A folha de pagamento online pode ser o que o departamento pessoal precisa para ganhar produtividade nesta atividade que costuma ocupar um tempo precioso do setor: a elaboração do holerite.
Engana-se quem pensa que somente grandes empresas se beneficiam da tecnologia na hora de calcular a folha. Como mostraremos, sistemas automatizados podem melhorar significativamente os resultados de qualquer DP. Entenda tudo a seguir.
O que é folha de pagamento online?
A folha de pagamento online é a versão digital do holerite dos colaboradores de uma empresa. Também conhecida por folha online ou holerite digital, ela lista o salário dos empregados, bem como tudo o que o compõe.
Na folha, seja impressa ou digital, devem estar relacionados também os valores que a empresa precisa pagar em contribuições ao FGTS e INSS. Ou seja, ela traduz em um documento todas as informações relacionadas à jornada do colaborador em um período.
Fazer o cálculo da folha é uma das obrigações do DP. Inclusive, existe um decreto (Decreto 3.048/1999) que especifica essa obrigatoriedade. Dê só uma olhada no que diz o Artigo 225, item I:
“Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos.”
É possível fazer a folha de pagamento online?
A resposta é sim. Mas antes de nos aprofundarmos, entenda que a folha online traz as mesmas informações que a versão impressa, como:
- Pagamento de salário;
- Vale-transporte;
- Vale-alimentação/refeição.
- IRPF;
- FGTS;
- INSS
4 benefícios da folha de pagamento online
Já que existe a opção de folha de pagamento online e folha impressa, por que o departamento pessoal deveria optar pela primeira? Separamos quatro vantagens para você encontrar a resposta:
1 – Evita erros
Conforme mostraremos, calcular folha de pagamento online significa contar com um sistema que faz cálculos com precisão, evitando muitas dores de cabeça ao DP.
Como a tecnologia calcula tudo automaticamente, poupa as horas extras que são muitas vezes necessárias com todo o trabalho manual envolvido.
2 – Eficiência operacional
A responsabilidade de preencher a folha de pagamento online é da tecnologia utilizada. Assim, ao ter tudo em um ambiente digital, o DP não precisa se preocupar com realizar cálculos individuais, emitir o documento, imprimi-lo e coletar assinaturas.
Como consequência, o setor consegue focar em atividades mais estratégicas, que trazem mais valor agregado e melhoram os resultados.
3 – Acesso dos dados a qualquer hora e lugar
Além de economizar tempo e tornar a área mais produtiva, a folha de pagamento online permite que os dados dos proventos dos colaboradores sejam facilmente acessados.
Isso é especialmente importante caso haja uma auditoria na área, bem como para sanar dúvidas de colaboradores e fornecer dados para as tomadas de decisão.
Destacamos ainda que com um holerite online até mesmo aqueles mais antigos, ou seja, de meses anteriores, podem ser rapidamente encontrados.
4 – Economia
Uma das grandes vantagens em utilizar a tecnologia no departamento pessoal é a redução de gastos que ela proporciona.
No caso da folha de pagamento online, ela elimina a necessidade de impressão. Isso significa que despesas com tinta de impressora, A4 ou papel contínuo podem ser minimizadas.
O que a lei diz sobre a folha de pagamento online?
A folha de pagamento online é totalmente legal perante a lei. A própria CLT, no artigo 464, diz o seguinte:
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
Em outras palavras, segundo a CLT o comprovante de depósito dos proventos dos funcionários é o que basta para atestar o pagamento.
Já o artigo 225 do Decreto nº 3.048/99, que mencionamos no início deste artigo, determina que é uma obrigatoriedade da empresa ter uma cópia da folha. Contudo, ele não discrimina se a cópia deve ser física ou digital.
Como fazer folha de pagamento online
Há duas maneiras conhecidas de ter folhas de pagamento online. Uma é por meio de um sistema de gerenciamento, outra é recorrer às planilhas.
