Podemos dizer que o sucesso é a adequação da empresa aos seus objetivos e resultados-chave. Mas como saber se uma empresa está sendo bem sucedida? Com os indicadores de desempenho, que chamamos de KPIs.
No entanto, ainda há muitas dúvidas da parte de gestores sobre quais KPIs indicar, de acordo com quais estratégias. Será que os indicadores devem ser financeiros? Isso não seria muito limitado, uma vez que a realidade de um negócio é ampla?
Neste artigo, veremos o que são de fato os indicadores de desempenho, onde eles devem ser usados e de que modo devem ser aplicados em um negócio.
O que são indicadores de desempenho?
Os indicadores de desempenho são um conjunto de dados que servem para apontar resultados. Também são chamados de Key Performance Indicator (KPI), que em português significa “indicador-chave de desempenho”.
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É com o uso de KPIs que uma empresa saberá qual é seu desempenho em relação a alguma meta. Por exemplo, o eNPS pode ser utilizado como KPI para saber se uma empresa está se saindo bem ao proporcionar o bem estar dos colaboradores.
É primordial que os indicadores sejam mensuráveis, em vez de algo abstrato. Em um ambiente corporativo, mensurar cada passo é importante para compreender qual rumo está sendo tomado.
É por isso que os indicadores de desempenho servem como guias que orientam o próximo passo que será dado. Neste artigo, veremos suas principais aplicações nas diversas áreas de um negócio.
Mas, para utilizar KPIs, é necessário antes que o trabalho com OKRs tenha sido bem executado:
OKRs: como definir objetivos e resultados-chaves?
Para entendermos como medir o desempenho, é válido falarmos sobre os OKRs. OKR, sigla para Objectives and Key Results, é uma metodologia de gestão que delimita o planejamento de um negócio.
Criada nos anos de 1970, na Intel, e aperfeiçoada pelo Google, os OKRs são uma forma de gestão ágil já bastante conhecida atualmente. Hoje, está presente em negócios de todos os portes e dos mais diferentes setores.
Mas qual é sua importância? Os OKRs permitem a fluidez de novas ideias e a rapidez na tomada de decisões. Por ser considerada uma “metodologia ágil”, se baseia na tese: “Errar rápido, ajustar rápido, validar rápido e recomeçar o ciclo”.
A premissa básica para a definição dos OKRs é que ela aconteça de forma horizontal. O que isso significa? Cada time define seus próprios objetivos e os resultados-chave para alcançá-los.
Já que todos os colaboradores participam da construção do planejamento, os objetivos traçados correspondem com a realidade do negócio. Desse modo, existe uma força conjunta para cumprir os resultados-chave.
O grande diferencial dessa metodologia é permitir que, de forma clara, os objetivos sejam mensuráveis e estejam alinhados aos valores da empresa. Para isso, são feitos ciclos curtos, que possibilitam ajustes constantes e não permitem a estagnação.
Somente com um planejamento bem definido é que a escolha dos indicadores de desempenho fará sentido. Então passamos para essa etapa:
- Quem quiser se aprofundar em OKRs pode ler também tudo sobre os OKRs: a metodologia que vai transformar sua empresa.
Após planejar quais são seus objetivos e os resultados esperados, é hora de entender quais são os indicadores de desempenho dentro desse cenário. Existem inúmeros KPIs e cada um carrega consigo diversos tipos de informações, como veremos nos exemplos:
11 exemplos de indicadores de performance
1. Indicadores de produtividade
Medem os recursos da empresa x entregas previstas. Os recursos da empresa podem ser financeiros, temporais, estruturais, mão de obra, entre outros.
2. Indicadores de qualidade
Medem os possíveis desvios, tentando antever erros e perdas durante um processo produtivo.
3. Indicadores de capacidade
Medem o tempo que uma empresa precisa para realizar uma entrega planejada.
