Hoje nós vamos falar sobre um assunto que tem revolucionado a maneira como as empresas se organizam para entregar produtos e serviços aos clientes: a gestão de projetos ágeis.
Diferenciando-se da gestão tradicional, que tem como característica a execução de apenas uma parte do projeto por vez, a gestão ágil permite a execução de várias tarefas simultaneamente, garantindo mais agilidade na entrega de projetos.
Sabendo da importância crescente que esse tema possui, desvendaremos tudo o que está por trás da gestão de projetos ágeis, incluindo os benefícios dessa abordagem e os principais métodos que podem ser utilizados. Vamos lá?
O que são metodologias ágeis
Não dá para falar sobre gestão de projetos ágeis sem explicar o que são as metodologias ágeis, certo? Então vamos começar por aí!
Consideradas grandes aliadas das organizações que prezam pela melhoria contínua de suas operações, bem como por potencializar a inovação, as metodologias ágeis vieram para revolucionar a forma com que os projetos são planejados e executados pelas empresas.
Apesar de o termo “ágil” ser bastante associado à velocidade, as metodologias ágeis estão muito mais atreladas a questões como flexibilidade e integração.
Isso porque elas, basicamente, são compostas por um conjunto de técnicas que busca integrar a comunicação entre as equipes envolvidas em um projeto e, assim, trazer mais flexibilidade e adaptabilidade para ele.
Apesar de ter se expandido para diversas áreas, é importante destacar que o conceito de metodologia ágil se originou no desenvolvimento de softwares, a partir da publicação do Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software.
Mais conhecido apenas como Manifesto Ágil, o documento estabeleceu doze princípios, que estão focados na valorização das seguintes questões centrais:
- indivíduos e interações acima de processos e ferramentas;
- software de trabalho funcionando acima da documentação abrangente;
- colaboração com o cliente acima da negociação do contrato;
- responder às mudanças e transformações, mais do que seguir um plano fechado.
Em suma, o Manifesto Ágil veio para valorizar a colaboração, adaptação e o aprendizado constante. Não por acaso, a adoção da gestão de projetos ágeis está entre os segredos por trás de startups de sucesso.
Vantagens da gestão de projetos ágeis
Como mencionamos anteriormente, a gestão de projetos ágeis se diferencia da gestão tradicional em alguns aspectos.
Para começar, na gestão ágil, o estímulo à participação, comprometimento e engajamento do grupo é muito importante — mais do que o foco em processos, por exemplo.
Além disso, o processo acontece de forma mais interativa quando a gestão ágil é colocada em prática. Isso significa que, ao longo da execução, algumas características do projeto podem ser alteradas sempre que necessário.
Já no modelo tradicional, isso não acontece com tanta frequência: todos os detalhes de especificações, prazos e responsabilidade são definidos na fase de planejamento (ou seja, antes de qualquer execução) e seguidos ao máximo.
Por último, na gestão tradicional, normalmente a entrega do projeto acontece em uma única data. Ou seja: cada etapa é executada por vez e, ao final, todas elas são reunidas e entregues juntas ao cliente.
No método ágil, por sua vez, há uma flexibilidade muito maior ao longo dessa jornada. Aqui, várias etapas podem ser executadas de forma simultânea, tornando possível que o cliente receba e aprove pequenas entregas ao longo do projeto.
A utilização de Squads é bem comum quando falamos em estrutura ágil. Trata-se de times compostos por pessoas com diferentes habilidades, que tem como foco a entrega de um projeto específico. Esse formato é marcado pelas trocas dinâmicas e entregas contínuas.
A partir das características apresentadas até aqui, podemos dizer que a gestão de projetos ágeis traz diversos benefícios às empresas, como:
- Mais flexibilidade e autonomia para solucionar problemas e definir novas rotas ao longo da execução do projeto.
- Maior colaboração entre as equipes, especialmente na busca de soluções.
- Ciclos mais curtos na execução de algumas etapas do projeto, o que permite a aprovação mais ágil nas entregas.