Sistema de gestão de folha de pagamento
Para contar com os benefícios da folha de pagamento online que listamos, existe a necessidade de ter processos automatizados. Por esse motivo, é preciso utilizar um sistema de gestão de holerites.
De acordo com o que comentamos, ao automatizar a folha de pagamento, os cálculos dos proventos ficam por conta da plataforma. Na prática, o sistema busca as informações e realiza todo o processamento dos dados, partindo de informações como:
- Jornada de trabalho;
- Horários praticados;
- Adicionais;
- Horas extras;
- Descontos;
- Entre outras.
Deixar tudo nas mãos de um sistema significa possibilitar ao RH e ao DP conseguirem até mesmo mesmo melhorar o clima organizacional, uma vez que haverá mais transparência nas informações.
Planilhas
Outra maneira de fazer a folha digital é utilizando uma planilha online. Nesse caso, os cálculos podem ser feitos pela própria planilha a partir do momento que uma pessoa insere as fórmulas correspondentes.
O problema é que a inserção de dados de verbas e descontos é feita manualmente. Caso algum erro ocorra no preenchimento, o valor do salário pode sair errado. Como você bem sabe, isso pode abrir brechas para passivos trabalhistas.
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Quais os dados que devem constar em um holerite digital?
Seja online ou impressa, existem informações imprescindíveis que devem constar na folha de pagamento. A fim de que você garanta conformidade com a lei, tenha em mente que os seguintes dados devem ser apresentados no documento:
- Dados da empresa, como nome, endereço e CNPJ;
- Mês de referência;
- Nome e função dos funcionários;
- Número de dias trabalhados;
- Valor dos proventos (bruto e líquido);
- Salário base de cada funcionário;
- Descontos de cada funcionário, como INSS, FGTS, contribuição sindical, benefícios, vales (alimentação e transporte, por exemplo), atrasos e faltas.
Com relação ao cálculo da folha, ele segue o mesmo padrão de uma folha impressa. Separamos os principais itens que merecem uma atenção especial:
- Salário-base: este é o valor base para realizar os cálculos.
- Acréscimos: aqui entram os adicionais, como periculosidade, trabalho noturno, horas extras etc.
- Jornada de trabalho: verifique se a frequência do colaborador foi conforme o previsto, isto é, sem faltas não justificadas. Caso tenha havido ausência sem justificativas, a mesma pode ser descontada do salário bruto.
- INSS: varia de acordo com o valor do salário.
- Outros descontos: descontos relacionados aos direitos e benefícios como adiantamento salarial, vale alimentação, contribuição sindical, convênio médico, entre outros.
- Salário líquido: é a remuneração que entra na conta do funcionário. Ou seja, é resultado desses cálculos.
Para entender melhor sobre os descontos e, assim, saber como funciona o cálculo de folha de pagamento online, leia também: Desconto em folha de pagamento: Quais são e qual o limite?
Como automatizar o processo da folha de pagamento online?
Para conseguir que a folha de pagamento online tenha um processo automatizado, é preciso contar com um software de departamento pessoal que faça toda a gestão dos holerites.
A partir do momento que uma tecnologia assume essa tarefa, sua empresa garante que cada colaborador receba o holerite correto, sem erros de cálculos.
Além disso, os funcionários conseguem acessar a folha de pagamento digital a qualquer momento, o que poupa tempo de recursos humanos e do DP.
Com relação ao cálculo, ele é feito automaticamente e processado imediatamente. Isso quer dizer que ninguém precisará esperar horas para ter acesso às informações do holerite.
Vale ressaltar ainda que, ao tornar tudo automatizado, os profissionais de RH e DP passam a ter em mãos o histórico de cargos e salários e as informações sobre a jornada dos seus colaboradores.
Ter esses dados é garantia de melhores tomadas de decisão e de um controle de orçamento muito mais preciso.
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