4. Indicadores de finanças
São o diagnóstico da saúde financeira da empresa. Existem dívidas? Existem pendências? Quais números devem ser analisados em seu caso para diagnosticar a saúde financeira? Esses são os indicadores de finanças.
5. Indicadores de rentabilidade
Apontam o êxito econômico da empresa. Aqui veremos, por exemplo, fluxo de caixa e percentual de crescimento no faturamento.
Mas atenção: muitos pecam por pensar na rentabilidade de forma isolada, como se fosse o único indicador. Sem outros dados, os indicadores de rentabilidade não lhe servem!
6. Indicadores de competitividade
Dimensionam a força de uma empresa em seu mercado de atuação e, principalmente, frente à concorrência.
7. Indicadores de vendas
Voltados para medir o faturamento por vendas. Por exemplo, temos o ticket médio, a relação entre custos e faturamento e o Lifetime Value, entre outros aspectos.
8. Indicadores de recursos humanos
Voltados para analisar o ambiente interno da empresa. Medem aspectos como a satisfação dos colaboradores, a rotatividade de funcionários (turnover), entre outros.
Um que utilizamos na Feedz é o eNPS, que mede quanto os colaboradores são engajados e promovem a empresa da qual fazem parte.
9. Indicadores de eficiência
Voltados para medir a qualidade das operações internas de uma organização.
10. Indicadores de eficácia
Usados para medir o impacto sobre os clientes finais.
11. Indicadores estratégicos
Oferecem uma visão sobre o cenário atual da empresa x onde se quer chegar.
Como definir um KPI?
Como vimos acima, existem inúmeros indicadores que podem demonstrar o desempenho de um planejamento a partir de pontos de ação específicos.
Cada um, dentro de sua categoria, é igualmente importante para um departamento ou para o sucesso de uma atividade. A escolha por um ou outro deve ocorrer com a definição estratégica da empresa.
Um dos mais utilizados são os indicadores de desempenho financeiros. Contudo, é importante frisar que analisar apenas as métricas ligadas à lucratividade, competitividade e rentabilidade impossibilita uma visão holística do negócio.
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Para não correr riscos, veremos alguns dos erros mais comuns:
2 erros comuns ao utilizar indicadores de desempenho para medir resultados
1. Olhar apenas para os indicadores de rentabilidade
Dar lucro não significa necessariamente que está tudo está caminhando bem. Perder outros fatores de vista faz até mesmo negócios promissores afundarem.
2. Adotar uma grande quantidade de KPIs
Algumas empresas utilizam muitos KPIs, recolhem muitas informações, mas acabam não analisando-as. Só adote os indicadores que forem de fato relevantes aos seus objetivos. Cada KPI deve ser alinhado às estratégias da empresa.
Para facilitar a aplicação, basta dividi-los para cada fase da execução de um planejamento: estratégico, tático e operacional. Em comum, todos esses indicadores ajudam o gestor na tomada de decisão.
Veremos agora como funcionam cada um deles em detalhes:
O que são indicadores estratégicos, táticos e operacionais
Indicadores estratégicos
Como o próprio nome diz, são aqueles KPIs atrelados ao planejamento estratégico da organização. Esses indicadores oferecem uma análise de longo prazo, tanto de elementos internos (como o capital intelectual) como externos (como concorrência).
Uma boa ferramenta que pode ajudar na definição dos indicadores estratégicos é a Matriz SWOT. A Matriz SWOT consiste em Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).
Indicadores táticos
O planejamento tático é o que corresponde a um plano de ação, que deve estar alinhado ao planejamento estratégico.
O objetivo dos indicadores táticos, portanto, é “traduzir” as estratégias em planos para agir. Isso permite gerenciar e coordenar o plano operacional na busca por metas e objetivos traçados em médio prazo.
Indicadores operacionais
Esses indicadores estão estreitamente ligados aos processos e à operação da empresa como um todo. Isso envolve, portanto, colocar em prática os planos elaborados na etapa tática.
