A one-on-one é uma boa prática essencial para empresas que desejam construir ambientes de trabalho mais felizes, produtivos, colaborativos e com uma comunicação efetiva entre lideranças e liderados.
Neste artigo, vamos ver tudo o que você precisa saber sobre como fazer reuniões one on ones, seus benefícios, sua importância e o passo a passo para conduzir uma reunião 1:1 de sucesso.
⭐ Nota: este conteúdo foi feito para gestores e líderes de pessoas. Se você faz parte desse grupo, então continue a leitura e venha comigo!
O que é one-on-one?
One-on-one é o termo utilizado para designar uma conversa entre líder e liderado.
Também pode ser chamada de reunião 1:1, one-to-one, 1 on 1 ou one2one. Você que decide! 😉
A reunião one on one é uma das boas práticas de gestão de pessoas e uma ferramenta poderosa para aumentar o engajamento dos colaboradores.
Segundo um estudo da Harvard Business Review, profissionais que não tem reuniões 1:1 com seus líderes têm quatro vezes mais chances de serem desengajados e duas vezes mais chances de avaliar negativamente a liderança, em comparação com aqueles que se reúnem regularmente com seus gestores.
Isso se deve ao fato de que os colaboradores se sentem mais valorizados e ouvidos quando têm a oportunidade de discutir seus desafios e metas diretamente com seus líderes.
Objetivo
O objetivo da one on one é promover uma comunicação mais efetiva entre gestores e colaboradores, para trocar feedbacks, avaliar o desempenho, definir planos e metas de desenvolvimento profissional e discutir outros assuntos relevantes para a carreira de cada trabalhador.
Frequência
A frequência ideal da reunião one-on-one pode variar conforme a cultura de cada empresa, mas recomendamos que seja feita regularmente e, no mínimo, uma vez por mês.
Assim, é possível colocar o plano de ação em prática e ter ciclos curtos para resolução de problemas ou superação de desafios.
Duração
A duração da conversa depende da urgência dos assuntos a serem tratados, mas, em geral, entre 30 minutos a 1 hora são suficientes para a maioria dos casos.
É importante que a reunião tenha tempo suficiente para abordar os assuntos relevantes para o desenvolvimento do colaborador.
Entretanto, não deve ser muito longa para não se tornar cansativa e afetar a motivação e produtividade dos profissionais.
👉 Benchmarking: assista ao vídeo e descubra como fazer reunião one on one do jeito Feedz.
Qual é a importância da reunião one on one?
Essa comunicação individualizada pode estabelecer um relacionamento mais próximo e de confiança com o colaborador.
Com isso, a prática não só melhora a qualidade da comunicação entre líder e liderado, mas também permite que os gestores identifiquem problemas com mais precisão e assim, forneçam a orientação e apoio necessários para superá-los.
Portanto, quando a reunião one on one é bem executada, ela tem o poder de aumentar exponencialmente a produtividade, a felicidade e o engajamento da equipe.
👉 Leia também: Por que a avaliação de desempenho não pode existir sem reuniões 1:1?
10 Benefícios da reunião one-on-one
Entre os principais benefícios dessas reuniões estão:
- aumento da confiança e identificação do colaborador com o seu gestor;
- esclarecimento de ruídos na comunicação;
- conhecimento por parte do gestor de desentendimentos entre a equipe;
- melhora nos processos;
- maior engajamento do colaborador;
- melhora no clima organizacional;
- resolução de desafios antes de virarem grandes problemas;
- acompanhamento próximo do desenvolvimento do profissional;
- possibilidade de ações para atingir as metas;
- melhora na entrega de resultados.
Ao realizar as one on ones, o gestor torna-se um facilitador. Além disso, abre portas para que sua equipe encontre o caminho e entregue os melhores resultados, de forma conjunta e engajada.
