A gestão de tempo é algo de extrema importância para os profissionais de RH. Pois, como o próprio termo “recursos humanos” explica, o profissional de RH lida com tudo o que envolve o humano e os recursos da empresa.
Assim, existe uma montanha de tarefas definidas para um profissional de RH que atua como elo entre a alta administração da empresa e os funcionários.
Desde o recrutamento até o gerenciamento dos colaboradores, fazer uma gestão eficaz do tempo é crucial para que tudo seja feito.
Neste post, vamos mergulhar em algumas dicas e ferramentas mais específicas que podem otimizar a gestão do tempo no dia a dia!
Como saber se preciso aprender técnicas de gestão de tempo?
Tomar medidas para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo pode ser uma tarefa difícil.
Por isso, é uma boa ideia reconhecer alguns dos sinais de que talvez suas habilidades de gerenciamento de tempo possam, de fato, ser aprimoradas.
1. Você é impaciente
A impaciência geralmente é um sinal de má gestão do tempo. Por não ter concedido tempo suficiente para uma tarefa ou por ter procrastinado excessivamente, você se encontra sob extrema pressão para cumprir um prazo.
Uma das causas ocultas da impaciência, em relação à má gestão do tempo, é o uso de prazos. Os prazos podem ser uma ferramenta excelente para fazer você agir e trabalhar de verdade em algo.
2. Está sempre atrasado
Estar sempre atrasado pode ser um simples problema de motivação; ou pode ser que você tenha caído em uma das armadilhas mais comuns da má gestão do tempo, ou seja, seus objetivos de gestão do tempo não estão alinhados com suas metas.
Sua pontualidade é um sinal de respeito pelos outros. Se você sempre chega atrasado às reuniões com alguém, está dizendo que não a respeita o suficiente para chegar na hora certa.
Por isso, a má gestão do tempo prejudica os relacionamentos interpessoais. Salvo exceções onde acontece algum imprevisto.
3. Nunca parece sobrar tempo para nada
Se você está sempre com pressa, é um sinal de que não preparou tempo suficiente para concluir tudo o que precisa fazer ou que pegou mais tarefas do que conseguia realizar.
Nesse caso, uma boa dica é se concentrar em tirar o excesso de trabalho do seu colo dizendo ‘não’, delegando, automatizando, terceirizando etc.
4. Inventa desculpas frequentes
Você sempre está dizendo que nunca tem tempo para nada? Lembre-se de que cada um de nós tem 24 horas por dia.
Portanto, não é o tempo que falta, mas sim a capacidade de gerenciá-lo. Comece identificando seus ladrões de tempo e o que você pode fazer para eliminá-los.
5. Se sente constantemente cansado
A fadiga constante é um sinal de que você está sobrecarregado, o que significa que seu desempenho será afetado e as tarefas mais simples demoram mais do que deveriam.
Se você está experimentando um cansaço constante, é claro que precisa fazer uma pausa. Agende um tempo para você diariamente, desligue-se do trabalho e concentre-se em você.
Você se identificou com alguma dessas situações? Nesse caso, as 6 estratégias de gestão de tempo a seguir vão ser muito úteis.
6 estratégias de gestão de tempo para profissionais do RH
O tempo é muito valioso, por isso, maximizar cada segundo é algo extraordinário, especialmente para profissionais de RH que estão ocupados pensando em como desempenhar todas suas funções.
Pensando nisso, separamos algumas dicas para você!
1. Use a regra dos 2 minutos
A procrastinação é uma perda de tempo muito comum e é difícil quem diga que nunca procrastinou ao invés de iniciar aquela tarefa importante.
Alguns profissionais atrasam ou adiam uma tarefa por falta de foco ou por achar que ainda tem tempo de sobra. Mas, na maioria das vezes, é só porque não quer começar.
A regra dos 2 minutos é uma das soluções mais simples e completas para isso. Veja como utilizá-la: para qualquer tarefa que precise ser feita, comece dedicando dois minutos do seu tempo.
