Um índice de produtividade alto é o sonho de qualquer gestor. Um time produtivo entrega mais com menos, melhorando a relação custo-benefício e o ROI.
Pode parecer que estamos falando de uma lógica antiquada de exigir resultados sem oferecer apoio, mas é muito pelo contrário: quando falamos em produtividade nos dias de hoje, não temos como desvinculá-la da qualidade de vida.
Ter um alto índice de produtividade é saber que os profissionais estão desfrutando de todos os recursos oferecidos pela empresa da melhor maneira possível.
E quando falamos todos os recursos, são todos mesmo, incluindo um ambiente agradável, momento de descompressão e flexibilidade.
A primeira vista pode parecer que os elementos de qualidade de vida no trabalho não impactam muito no índice de produtividade, afinal, para ter mais resultados, com o mínimo de recursos, o colaborador precisa apenas de foco e as ferramentas certas, correto?
Correto, mas para ter foco para utilizar as ferramentas da forma mais criativa, eficiente e produtiva o possível, o colaborador precisa ter necessidades mínimas garantidas, como: saúde mental, saúde física, flexibilidade e um ambiente que incentive o crescimento.
Portanto, quando falamos de equipes com índice de produtividade alto, dentro de um contexto people first, estamos falando de dar os insumos necessários para isso — e, nem sempre, estas são apenas tecnologias e treinamentos.
Conheça mais sobre o que é produtividade e como medir esse índice de forma saudável tanto para empresa, quanto para as pessoas.
O que é índice de produtividade?
É uma métrica que mede a relação entre os recursos disponíveis e o trabalho entregue. Com o índice de produtividade é possível determinar, por exemplo:
- Quantos projetos podem ser atendidos por uma única pessoa;
- Quantos projetos podem ser feitos em determinado tempo;
- Quantas reuniões podem ser feitas dentro de um dia sem atrapalhar o desempenho das outras tarefas.
Para determinar um índice de produtividade para a empresa, a primeira regra é saber qual o objetivo central do negócio. Para as companhias que colocam as pessoas em primeiro lugar, esse objetivo deve ser a saúde do colaborador.
Portanto, quando falamos de quantos projetos podem ser atendidos por uma única pessoa, além de levar em consideração o seu tempo de trabalho e qualidade da entrega, é preciso colocar na ponta do lápis o tempo que esse profissional precisa dispor para feedbacks, momentos do foco, descompressão, resolver outras questões do dia a dia, entre outros.
As empresas centradas em pessoas precisam que o índice de produtividade reflita os interesses do negócio e os interesses do colaborador. Isso traz vantagens, como:
- entregas de qualidade;
- maior cuidado com o cliente ou fornecedor;
- acompanhamento da entrega para manter a qualidade ao longo do tempo;
- menor turnover, uma vez que o colaborador se sentirá satisfeito com seu ambiente de trabalho e entregas;
- maior colaboração;
- maior senso de dono.
Quer um exemplo? Suponhamos que um colaborador consiga atender 4 clientes caso faça apenas as pausas obrigatórias durante o dia. Esse profissional não terá tempo de fazer pesquisas aprofundadas sobre os clientes, fazer trocas com os colegas para discutir ideias, participar de dinâmicas de integração da empresa, resolver um problema de última hora, etc.
Isso vai fazer com que o colaborador se sinta sempre pressionado, atrasado e devendo. Na prática, o atendimento a nenhum cliente será de excelência, não existirá tempo para pensar em inovações e o profissional se sentirá insatisfeito com seu trabalho.
Portanto, por mais que um índice de produtividade diga que é possível atender 4 clientes em um dia, é preciso levar as variáveis em conta para entender qual é a taxa para que o colaborador consiga fazer um atendimento de qualidade e se sentir feliz no ambiente de trabalho.
3 formas de calcular o índice de produtividade em uma empresa com as pessoas como foco
Antes de aplicar qualquer fórmula, portanto, a empresa precisa conhecer a rotina de seus colaboradores e os padrões de qualidade esperados em cada entrega. Para tal, o ideal é que o gestor tenha em mente:
- Qual o perfil dos seus liderados: existem pessoas que trabalham melhor com mais demanda, enquanto outras precisam de mais tempo para desenvolver suas atividades;
- Qual a rotina interna de reuniões e alinhamentos;
- Qual a rotina de reuniões e alinhamentos com os clientes.
Assim, é possível ter uma média mais real do tempo que cada um tem para dispor em um projeto. Por outro lado, é preciso ter bem claro quais os KPIs de cada demanda. Assim, no lugar de medir produtividade por entrega, por exemplo, é possível usar métricas que gerem mais valor.
Por exemplo, em um time de produção de conteúdo o índice de produtividade poderia ser medido por quantidade de textos entregues em um dia. Porém, de nada adianta entregar o texto se ele não traz tráfego para o site, está bem escrito, conversa com o público da empresa, gera conversão, entre outros.
Nesse caso, a produtividade esperada deveria ser um mínimo de textos entregues por dia que traga um número X de audiência, que tenha um número X de taxa de conversão e assim por diante.
Pois bem, tendo em vista a qualidade do tempo do colaborador e o que são métricas de sucesso para as demandas que este precisa entregar, as formas de se calcular índice de produtividade são:
1. Número de entregas / números de horas trabalhadas
Aqui não se pode esquecer que as entregas consideradas são apenas as que seguem os KPIs de qualidade e as horas já são levando em consideração a qualidade de vida do colaborador. Assim é possível determinar quanto a pessoa consegue gerar de valor para empresa usando os recursos oferecidos.
2. Número de clientes / número de horas trabalhadas
O atendimento ao cliente é sempre uma questão, afinal, é preciso estar disponível para tirar dúvidas e responder solicitações inesperadas. Portanto, após definir o que é um atendimento de qualidade, é possível determinar quantos clientes cada pessoa consegue atender.
3. Número de projetos / número de horas trabalhadas
Aqui a lógica é a mesma das anteriores: quantos projetos cada colaborador consegue entregar com qualidade em X tempo.
Como aplicar o índice de produtividade na gestão de pessoas?
Como visto, o índice de produtividade em uma empresa centrada nas pessoas precisa ser pensado individualmente. Mas isso não significa que a empresa não possa fazer uma média para saber se o colaborador está performando bem ou não.
Essa comparação é importante para manter o ROI dos projetos positivo, além de apontar quando os profissionais precisam desenvolver alguma skill, ou ainda quando merecem um reconhecimento.
Portanto, faça uma média dos índices de produtividade de pessoas que executam a mesma função e acompanhe o desenvolvimento de perto, entendendo porque o rendimento está baixo e quais desafios dar para quem está com o rendimento acima do esperado.
E na sua empresa, como é medido o índice de produtividade?