Bruno Soares, CEO da Feedz, destaca que “1 hora com alguém da sua equipe pode aumentar a produtividade dessa pessoa por duas a quatro semanas e às vezes até mais!”.
👉 Confira no vídeo abaixo:
Checklist para reunião one on one (1:1)
Como toda reunião, a one-on-one também precisa de uma preparação e uma pauta. Por isso, preparamos um checklist bem prático para você garantir que não esqueceu de algo.
Confira abaixo o que fazer antes, durante e depois de uma reunião one-on-one:
Antes da reunião
- Crie uma agenda de como realizará a reunião;
- Faça uma pauta com os pontos de discussão;
- Planeje as perguntas com antecedência;
- Perguntar a pessoa colaboradora se ela tem tópicos específicos que gostaria de conversar;
- Defina as expectativas;
- Reserve um tempo na agenda para a reunião.
Durante
Durante a conversa, o gestor precisa demonstrar interesse genuíno na evolução do colaborador.
- Comece falando sobre um assunto não relacionado ao trabalho para quebrar o gelo;
- Esteja 100% focado e aproveite a reunião;
- Não leve os eletrônicos para a conversa e evite olhar para o celular;
- Em conversas remotas, deixe a câmera ligada;
- Faça anotações da reunião;
- Deixe a pessoa falar e não interrompa;
- Reconheça o bom trabalho que vem sendo feito;
- Converse sobre problemas que podem estar travando a pessoa colaboradora;
- Entenda os objetivos da pessoa liderada;
- Mostre interesse genuíno pela pessoa colaboradora;
- Dê um feedback construtivo;
- Defina o plano de ação e saídas de cada um dos participantes.
Depois
- Acompanhe os tópicos e lembrar do que foi discutido;
- Salve as anotações (de preferência em uma plataforma que centralize as informações dos colaboradores em um único lugar);
- Marque a próxima reunião (recomendamos, ao menos, uma vez por mês).
O que evitar?
- Ultrapassar mais que um mês entre um encontro e outro;
- Desmarcar a reunião. Se surgir um imprevisto, remarque imediatamente a one on one;
- Interromper enquanto o colaborador estiver falando;
- Entrar na reunião sem propósito e sem pauta;
- Falar somente sobre amenidades.
Passo a Passo para estruturar a reunião one-on-one perfeita
Agora que você já sabe o que fazer e o que evitar em uma reunião one-on-one, é hora de vermos o passo a passo para que esse encontro cumpra devidamente o seu papel:
- Defina a quantidade de tempo que você irá reservar para cada colaborador;
- Estruture como será a divisão de tempo da reunião;
- Defina a periodicidade dessas reuniões;
- Peça o envio de uma pauta prévia;
- Marque na agenda;
- Inicie a reunião com um papo informal para quebrar o gelo;
- Aborde as questões importantes, levantadas anteriormente pelo líder e liderado;
- Dê feedbacks construtivos;
- Convide o funcionário para a reflexão;
- Defina o plano de ação do que precisa ser feito até o próximo encontro;
- Faça um resumo dos principais pontos discutidos e dos próximos passos;
- Certifique-se que o colaborador entendeu o que foi discutido na reunião;
- Agende a próxima reunião para acompanhar o progresso.
Os gestores podem utilizar plataformas, como a Feedz, que fornecem um espaço para reuniões one on one mais contínuas e eficazes.
Ao mesmo tempo, também oferece uma variedade de outros recursos que podem otimizar a gestão de desempenho de toda a organização.
👉 10 dicas para uma boa reunião de alinhamento com seu liderado
👉 O que falar no one a one com o chefe: 30 exemplos de perguntas
40 exemplos de perguntas para reunião 1:1
Abaixo, vamos listar alguns exemplos de perguntas para as reuniões one on one, mas vale ressaltar que você pode adequá-los às necessidades e pautas relacionadas à empresa.
Confira agora:
20 ideias de perguntas de gestor para liderado
- Você se sente desafiado no seu trabalho?
