O primeiro dia de trabalho em uma nova empresa costuma ser um verdadeiro misto de ansiedade e expectativa. Por parte do empregador, garantir uma boa integração é fundamental para que o novo colaborador se sinta acolhido.
O onboarding surge como uma etapa essencial para ajudar os recém-contratados a se ajustarem e se adaptarem ao ambiente de trabalho. Mas você sabia que não é preciso esperar o primeiro dia do novo funcionário para começar a integração?
É aí que entra o conceito de preboarding, ou pre-onboarding. A seguir, entenda o que é, os seus benefícios e como colocar esse processo em prática.
O que é preboarding?
O preboarding é o processo de integração do novo colaborador que compreende o período em que ele aceitou a oferta de trabalho até o seu primeiro dia oficial na função.
Desse modo, serve como um preparo para quando o profissional começar as suas atividades.
É durante o preboarding que o recém-contratado começa a familiarizar-se com a empresa. Essa fase é também o momento da burocracia, quando o funcionário que irá iniciar precisa assinar os documentos obrigatórios e realizar o exame médico admissional.
Também chamado de pre-onboarding, o objetivo da etapa é garantir uma transição suave para o novo ambiente de trabalho, diminuir a ansiedade do colaborador e fazê-lo sentir-se acolhido antes mesmo de iniciar as suas atividades.
Diferença entre preboarding e onboarding
Preboarding e onboarding são processos que fazem parte da mesma jornada de integração de um novo colaborador, mas atuam em momentos distintos.
Para que você entenda melhor, observe que o termo “boarding” significa embarque, em português. Imagine, então, o seguinte: você está com uma viagem marcada e vai pegar o avião no dia seguinte.
No entanto, para viajar, precisa preparar sua mala, revisar os documentos e se organizar com antecedência. Esse período de preparação seria o equivalente ao preboarding.
Assim como na viagem, o preboarding prepara o colaborador para o “embarque” na nova empresa, cuidando de detalhes importantes antes do primeiro dia oficial.
O onboarding, por sua vez, é o processo que ocorre quando o colaborador embarca no novo ambiente, iniciando suas atividades.
Em outras palavras, o onboarding inicia a partir do primeiro dia do novo profissional na função para a qual foi contratado. Ele envolve, entre outras coisas:
- A organização do espaço físico e digital;
- Reunião com o RH;
- Introdução à equipe;
- Treinamento;
- Definição de expectativas.
O pre-onboarding, como sugere o prefixo “pre”, ocorre anteriormente, ou seja, abrange o aceite do profissional para assumir a posição e encerra quando o onboarding começa.
Portanto, observe que não se trata de escolher entre um e outro, pois ambos os processos se complementam e são essenciais para garantir uma experiência positiva do colaborador.
Por que o preboarding é importante?
O preboarding traz vantagens tanto para a empresa quanto para o funcionário. Começando pelo profissional contratado, a etapa é importante para que a pessoa se sinta acolhida antes mesmo de começar sua nova função.
Isso ajuda a reduzir a ansiedade e transmite uma imagem positiva da empresa. Já ouviu a frase que diz “você só tem uma chance para causar a primeira boa impressão”? Pois é, o pre-onboarding é essa chance.
Ao ser bem recepcionado sem nem ter começado, o profissional sente que a empresa se preocupa com seu bem-estar e integração desde o início.
Como comentamos, o processo é benéfico também para o lado do empregador. Isso porque o funcionário se sente mais motivado e, ao começar, tem mais vontade de vestir a camisa.
Outra vantagem do pre-onboarding para as empresas é a retenção de talentos. Além disso, ele costuma aumentar a confiança do novo funcionário, permitindo que este comece o seu trabalho de forma mais focada e produtiva.
👉 Integração de novos colaboradores: dicas e passo a passo de como fazer
Passos para criar um processo de preboarding eficiente
Já deu para entender a importância do preboarding, certo? Agora, que tal colocar o processo em prática na sua empresa? Confira nosso passo a passo:
Comunicação clara e acolhedora
O processo seletivo não é fácil. Por mais que o contratado esteja feliz e aliviado ao mesmo tempo por ter sido escolhido e poder começar uma nova atividade, é fundamental dar a ele o suporte necessário para se sentir seguro antes de começar.
Tudo inicia com uma comunicação de boas-vindas, explicando o quanto o gestor e a empresa estão felizes em poder contar com o profissional no quadro de talentos.
Mostre que ele está sendo aguardado e deixe claro que tudo está sendo preparado para recebê-lo.
A fim de garantir clareza e diminuir a ansiedade do profissional, envie também um cronograma do que ele pode esperar nas próximas semanas e os passos que precisam ser cumpridos, como assinatura de documentos e exame de admissão.
Fornecimento de materiais importantes antes do primeiro dia
Você não precisa esperar o colaborador iniciar para enviar a política da empresa, manuais importantes e quaisquer documentos que ele possa precisar no começo.
Uma dica é organizar o acesso aos materiais digitalmente para que a pessoa já possa familiarizar-se com o funcionamento da organização.
Além disso, lembre-se de garantir que o profissional terá tudo o que precisa para começar, como laptop, mouse, aplicativos instalados etc.
Embora esse seja um dos objetivos do onboarding, a preparação prévia durante o preboarding evita surpresas e garante que o colaborador inicie de modo mais confiante e focado em aprender sobre seu novo papel.
Apresentação da cultura organizacional e equipe
Quanto antes o colaborador começar a familiarizar-se com os valores e a missão do negócio, melhor. Tenha em mente que tudo o que ele aprender da empresa antes de iniciar efetivamente ajuda a tornar o onboarding ainda melhor e a alinhar expectativas.
Nesta etapa, o RH pode enviar vídeos, guias ou outros materiais que expliquem a cultura organizacional.
Outro passo importante é introduzir o novo funcionário à equipe, algo que pode ser feito por e-mail ou até mesmo por uma rápida videoconferência. Essa é uma maneira de dar as boas-vindas ao profissional e mostrar, mais uma vez, que ele está sendo aguardado.
Ferramenta que auxilia na criação do preboarding e onboarding
Integrar os colaboradores é uma necessidade cada vez maior e uma maneira de melhorar o employer branding. É possível gerenciar o processo de integração manualmente, mas isso reduz a agilidade de cada etapa, podendo aumentar o tempo necessário para adaptação.
Por esse motivo, o ideal é contar com uma plataforma como a Feedz, que é a ferramenta ideal para auxiliar na criação de processos de preboarding e onboarding eficientes.
Além de aumentar a produtividade do momento, a Feedz libera um tempo valioso para que as equipes se concentrem em outras atividades, enquanto o onboarding acontece com tranquilidade e efetividade.
Com uma interface intuitiva e recursos personalizados, a solução facilita a comunicação com os novos colaboradores, garantindo que eles se sintam acolhidos e bem informados, e oferece a possibilidade do onboarding gamificado.
A integração é, portanto, mais envolvente e alinhada com os objetivos da organização.
A plataforma possibilita ainda a criação de planos específicos conforme o departamento ou cargo, e adaptáveis a cada colaborador.
Não podemos deixar de mencionar que a ferramenta dá ao RH e aos gestores visibilidade em tempo real sobre a etapa do processo em que o colaborador se encontra. Assim, é possível fazer ajustes para que tudo ocorra da melhor forma possível.
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