Você já ouviu falar sobre matriz RACI? Se a resposta for não, saiba que, juntas, essas quatro letras têm o poder incrível de tornar a gestão de projetos mais eficiente ao agilizar a distribuição de tarefas dentro de uma equipe.
Também conhecida como matriz de responsabilidades, essa ferramenta traz diversas vantagens para as empresas ao eliminar possíveis confusões entre os membros de um time, potencializar o senso de responsabilidade e facilitar o trabalho em equipe.
Se você também quer fazer parte do grupo de empresas que já se beneficiam da matriz RACI, te convidamos a conferir o post de hoje até o final. Nele, vamos explicar o passo a passo para que você possa criar a sua própria matriz de responsabilidades.
Bora começar? 🙂
O que é matriz RACI?
A matriz RACI é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo principal tornar mais clara todas as atividades envolvidas dentro de um projeto, bem como as responsabilidades dos membros da equipe.
Ao gerar um componente visual com informações essenciais sobre o projeto, incluindo as atribuições de cada indivíduo envolvido nele, ela permite que todos (equipe e liderança) estejam cientes sobre o que deve ser feito.
Para simplificar o entendimento, podemos dizer que a matriz RACI, ou matriz de responsabilidades, é uma ferramenta de distribuição de papéis.
Onde surgiu a Matriz RACI?
Apesar de não haver um consenso exato sobre a criação da matriz RACI, há algumas hipóteses sobre o assunto…
A primeira delas é a de que essa ferramenta de gestão de projetos surgiu no Japão, nos anos 70. No entanto, há quem diga que ela é obra de três pesquisadores noruegueses, que publicaram um estudo sobre o assunto no início dos anos 80.
Seja qual for o caso, acredita-se que a matriz RACI tenha sido inspirada nas práticas de produção enxuta (Lean Manufacturing), que foram desenvolvidas após a Segunda Guerra Mundial, como forma de retomar o crescimento do consumo.
Ao jogar luz sobre a necessidade de otimizar o modo de produção e acabar com o desperdício, as metodologias de produção enxuta reforçaram a importância de se realizar a gestão de projetos por meio de metas e objetivos claros, abrindo espaço para ferramentas como a matriz RACI.
O que significa cada letra da matriz RACI
A essa altura, você deve estar se perguntando o que significa o acrônimo RACI, certo?
Bom, cada uma das letras faz referência aos papéis fundamentais para a realização ágil de um projeto. São eles:
- Responsible (responsável)
- Accountable (aprovador/autoridade)
- Consulted (consultado)
- Informed (informado)
Para não restar dúvidas, veja mais detalhes sobre cada uma destas atuações:
1. Responsável (R)
O profissional “responsável” é aquele que, de fato, está designado para a execução de uma tarefa, incluindo a sua finalização e entrega.
A pessoa marcada pela letra “R” pode contar, ainda, com a ajuda de assistentes. No entanto, ele continua sendo o maior responsável pela execução da atividade.
2. Aprovador (A)
Sempre que uma tarefa é finalizada, ela deve passar pelo crivo do “aprovador”. Trata-se de uma autoridade que tem como objetivo verificar se a atividade foi realizada de forma satisfatória e, assim, liberar a equipe para dar andamento na próxima etapa do projeto.
Geralmente, a pessoa marcada com a letra “A” costuma ser o coordenador, gerente ou diretor do departamento. O mais importante é que cada tarefa tenha apenas um profissional nesta função, a fim de garantir mais agilidade ao processo.
3. Consultado (C)
Durante a execução de uma atividade, é recomendado que haja uma pessoa capaz de oferecer suporte ao “responsável”, para que ele consiga executá-la da melhor forma.
Essa pessoa é o que chamamos de “consultado”, ou seja, um expert na área da tarefa que está sendo realizada, que possa dar dicas e sugestões para melhorar a entrega final.
4. Informado (I)
Por último, temos o “informado”, palavra usada para denominar todas as pessoas que devem ser atualizadas sobre o status do projeto. Isso inclui desde colegas do departamento e lideranças até clientes e stakeholders.
Qual a função da matriz de responsabilidades em um projeto?
Ao descobrir o que cada letra do acrônimo RACI significa, fica muito mais fácil de entender como a matriz de responsabilidades funciona na prática.
Isso porque elas servem, basicamente, para oficializar o papel dos participantes de um projeto e manter todos “na mesma página”.
Normalmente, essa ferramenta é utilizada a partir de um componente visual, como, por exemplo, uma tabela.
Nela deve constar uma lista com todas as tarefas necessárias para a execução do projeto e, ao lado de cada atividade, as atribuições do time.
Ao comunicar de forma clara qual é o papel de cada profissional, a matriz RACI também cumpre com a função de melhorar a gestão de equipe ao:
- Resolver problemas de comunicação;
- Fortalecer o espírito de equipe;
- Garantir que boas ideias sejam colocadas em prática;
- Aumentar a produtividade e colaboração;
- Reduzir as chances de dispersão durante a delegação de tarefas;
- Ampliar a autonomia dos colaboradores;
- E otimizar o tempo.
Como elaborar uma matriz RACI?
Agora que você já sabe o que é a matriz RACI e por que ela é tão importante para as empresas, chegou o momento de descobrir como colocar essa ferramenta em prática.
Para auxiliá-lo nessa missão, separamos 4 dicas fundamentais:
1. Defina o propósito do projeto e as metas para alcançá-lo
O primeiro passo para criar uma matriz de responsabilidade é ter em mente qual é o objetivo macro do projeto, ou seja, o que deve ser alcançado ao final dele.
Em seguida, será a hora de quebrar o objetivo principal em tarefas menores, que são as chamadas metas.
A missão, aqui, é destrinchar ao máximo todas as atividades que serão necessárias para que o projeto seja concluído com sucesso.
2. Define o time e distribua as funções
Após listar todas as tarefas necessárias para que o objetivo do projeto seja alcançado, é a hora de determinar quem fará o quê, a fim de facilitar a compreensão de todos sobre o desenvolvimento do projeto.
Isso significa que é importante definir as pessoas envolvidas para cada atividade.
3. Atribua as funções RACI
Assim que você souber quem fará o quê, é preciso estabelecer os profissionais competentes para cada um dos quatro papéis fundamentais da matriz RACI: responsável, aprovador, consultado e informado.
Nesta etapa, é importante seguir algumas regrinhas. Por exemplo: cada atividade precisa ter ao menos um responsável e somente um aprovador.
Para as funções de consultados e informados, é possível haver vários indivíduos para cada atividade ou nenhum deles, caso o interesse da matriz seja apenas interno.
4. Monte o componente visual
Após ter tudo definido, será o momento de criar o componente visual da matriz RACI, ou seja, a tabela/planilha.
Isso permitirá que todos os envolvidos tenham uma visão clara do projeto, de forma fácil e rápida.
Nossa sugestão é que você use as linhas para descrever todas as atividades necessárias e colunas para atribuir as pessoas responsáveis por cada uma delas, deixando claro quem será o responsável, aprovador, consultado e informado.
Feito isso, pronto! Agora é só aproveitar todas as vantagens que essa ferramenta incrível de gestão de projetos pode proporcionar.
Se este post te ajudou, recomendamos que você também confira nosso artigo sobre Gestão de Projetos Ágeis, nos quais listamos quatro métodos voltados para o aumento de produtividade que farão toda a diferença para a sua empresa. Até lá!