- Qual parte do meu trabalho você gostaria que eu lhe mantivesse informado?
- Como estão as coisas com você?
- Qual sua visão de futuro aqui na equipe?
- O que você mais gosta de fazer e o que menos gosta?
- Qual sua maior dificuldade?
- Como gestor, como consigo te ajudar no seu dia-a-dia?
- Como estão as coisas fora do trabalho?
- Como está o seu ritmo de trabalho?
- Quais são suas melhores habilidades?
- O que você acha que pode ser feito para melhorar nossa equipe?
- Como você se sente em relação à sua carga de trabalho atual?
- Existe algo em nosso processo de trabalho que você acha que pode ser melhorado?
- Você tem alguma ideia para otimizar nossos processos de trabalho?
- Qual sua opinião sobre a comunicação na equipe?
- Qual é o seu objetivo profissional a curto prazo?
- Como você avalia o seu desempenho até o momento?
- Você tem alguma dúvida em relação às metas estabelecidas?
- Como você lida com prazos apertados?
- Como podemos trabalhar juntos para melhorar sua produtividade?
20 ideias de perguntas de liderado para gestor
- Quais são as prioridades da nossa equipe?
- Qual parte do meu trabalho você acha importante eu te manter sempre atualizado?
- Se eu precisar de alguma ajuda, qual a melhor forma de falar com você sobre isso?
- Você acredita que minhas habilidades têm melhorado nas áreas X e Y?
- Qual seria uma coisa que eu deveria melhorar o mais rápido possível?
- Onde você me enxerga num futuro próximo?
- Qual a coisa mais importante que preciso fazer para ser promovido?
- O que você acredita que são minhas forças e fraquezas?
- Qual soft skill você acha que eu preciso aprimorar nos próximos 2 meses?
- Qual hard skill você acha que eu preciso aprimorar nos próximos 2 meses?
- Como você avalia meu desempenho até agora?
- O que posso fazer para melhorar meu trabalho na equipe?
- Qual é o seu estilo de liderança e como você acha que isso influencia nossa equipe?
- Como você enxerga minhas habilidades de comunicação?
- Quais são suas expectativas em relação ao meu desempenho?
- Como posso me desenvolver melhor na empresa?
- Qual é o seu feedback em relação ao meu trabalho em projetos específicos?
- Como você enxerga minhas habilidades de resolução de problemas?
- Qual é o meu papel dentro da equipe e como posso contribuir ainda mais?
- Como você avalia minha capacidade de trabalho em equipe?
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Como registrar uma reunião one-on-one
Registrar uma one on one é extremamente importante para que ambos os envolvidos lembrem dos pontos discutidos e das ações acordadas. Isso ajuda que o acompanhamento seja feito de maneira consistente, e que a evolução seja monitorada ao longo do tempo.
Existem diversas formas de registrar uma reunião 1:1, algumas delas são:
- Anotações em um caderno ou bloco de notas: o gestor e o liderado podem fazer suas anotações durante a reunião e guardar em um local seguro para futuras consultas.
- Planilhas compartilhadas: assim, tanto líder quanto liderado podem registrar as informações para a reunião.
- Plataformas especializadas: permitem que as informações sejam registradas, monitoradas e atualizadas de forma fácil e organizada.
Para que os gestores e o RH otimizem seu tempo, a recomendação é utilizar uma plataforma de gestão de pessoas.
A plataforma da Feedz, por exemplo, permite a utilização de modelos de pautas, espaços para registro de anotações privadas e adicione ações a serem realizadas, tanto pelo liderado quanto pelo líder.
Além disso, a Feedz também cuida da jornada do colaborador de ponta a ponta. Desde recrutamento e seleção até avaliação de desempenho e outras boas práticas da gestão de pessoas.
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2 Responses
Gratidão,
Método muito interessante, material do curso bem intuitivo.