HRIS: o que é e por que ele é essencial para seu RH?

À medida que a empresa cresce, a necessidade de contar com soluções que automatizam processos aumenta. Isso acontece em todas as áreas, em especial na de Recursos Humanos, que precisa manter diversos dados dos colaboradores atualizados.

Para ajudar a deixar tudo organizado, ao mesmo tempo que a produtividade do time de RH ganha um “up”, o setor de recursos humanos pode contar com uma plataforma HRIS, sigla para Human Resources Information System.

Neste artigo, explicamos a você o que é HRIS, os benefícios, como escolher o melhor sistema para o seu RH e muito mais. Bora lá?

O que é HRIS?

HRIS, ou Human Resources Information System, é um software utilizado pelos profissionais de Recursos Humanos. Em português, pode ser conhecido pela sigla SIRH, de Sistema de Informação de Recursos Humanos.

Ele oferece diversas funcionalidades que atendem às necessidades da área de gestão de pessoas. 

Destacamos que os sistemas HRIS são projetados para automatizar os processos de RH. Isso significa acabar com a dependência de processos manuais, reduzindo o uso de papel e minimizando erros humanos.

Com ele, é possível realizar tarefas administrativas como o cálculo da folha de pagamento, o registro de horas trabalhadas, gerenciamento de vagas de emprego, processo de seleção, benefícios, avaliações de desempenho, registros de treinamento, entre outras.

Ao automatizar essas tarefas, o HRIS não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também libera a equipe de RH para focar-se mais em atividades estratégicas, como desenvolvimento de talentos e planejamento de carreira.

Como um dos seus principais benefícios é a digitalização dos processos, a ferramenta torna a gestão de informações mais eficiente e segura.

Portanto, um HRIS não é apenas uma ferramenta de gestão, mas um recurso para tornar o RH mais estratégico.

Qual a diferença entre HRIS, HRMS, HCM

É normal vermos os termos HRIS, HRMS e HCM sendo usados como se fossem sinônimos. No entanto, existem pequenas diferenças entre eles. Mas antes de abordarmos quais são elas, vamos aos significados das siglas:

• HRMS = Human Resource Management System (Sistema de Gestão de Recursos Humanos)

• HCM = Human Capital Management (Gerenciamento de Capital Humano)

• HRIS = Human Resources Information System (Sistema de Informação de Recursos Humanos)

 

Os termos são muito parecidos, não é mesmo? Na verdade, o que os difere é o foco dado por cada uma das tecnologias na gestão de recursos humanos.

Começando pelo sistema de HRMS, ele tornou-se mais popular no início dos anos 2000, quando as empresas começaram a perceber a necessidade de integrar diversas funções de RH em um único sistema.

Apesar de o termo ainda ser utilizado hoje em dia, é mais comum ouvirmos falar em HCM e HRIS. O segundo, como você viu até aqui, é focado principalmente no gerenciamento de dados relacionados aos colaboradores.

O HCM, por sua vez, traz uma abordagem mais estratégica, sendo que, além de cumprirem com as funções de um HRIS, muitas soluções incorporam assistentes digitais, IA e outras ferramentas.

Importante: recursos e funcionalidades exatos de um HRIS, HRMS e HCM variam de acordo com o fornecedor. Por isso, é sempre bom verificar o que o sistema de RH que você está pesquisando oferece.

👉 Plataforma de pesquisa de RH: aprenda como escolher a melhor

Benefícios de ter um HRIS

Uma solução voltada para o RH, como o HRIS, traz diversos benefícios. Veja os principais:

Gerenciamento de dados 

Um sistema de Human Resources Information System coleta, organiza e armazena dados dos colaboradores. 

Além de trazer mais organização ao RH e reduzir a papelada, o sistema permite manter as informações atualizadas. Além disso, melhora a capacidade de pesquisa e a acessibilidade das informações.

👉 Onboarding Digital: como a plataforma da Feedz pode facilitar

RH mais estratégico

Uma vez que um HRIS elimina a necessidade do time de RH de alimentar planilhas e verificar informações manualmente, o HRIS possibilita que os profissionais da área foquem-se em novas iniciativas ou ações com mais valor agregado.

Assim, o setor se preocupa muito mais em melhorar a jornada do colaborador e trabalhar na promoção de uma cultura que aumente o moral e as taxas de retenção de funcionários, por exemplo, do que com questões mais simples e até mesmo tediosas.

Informação em tempo real

Um HRIS baseado em nuvem permite que as informações sejam facilmente acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento, garantindo que os dados sejam sempre atualizados.

Esse recurso ajuda no controle de versão de documentos que o RH atualiza rotineiramente.

Com isso, se dois ou mais colaboradores da equipe acessarem o mesmo documento, não precisam se preocupar se estão visualizando ou atualizando a versão mais recente.

Adicionalmente, por fornecer dados atualizados, os gestores podem tomar decisões com muito mais precisão e embasamento, dois itens fundamentais para uma gestão de pessoas eficaz e proativa.

Como escolher o melhor HRIS

Escolher o melhor sistema HRIS envolve alguns cuidados, como os apontados abaixo:

Identifique as necessidades

O primeiro passo é avaliar para que a empresa necessita do software. Ter esse conhecimento é essencial na hora de escolher as funcionalidades que trarão mais benefícios para o seu negócio.

Algumas perguntas que podem ajudar na análise são:

• Quais processos de RH precisam ser automatizados?
• Quais são as dores atuais da equipe de RH? E os erros mais frequentes?
• Como a empresa gerencia os dados dos funcionários atualmente? 
• Quais metas a empresa deseja alcançar com a implementação do HRIS? 
• A empresa precisa de acesso remoto e mobilidade?

 

Verifique os recursos adicionais

Imagine que você precise de um SIRH para melhorar o recrutamento e seleção. No entanto, outras funcionalidades podem ser úteis, como onboarding digital, criação de Planos de Desenvolvimento Individual e para organizar reuniões 1:1. 

Por essa razão, avalie também se o software oferece recursos adicionais que podem ser úteis tanto no presente quanto no futuro.

Suporte

Ter um sistema que funcione perfeitamente e um onboarding eficaz que esclareça todas as dúvidas é ideal.

Da mesma maneira, um suporte ao cliente de qualidade – e ágil nas respostas –  é fundamental para garantir um uso bem-sucedido da ferramenta, além de uma implementação sem atritos.

Pensando nisso, avalie como funciona o suporte (como, por exemplo, quais canais utilizados e a disponibilidade) e o tempo médio que leva para as chamadas serem resolvidas.

Conclusão

Um software HRIS auxilia as equipes de RH na gestão e automação dos processos relacionados aos funcionários.

Então, se você deseja ter uma área mais estratégica, investir em um Sistema de Informação de Recursos Humanos é um passo importante para modernizar e otimizar a gestão de RH.

Com os benefícios que ele oferece, desde a automação de processos até a tomada de decisões mais informadas, um HRIS pode transformar a forma como a sua equipe de RH opera, proporcionando maior eficiência e melhor experiência para os colaboradores.

Considerando isso, que tal dar um próximo passo? A Feedz tem uma plataforma que reúne, em um único lugar, soluções para cuidar da jornada do colaborador de ponta a ponta. Dê uma olhada no que a plataforma pode auxiliar:

• Recrutamento e seleção, 
• Departamento pessoal, 
• Avaliação de desempenho,
• Avaliação de experiência, 
• Pesquisa de clima, gestão de objetivos e metas (OKR), 
• Perfil comportamental,
• Assinatura digital,
• E muito mais!

 

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