Os KPIs operacionais são atribuídos aos colaboradores da empresa, com o objetivo de facilitar o cumprimento dos objetivos estratégicos da organização em curto prazo.
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Quais os benefícios dos indicadores de desempenho?
Como resposta a essa pergunta cabe a célebre frase atribuída ao guru da administração, Peter Drucker: “O que não é medido não pode ser gerenciado.”
Os indicadores de desempenho permitem identificar o que está funcionando e o que não está e, então, dar margem para corrigir as rotas.
Acompanhar esses números e entendê-los em sua totalidade é a melhor maneira de analisar os resultados o mais cedo possível. Somente assim é possível tomar as decisões certas na hora certa.
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Para que servem os indicadores de desempenho na prática?
Imaginemos que uma empresa tem apresentado problemas na gestão de suas lideranças. Isso tem impactado diretamente o tempo de permanência dos colaboradores, que vem apresentando uma queda consecutiva nos últimos trimestres.
Contudo, essa mesma empresa tinha como tática diminuir os recursos em recrutamento e seleção de novos colaboradores.
Compreender todo esse cenário e fazer um diagnóstico como o que vimos acima só é possível se a empresa estiver acompanhando os KPIs. Esses KPIs ajudam a entender as questões internas da empresa, como o indicador de turnover, por exemplo.
Daí a importância de definir bem os indicadores a serem observados e alinhá-los à estratégia macro da empresa.
Qual a melhor forma de mensurar os indicadores?
A premissa básica que qualquer gestor precisa ter em mente é que um KPI precisa ser relevante para o seu objetivo estratégico.
Portanto, a melhor forma de começar a mensurá-lo é estruturando um bom planejamento, que pode ser baseado em uma metodologia ágil, por exemplo. Nesse sentido, adotar OKRs pode ser fator determinante para o sucesso.
Mas existem outras características que ajudam a mensurar indicadores. São elas:
- Disponibilidade: Escolha indicadores acessíveis, que podem ser mensurados de maneira fácil.
- Eficiência: Meça o que realmente importa para o seu negócio, sem desvio de atenção.
- Impacto: Prefira os indicadores que ajudam a traduzir uma informação em ação.
- Periodicidade: Medir uma única vez não basta. O desempenho precisa ser acompanhado com constância. Por isso, escolha acompanhar indicadores que mostrem a “fotografia” de cada momento.
Indicadores de desempenho na gestão de equipes
Metodologias como os OKRs são um dos grandes diferenciais para escolher os indicadores de desempenho certos na gestão de equipes.
Hoje, é possível contar com softwares de OKR como a Feedz, que permitem compartilhar entre todos da empresa o planejamento, facilitando o cumprimento das metas.
Outro destaque na construção desses indicadores são os feedbacks constantes. Essa é a melhor forma de alinhar expectativas, aproximar a equipe e criar engajamento dentro de uma empresa.
Mesmo sem saber, muitos gestores utilizam esta técnica quando conversam com seus colaboradores. Mas, para atingir os benefícios reais trazidos pelo feedback, ele precisa ser estruturado e contínuo.
A realização de feedbacks constantes é uma das ferramentas que garantem excelência na gestão, pois permitem que o líder entenda as dificuldades dos liderados.
Feedbacks permitem que problemas sejam mapeados cedo, facilitando sua resolução de forma rotineira, não apenas no fim de ciclos. Por isso, uma empresa não deve pensar em indicadores de desempenho de forma dissociada à sua gestão de pessoas.
E na sua empresa? Quais são os indicadores de desempenho mais comuns e quais serão adotados a partir de agora?
Uma resposta
Na empresa onde trabalho, sou responsável pelos indicadores financeiros (contas à pagar e receber), antes de começar com essa atividade, não tinha noção dos impactos, engraçado, na prática, só de começar a montar as informações, já conseguimos detectar se o mês foi “positivo”.
Adoro fazer!