- Já que as entregas são feitas em etapas, é possível identificar e resolver problemas com mais facilidade, o que impacta diretamente na qualidade do produto final.
- Na medida em que a qualidade do produto final é garantida, consequentemente isso traz mais satisfação para o cliente.
Vale ressaltar que características como flexibilidade, autonomia e colaboração, estão totalmente atreladas à construção de equipes de alto desempenho, capazes de aproveitar suas habilidades ao máximo, para entregar os melhores resultados.
É justamente por isso que a gestão ágil faz tanto sucesso!
Principais métodos por trás da gestão ágil
Agora que você já sabe como a gestão de projetos ágeis funciona, chegou a hora de apresentarmos as principais metodologias que são utilizadas pelas empresas nesta frente. São elas:
1. Scrum
É impossível falar sobre gestão de projetos ágeis sem citar o Scrum. Afinal, essa é uma das metodologias mais utilizadas pelas empresas que prezam por uma cultura ágil.
Podendo ser aplicado a qualquer tipo de projeto, o Scrum se baseia na divisão dos projetos em etapas cíclicas, que são conhecidas como Sprints.
No geral, cada sprint tem de duas a quatro semanas de duração e, assim que uma é finalizada, outra se inicia.
Para que todos os envolvidos possam acompanhar o andamento do projeto, o Scrum também é marcado pela realização de reuniões diárias (Daily Scrum).
Durante elas, a equipe apresenta o que foi feito até o momento e alinha quais atividades serão realizadas no dia.
Vale ressaltar que, ao final de cada sprint, é feita uma entrega para avaliação do cliente.
2. Kanban
Outro grande conhecido das empresas é o Kanban. Nessa metodologia, a proposta é utilizar quadros de trabalho e cartões, para organizar melhor as tarefas e permitir que todos acompanhem o andamento delas.
Normalmente, os quadros de trabalho são separados em colunas, com as seguintes nomeações: “Pendentes”, “Em Andamento” e “Concluídas”.
Já os cartões são as tarefas a serem executadas. A ideia é que eles se movimentem dentro do quadro de trabalho, de acordo com o status atual.
Para tornar a gestão ainda mais fácil, é possível incluir alguns detalhes em cada cartão, como o prazo de entrega, nomes dos membros responsáveis e descrição da atividade.
Uma das ferramentas mais conhecidas que utiliza essa metodologia é o Trello.
3. Lean
Entendido mais como uma cultura do que como uma metodologia propriamente dita, o Lean preza pela redução do desperdício e melhoria contínua em cada etapa de um projeto.
Aliás, engana-se quem pensa que esse é um assunto novo. Na verdade, a filosofia Lean surgiu na década de 60, com a criação do Sistema Toyota de Produção.
Entre as características do Lean, que estão alinhadas com a gestão de projetos ágeis, destacam-se a busca por entregas rápidas, com qualidade, e pelo conhecimento compartilhado entre a equipe.
A análise constante das tarefas executadas, a automatização de alguns processos repetitivos e o alinhamento com as necessidades do cliente também fazem parte dessa cultura.
4. OKR
Por último, temos a metodologia OKR, sigla que vem do termo em inglês “Objectives and Key Results” – ou “Objetivos e Resultados-chaves”, na tradução para o português.
Essa metodologia de gestão ágil é usada para definir as estratégias e objetivos de uma empresa durante um período de tempo específico, para que todos saibam o que estão fazendo e por que estão fazendo.
O mais legal da modalidade é que os OKRs são definidos de forma horizontal. Isso quer dizer que cada time tem autonomia para definir seus objetivos e delimitar os resultados-chaves — sempre levantando em consideração, é claro, a missão da empresa.
No geral, o ciclo de cada OKR dura em torno de três meses. Mas, ao longo disso, são realizados encontros semanais para entender se o objetivo está sendo alcançado e quais as principais dificuldades encontradas nessa jornada.
E aí, curtiu nossas dicas? Então bora colocar em prática e criar uma cultura organizacional forte que promova a gestão de projetos ágeis!
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