Para muitas empresas, o processo de mudança faz parte da evolução e da necessidade de manterem-se competitivas no mercado. Por conta disso, algumas passam por fusões e aquisições, trocam a liderança, têm uma nova estrutura organizacional, entre outras transformações.
Toda transição visa a um resultado positivo, mas o fato é que se ela não for feita do modo certo, existe o risco de os objetivos esperados não serem atingidos. É a gestão de mudança que surge como disciplina crítica para garantir o sucesso da estratégia.
A seguir, entenda o que é e como preparar a equipe para mudanças que possuem o potencial de afetar parte ou toda a empresa. Aproveite!
O que é gestão de mudanças?
A gestão de mudanças refere-se a um conjunto de métodos, processos, técnicas e ferramentas para planejar, implementar e monitorar as mudanças dentro de uma organização.
Ela entra em cena quando uma empresa decide passar por uma transição que afeta uma parte dela ou o seu todo. Normalmente, isso acontece quando um novo CEO ou outro diretor assume, uma nova cultura ou modelo de gestão são implementados etc.
Empresas que passam por muitas mudanças (e aqui falamos também daquelas que podem ser mais simples), têm uma maior probabilidade de possuir colaboradores que atingem um estado de exaustão física, emocional e cognitiva.
Inclusive, isso tem um nome: fadiga de mudança. De um certo modo, a gestão de mudança ajuda a evitá-la ou a reduzir os níveis de estresse.
Entenda ainda que, naturalmente, todos nós temos uma certa aversão às mudanças, uns mais, outros menos. Isso não é completamente negativo, pois pode resultar em questionamentos saudáveis.
O problema ocorre quando a aversão se transforma em apatia e desinteresse, o que leva à queda de produtividade e ao aumento de absenteísmo e turnover.
Portanto, empresas que implementam a gestão de mudanças têm uma capacidade mais rápida de resposta. Desse modo, os gestores que se envolvem conseguem antecipar problemas ou reduzir os impactos negativos de algumas situações.
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O que faz um gestor de mudança?
O gestor de mudança ajuda a organização a fazer uma transição bem-sucedida em qualquer área em que seja necessário mudar. Ele tem a missão primordial de minimizar os efeitos adversos das mudanças organizacionais e otimizar resultados positivos.
Para tanto, ele foca no aspecto humano da mudança e busca compreender o impacto de determinada transição nos indivíduos, além de facilitar a adaptação a novas circunstâncias.
Isso envolve preparar e apoiar as pessoas durante o processo de mudança para que elas se adaptem com o mínimo de desgaste possível.
Desse modo, no rol de responsabilidades de um gestor de mudanças, igualmente estão os esforços para antecipar e minimizar comportamentos resistentes, tanto por parte dos funcionários, quanto de outras partes interessadas impactadas pelas mudanças.
É ainda papel do gestor garantir que os projetos e iniciativas organizacionais atendam aos objetivos dentro do prazo e do orçamento, aumentando a adoção e o uso pelos funcionários.
Em suma, podemos dizer que esses gestores visam impulsionar a adoção mais rápida da mudança, com o menor impacto possível nos colaboradores.
Importância de preparar a equipe para uma mudança
Preparar a equipe para mudança significa envolvê-la, fazendo com que todos sintam parte do processo. É também uma maneira de mostrar preocupação e comprometimento com os profissionais que fazem parte da empresa.
Como comentamos, mudar não é fácil. Justamente por esse motivo, a preparação adequada reduz o estresse associado às mudanças organizacionais.
Empresas que entendem isso costumam ter mais sucesso na gestão de mudanças, pois compreendem que é necessário que os colaboradores sejam bem preparados.
Destacamos igualmente que uma transição mal gerida pode resultar em resistência, queda na produtividade e até mesmo em perda de talentos.
Do contrário, quando entende os motivos da mudança, a equipe está engajada no processo e contribui para o sucesso da implementação.
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Passos para preparar a equipe para uma transição
Já que a preparação para a transição é o caminho para o sucesso, veja como a gestão de mudanças pode ser conduzida:
1. Comunicação clara
Na gestão de mudanças, a transição somente será bem-sucedida se todos forem informados com antecedência do que ocorrerá na empresa. Isso engloba tratar de questões como:
- Por que a mudança ocorrerá?
- Como a mudança afeta cada área?
- Onde a mudança começará?
- Quando ela começará?
- Quem estará diretamente envolvido?
- O que acontecerá nas próximas semanas ou meses? (se possível, faça um calendário mostrando as principais etapas da mudança).
A empresa pode planejar diferentes estratégias de comunicação para deixar seus colaboradores a par. Também é importante distribuir as informações em diferentes canais, garantindo que todos sejam sempre informados.
2. Tenha um canal para dúvidas
Dependendo da mudança, haverá receio dos colaboradores de serem demitidos. Para evitar pânico, clima negativo e desmotivação, tenha um canal de fácil acesso para os funcionários tirarem dúvidas e se expressarem a respeito da transição.
Muitas vezes, os profissionais podem ter alguma sugestão que ajude a tornar a mudança mais suave e a minimizar os impactos negativos que ela possa causar.
Além de ter um canal de comunicação para dúvidas, os líderes precisam estar na frente e se colocar à disposição.
3. Envolva os líderes
Ainda sobre os líderes, tenha em mente que eles são os embaixadores da mudança. Por essa razão, devem estar completamente envolvidos no processo e ter o papel de motivar e auxiliar os colaboradores.
É igualmente função deles perceber se existe algo ocorrendo e que possa atrapalhar o andamento das atividades. Se for o caso, a liderança deve informar o RH e agir para tentar mudar o cenário o mais rápido possível.
4. Ofereça treinamento e desenvolvimento
A gestão de mudanças é realizada em doses homeopáticas. Do contrário, fica muito difícil garantir uma transição suave. Isso significa que as equipes devem ser preparadas com treinamentos para que possam se adaptar ao que será colocado em prática.
Para avaliar o que cada time e cada colaborador precisa, os gestores podem conduzir feedbacks contínuos, os quais ajudarão também os líderes a entenderem como cada funcionário está lidando com a mudança.
5. Monitore constantemente
Defina indicadores (KPIs) para monitorar o progresso da implementação da mudança. Os KPIs são utilizados também para avaliar o impacto que a transição tem sobre cada uma das equipes e a empresa como um todo.
Depois que medir o sucesso da mudança, verifique se é necessário realizar algum ajuste. O feedback, juntamente com os KPIs, são valiosos para identificar áreas que precisam de melhorias.
Conclusão
Mudar para quê? Esta é a pergunta que muitos colaboradores irão fazer e é papel do RH e dos líderes tirar dúvidas e direcionar os funcionários para a transição. Afinal, a gestão de mudanças trata de algo que muitos têm receio: o novo.
Neste artigo, você viu como conduzir o processo de mudança e entendeu que tudo começa com uma boa preparação das equipes.
Situações de estresse e insegurança são normais durante essa fase e, por isso, é importante estar sempre alerta aos sinais dos colaboradores. Não esqueça que a mudança acontece com a participação deles, portanto, eles merecem atenção.
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