Por exemplo, se um email propondo uma parceria precisa ser enviado, basta escrever duas ou três frases em dois minutos e você se verá motivado a continuar até terminar a proposta.
A regra dos 2 minutos não tem como objetivo finalizar uma tarefa, mas dar o primeiro passo para começar a fazer seu trabalho. Ao invés de passar horas pensando em quando começar, com a regra dos 2 minutos você simplesmente começa.
2. Divida suas grandes tarefas em pequenas tarefas
Estudos psicológicos indicam que pensar gera muito esforço do nosso cérebro.
Seguindo nessa linha de raciocínio, pensar em grandes problemas a serem resolvidos faz com que seu cérebro se esforce demais.
O problema é que o cérebro não gosta de fazer isso e como consequência ele faz você procrastinar.
Otimizar o tempo é saber estabelecer uma tarefa macro e dividi-la em pequenas tarefas que são fáceis de entender e não requerem esforço intenso para serem concluídas.
Empreendedores de sucesso fazem isso, pegam uma tarefa complexa e a dividem em pedaços, tornando o processo restante mais fácil de compreender e seguir.
3. Reserve um tempo para você
Quanto mais tempo você dedica à sua agenda, mais ocupado você fica. E quanto mais ocupado você fica, mais você se expõe à exaustão física e mental e, por fim, ao esgotamento ou até mesmo à doenças como burnout.
Anteriormente falamos que tempo é algo muito valioso, mas sua saúde é a maior riqueza. Seu tempo reservado para não fazer nada pode ser usado para um cochilo ou para uma sessão de mindfulness, por exemplo.
Pode ser algo feito semanalmente ou dia sim e dia não. Quando seu cérebro tem esse momento livre, ele se revigora.
Por isso, quando você voltar para suas atividades, terá mais energia, foco e atenção nas suas tarefas.
4. Agende horários específicos para olhar o email
O email pode ser um dos maiores assassinos de tempo para um profissional de RH. Embora seja tentador estar de plantão 24 horas por dia, 7 dias por semana, verificar seu email constantemente fará seu tempo desaparecer e no fim só vai sobrar aquela sensação de “poxa, parece que não fiz nada útil hoje”.
Assim como você agenda reuniões, uma ideia é agendar uma ou duas vezes ao longo do dia para olhar o email. Faça o que você precisa fazer com os emails recebidos nesses horários e depois volte a se concentrar em outras tarefas.
5. Mantenha o foco usando a técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que melhora a produtividade, ajudando você a se concentrar em seu trabalho e se livrar das distrações.
Para usá-la é simples, basta dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos, separados por pequenos intervalos.
Como algumas pessoas usam a técnica de Pomodoro:
- Inicie um cronômetro de 25 minutos
- Se concentre totalmente em seu trabalho pelos próximos 25 minutos
- Pare de trabalhar quando o alarme disparar
- Faça uma pausa de 5 minutos
- Continue o trabalho por mais 25 minutos e fazer uma pausa por mais 5 minutos
- Após 4 ciclos fazendo isso, é possível fazer uma pausa de 20 minutos
- Repita o processo até terminar o projeto ou seu dia de trabalho
6. Automatize o que for possível
Trabalhar duro não é trabalhar muito em quantidade de horas, mas sim trabalhar de forma inteligente. Profissionais inteligentes não precisam gastar horas de trabalho manual para fazer as coisas acontecerem. Eles usam a tecnologia a seu favor.
O que você precisa fazer é descobrir quais processos ou atividades são possíveis de automatizar para ajudá-lo a economizar tempo.
Por exemplo, quando se trata de lidar com coisas como gestão de pessoas, gestão de engajamento e gestão de desempenho, você pode precisar de uma ferramenta completa, como a Feedz, para economizar muito tempo e esforço.
A Feedz é uma plataforma completa para engajamento e desempenho de colaboradores. Com ela você empodera os gestores, constrói equipes de alta performance, retém talentos e otimiza o seu tempo.