Documentos para admissão: quais são, prazos de entrega e regras

Os documentos para admissão formalizam o contrato de trabalho e são essenciais também para registrar o colaborador no e-social. Dessa maneira, eles garantem que a empresa fique dentro da lei. Mas, de que documentos estamos falando?

Como a lista não é muito pequena, fizemos um artigo para ajudar você a não esquecer de nada. Afinal, quem trabalha no Departamento Pessoal sabe que o processo de admissão é repleto de formalidades e burocracias. 

Confira a seguir!

O que é um checklist admissional?

Um checklist admissional traz uma lista de documentos para admissão. Trata-se de uma relação do que não pode faltar na hora de realizar a contratação.

Ter essa lista em mãos é praticamente obrigatório, pois esses documentos trazem informações importantes sobre os colaboradores. Informações essas que a organização precisa ter tanto para fins próprios, como para questões fiscais e tributárias. 

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Para que servem os documentos de contratação?

A principal função em exigir os documentos para admissão de funcionários é estar de acordo com a lei. Isso porque se trata de uma exigência do Ministério do Trabalho e Previdência Social.

Além disso, os documentos necessários ao processo admissional garantem ao funcionário os direitos trabalhistas e as contribuições obrigatórias. Esses registros também servem para legalizar o vínculo entre a empresa e o colaborador. 

Por parte da organização, os documentos admissionais informam dados sobre o funcionário, o que facilita até para a empresa conhecer melhor seus profissionais. Sem contar que isso ajuda também a traçar um perfil do quadro de colaboradores.

Outro motivo da importância da relação dos registros para admissão, é que eles fornecem dados também dos dependentes financeiros. 

Saber esse tipo de informação é necessário para quando o DP for calcular pensão alimentícia, salário-família, direitos trabalhistas, entre outros. 

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Quando solicitar os documentos para admissão?

Antes de vermos qual a documentação necessária para admissão de um funcionário, temos que saber quando os registros devem ser solicitados. Se você tem alguma dúvida, anota aí: 

Os documentos para dar andamento ao processo de admissão de funcionários devem ser solicitados logo em seguida à definição da data de início do colaborador.

Quais os prazos de envio dos documentos admissionais?

Conforme explica a Lei 5.553/68, os documentos do colaborador só podem ficar retidos na empresa por até cinco dias (mesmo se os registros forem cópias autenticadas). 

Já o registro na carteira de trabalho deve ser realizado em no máximo 48 horas, segundo o § 8º do artigo 29, da CLT. Esse é também o prazo para entregar a carteira ao colaborador.

Quais documentos são necessários para uma admissão?

Confira a relação de documentos para admissão que o departamento pessoal deve pedir para o novo colaborador entregar:

• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
• Inscrição no PIS/Pasep;
• Foto 3×4;
• Cópia do título de eleitor;
• Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• Cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
• Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
• Original e cópia da carta de referência.

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Quais documentos admissionais a empresa deve entregar para o colaborador?

No processo de admissão, a empresa também precisa entregar documentos aos novos colaboradores. Veja a lista:

• Contrato individual de trabalho;
• Ficha de registro da pessoa colaboradora;
• Ficha de salário-família;
• Ficha de Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na Fonte;
• Ficha de Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte.

Quais documentos uma empresa NÃO pode exigir na hora da contratação?

Além dos documentos que devem ser solicitados na hora da contratação, existem aqueles que não podem, de modo algum, ser exigidos pelas empresas. Quem o faz, pode sofrer um processo trabalhista que terá por consequência multas elevadas. 

Para evitar que um erro aconteça, confira a lista de documentos que não devem ser exigidos na contratação:

• Exame de HIV;
• Exames que comprovem gravidez;
• Registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa, por exemplo;
• Dados de antecedentes criminais;
• Documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato.

Para você não esquecer, via de regra quaisquer documentos que de alguma maneira prejudiquem a imagem do novo colaborador na empresa, ou que possam discriminá-lo ou constrangê-lo, não podem ser exigidos.

Quais os documentos necessários para ter a carteira assinada?

Aqui está a lista de documentos necessários para validar o processo de vínculo empregatício:

• RG ou documento de identificação oficial com foto;
• CPF; 
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) em bom estado;
• Após a apresentação desses documentos, o empregador procederá com o registro na carteira de trabalho.

O que é preciso levar para fazer o exame admissional?

Se você tem dúvidas sobre quais documentos você precisa passar para o colaborador levar no dia do seu exame admissional, essa listinha pode ajudar:

• Carteira de Identidade (RG) ou documento de identificação oficial com foto;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) para registro do exame;
• Resultados de exames médicos pré-admissionais, se solicitados pela empresa;
• Outros documentos médicos relevantes, como relatórios de saúde anteriores, são aplicáveis.

É importante seguir as instruções da empresa e chegar preparado para o exame admissional.

É possível assinar carteira sem RG?

Não, a carteira de identidade (RG) é um dos documentos essenciais para a formalização do emprego e é obrigatória para a assinatura da carteira de trabalho. Portanto, não é possível assinar a carteira sem apresentar o RG ou documento equivalente com foto.

5 dicas para otimizar o processo de admissão de colaboradores

Só de olhar a lista de documentos necessários para admissão você já viu como o processo pode ser bem trabalhoso.

Como ele também precisa ocorrer em um certo tempo (lembrando que o DP tem o prazo de cinco dias para devolver os documentos ao colaborador), é importante adotar algumas ações para otimizar as etapas do processo. São elas:

1. Trabalhe com antecedência

Assim que o RH aprovar o candidato, o DP já deve enviar ao novo funcionário a relação de documentos para admissão. Isso garantirá um rápido andamento do processo de contratação. 

Da mesma maneira, permitirá à empresa que ela faça tudo dentro do prazo para que o profissional possa iniciar suas atividades no dia previsto.

2. Administre o fluxo de trabalho

Apesar de o processo admissional ter início na área de recursos humanos, é o departamento pessoal que tem o desafio de lidar com as questões burocráticas. Por essa razão é que existe a importância dos dois setores trabalharem de forma integrada. 

Isso é possível a partir do momento que a empresa possui um bom fluxo de trabalho do processo de admissão desenhado, com etapas, responsabilidades e prazos bem definidos.

3. Tecnologia é aliada

A tecnologia torna todo o processo mais otimizado. Ela ajuda a controlar o recebimento e, desse modo, evita que algum documento seja esquecido. É também a tecnologia que pode ajudar o DP a não deixar prazos de entrega passarem.

Nossa dica é que você também conte com uma ferramenta de assinatura digital de documentos. Ela vai agilizar o processo e evitar aquele “vai e vem” de papelada. 

Saiba mais lendo: software de assinatura digital para empresas: como escolher

4. Incentive a comunicação interna

A boa comunicação entre as pessoas envolvidas no processo de admissão contribui para o bom andamento do fluxo. Ela é determinante para que o cronograma seja cumprido e o colaborador possa iniciar suas atividades no prazo acordado.

5. Utilize uma ferramenta para admissão de colaboradores

Etapas burocráticas tomam um tempo considerável do time de departamento pessoal. Elas também acabam sendo muito cansativas. Somado a isso, existe uma outra questão: uma falha, por menor que seja, pode trazer sérias consequências.

Fazer uso da tecnologia e contar com uma solução voltada para a admissão de colaboradores traz mais produtividade ao processo. 

A ferramenta também libera os profissionais para exercerem funções mais estratégicas, como, por exemplo, analisar indicadores de desempenho para realizar melhorias na área.

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