fazendo hoje que devemos fazer para competir melhor no mercado?
- Qual é o seu podcast ou programa favorito que você tem acompanhado ultimamente?
- O que poderíamos mudar no trabalho que melhoraria sua vida pessoal?
- Como você gosta de aprender?
- O que você mais gosta e menos gosta no seu trabalho?
- Em quais projetos você gostou de trabalhar recentemente e por quê?
- Qual é a sua parte favorita de trabalhar remotamente?
- Você ficou surpreso com alguma notícia anunciada ou com alguma coisa que aconteceu?
- Está tudo bem com sua família e amigos?
- Você está precisando de algumas horas para não pensar em nada?
Qual a finalidade da técnica one-on-one na liderança?
A reunião one on one é uma ferramenta essencial para os líderes de equipes, além de ser um apoio para o RH entender como cada equipe está. Confira mais alguns benefícios abaixo:
Fortalecimento da relação entre líder e liderado
Ao reservar um tempo na agenda para essas conversas individuais, o líder demonstra que valoriza cada colaborador da equipe como pessoa.
Isso ajuda a construir confiança mútua e a entender melhor as necessidades, preocupações e aspirações dos membros da equipe. Esse vínculo fortalece o engajamento e a retenção de talentos.
Feedback e desenvolvimento contínuo
Diferente das avaliações formais de desempenho, que ocorrem com menor frequência, as one on ones permitem um ajuste constante e rápido em relação ao desempenho e ao comportamento.
Isso não só mantém o colaborador alinhado com os objetivos da organização, mas também promove faz com que ele veja que seu desenvolvimento é valorizado.
Identificação e resolução de problemas
As reuniões one on one são uma excelente oportunidade para identificar e resolver problemas antes que se tornem maiores.
Elas permitem que os colaboradores expressem suas preocupações e desafios diretamente ao líder, em um ambiente seguro e de confiança.
Assim, é possível perceber questões que podem não ser abordadas em reuniões maiores.
Definição de metas e alinhamento estratégico
Durante essas sessões, líderes e colaboradores podem discutir metas pessoais e profissionais. Esse alinhamento é essencial para aumentar a produtividade e o sucesso da equipe.
Motivação e Reconhecimento
One on ones também oferecem um espaço valioso para reconhecer e celebrar as conquistas dos colaboradores.
Ao celebrar vitórias, grandes ou pequenas, os líderes podem reforçar comportamentos positivos e incentivar um ambiente de trabalho melhor.
O que os melhores líderes dizem sobre reuniões 1:1?
Muitos dos grandes nomes de liderança em negócios usam as reuniões one on one como uma ferramenta indispensável. Veja o que alguns deles dizem:
- De acordo com Ben Horowitz, as reuniões one on one são tão importantes que ele estava disposto a demitir um líder sênior por não ter reuniões regulares com seus liderados, como detalhou em seu livro O Lado Difícil das Situações Difíceis (em inglês The Hard Thing About Hard Things).
- Do mesmo modo, Andy Grove, ex-CEO da Intel, dedicou uma seção inteira em seu livro clássico de liderança, High Output Management ou Gerenciamento de Alta Produção, em tradução livre, para falar sobre reuniões one on one.
- Conforme o fundador da SaaStr, Jason Lemkin, as reuniões one on one são o “hack de gerenciamento número 1”: “Não há melhor investimento que você possa fazer em seus liderados do que reunir-se uma vez por semana ou, pelo menos, uma vez a cada 2 semanas.”
Assim, fica claro que esses líderes são apaixonados por essas reuniões por causa do valor que obtêm delas.
No entanto, se você nunca conduziu uma reunião 1:1, veja como fazemos na Feedz.
Como é feita a reunião 1:1 na Feedz?
Como registrar a reunião de one on one?
Registrar as reuniões one on one é uma prática necessária para garantir que essas conversas sejam produtivas e possam ser lembradas no futuro.
Aqui estão algumas ideias para registrar essas reuniões de forma organizada.
Estabeleça um formato
Ter um formato padrão para registrar as reuniões one on one pode simplificar o processo e garantir que todas as informações importantes sejam lembradas. Um template eficaz geralmente inclui os seguintes elementos:
- Data e Hora;
- Participantes (nomes do líder e do liderado);
- Tópicos discutidos;
- Ações futuras;
- Feedbacks e lembretes.
Documente ações e o que precisa ser acompanhado
Além de registrar as ações acordadas durante a reunião, é importante acompanhar o progresso delas em reuniões futuras.
Isso não só ajuda a garantir que os compromissos sejam cumpridos, mas também demonstra ao colaborador que o líder está envolvido e comprometido com seu progresso.
Compartilhe e revise as notas
Após cada reunião one on one, é uma boa prática compartilhar as notas com o liderado. Isso assegura que ambos tenham a mesma compreensão do que foi discutido e das ações futuras.
Use ferramentas digitais para registro e armazenamento
Hoje em dia há uma variedade de ferramentas disponíveis para ajudar na documentação de reuniões one on one. Aplicativos de gestão de tarefas, como Trello ou Asana, podem ser utilizados para criar checklists e registrar discussões.
Softwares específicos para reuniões, como o Notion ou Evernote, também são úteis para criar notas detalhadas e armazenar informações de forma estruturada e acessíveis.
Manter todas as anotações de reuniões one on one em um local centralizado facilita o acesso. Isso pode ser feito em um sistema de nuvem, como o Google Drive ou o Dropbox, ou um sistema interno da empresa.
Facilite reuniões one on ones com a Feedz
A Feedz é uma ferramenta completa para gestão de pessoas que simplifica a forma como as empresas gerenciam suas reuniões one on one. Ela oferece uma gama completa de recursos para:
- criar pautas personalizadas;
- agendar e registrar reuniões de forma eficiente;
- preparar agendas detalhadas;
- garantir que todos os tópicos importantes sejam discutidos;
- contar com exemplos de perguntas;
- criar um agendamento integrado, facilitando a sincronização com calendários corporativos e Google agenda;
Incrível, né? Além disso, durante as reuniões, os líderes podem utilizar a Feedz para tomar notas em tempo real e atribuir ações, assegurando um acompanhamento contínuo.
O armazenamento centralizado de todas as reuniões anteriores proporciona um histórico que pode ser revisitado para acompanhar o progresso e o desenvolvimento dos colaboradores.
Resumindo, a Feedz transforma a prática de reuniões one on one, tornando-as mais organizadas, produtivas e úteis para o crescimento tanto dos colaboradores quanto da empresa.
Preencha o formulário abaixo para conhecer todos os recursos disponíveis na Feedz e melhorar a comunicação, feedback e desenvolvimento de sua equipe: