Os principais desafios do departamento pessoal podem ser observados diariamente em praticamente todas as corporações. Por se tratar de um setor tão importante, é essencial que haja uma boa gestão e ótimos profissionais para solucionar qualquer questão pendente.
Falta de investimento necessário, escassez de equipe qualificada ou de equipamentos mais modernos são apenas alguns pontos de atenção, quando falamos sobre os desafios do DP.
Não basta apenas resolver o problema, é preciso encontrar as melhores formas de resolução, a fim de evitar que ele volte a acontecer.
A seguir, vamos entender quais são os principais desafios do departamento pessoal e como chegar a soluções definitivas.
Qual a função do Departamento Pessoal nas empresas?
Antes de mais nada, é necessário entender quais são as rotinas do departamento pessoal e qual é o seu papel dentro de uma empresa. Apesar de gerar certa confusão, o Recursos Humanos e o Departamento Pessoal são duas áreas distintas, com funções que se complementam.
Enquanto o RH se dedica para recrutar, selecionar e contratar os colaboradores de uma empresa, o DP é responsável pelas atividades desenvolvidas dentro do ambiente do trabalho. Isso significa que seu papel está muito mais ligado à gestão de pessoas.
Para entender os desafios do departamento pessoal, precisamos primeiro conhecer sua rotina. O dia a dia da área é pautado em resolver todos os processos burocráticos da empresa, desde a documentação para admissão de um novo colaborador, até o controle de pontos de todos os funcionários.
O departamento pessoal ainda é responsável por garantir que as leis trabalhistas sejam seguidas, fornecendo de maneira adequada todas as informações necessárias para os funcionários de todas as áreas.
Diariamente, o profissional do departamento pessoal deve oferecer suporte ao RH, acompanhando a contratação de novos colaboradores, a integração destes aos setores e, quando necessário, seu desligamento. Ou seja, as duas áreas sempre devem trabalhar em conjunto para o bom funcionamento da empresa.
Os 5 maiores desafios do departamento pessoal e como resolvê-los
Por se tratar de uma área ampla, que envolve tantas atividades simultâneas, é muito comum que surjam diversos desafios dentro do departamento pessoal. Alguns processos, por exemplo, são longos e burocráticos, mas podem ser facilmente resolvidos.
1. Trabalhar com diferentes gerações
Por mais integrado que seja um ambiente de trabalho, pessoas de gerações diferentes acabam tendo hábitos, habilidades e demandas distintas.
De maneira geral, esse convívio entre diferentes gerações é muito benéfico para as empresas, já que um colaborador com diversidade etária e com mais idade agrega experiência à atividade, enquanto um mais jovem pode trazer agilidade nos processos.
Porém, pode ser um grande desafio para o departamento pessoal compreender os dois perfis e fazer com que trabalhem em conjunto de forma efetiva. Nesse caso, cabe ao DP desenvolver um diálogo saudável entre as duas ou mais partes, mantendo o setor equilibrado e em constante desenvolvimento.
2. Implementação do eSocial
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi criado e desenvolvido para automatizar o envio de informações das empresas para os órgãos responsáveis pelas leis trabalhistas, facilitando assim o processo por parte do departamento pessoal.
Seu uso é obrigatório desde 2015 e desde de sua implementação, o sistema vem passando por diversas mudanças, visando sempre sua melhoria. O problema é que para se adequar ao eSocial, as empresas precisam de softwares específicos e treinamento especializado.
O grande desafio do departamento pessoal nesse caso é manter atualizado o conhecimento sobre as regras do que deve ou não ser enviado ao Governo Federal, evitando assim que a empresa passe por sanções trabalhistas. Para isso, é importante manter uma equipe bem treinada e que se mantenha informada quanto às atualizações.
3. Falha na comunicação interna
A falha na comunicação não é um desafio exclusivo do departamento pessoal. Muitas empresas de diferentes segmentos passam por esse tipo de problema frequentemente. O maior problema aqui é que o DP é responsável não apenas pela comunicação de sua área, como de todas as outras.
Para diminuir essa dificuldade, é essencial que haja cooperação entre todas as partes. É papel do departamento pessoal construir uma comunicação interna mais efetiva e transparente.
4. Processos manuais e adaptação a tecnologia
Muitas empresas ainda utilizam processos manuais como as principais formas de controlar, armazenar e arquivar documentos internos. O grande volume de registros físicos pode gerar grandes problemas para o departamento pessoal.
Sem implementação de tecnologia, o DP acaba demorando mais tempo do que o necessário para solucionar questões simples, que poderiam ser facilmente resolvidas por um software.
Além disso, condicionados aos métodos antigos, os profissionais do departamento pessoal também precisam de treinamento prático para lidar com as novas tecnologias antes de terem seus processos de trabalho totalmente modificados.
Uma solução prática para o desafio seria a implementação de softwares de gestão que organizem os documentos dos colaboradores, juntamente com treinamento especializado sobre todas as novas plataformas. Dessa forma, o departamento pessoal, além de se modernizar, ganha tempo em todos seus processos.
5. Excesso de burocracia
Um dos maiores desafios do departamento pessoal é lidar com a burocracia das próprias atividades. Apesar de necessária na maioria das ações, já que padroniza os processos e diminui os riscos de erros, a burocracia pode sim ser diluída e menos problemática para o DP.
Assim como dito anteriormente, utilizar ferramentas tecnológicas pode diminuir o tempo de trabalho e otimizar alguns processos. Com menos papelada para resolver, os gestores do departamento pessoal acabam tendo mais tempo para desenvolver estratégias de melhorias para os próprios colaboradores.
3 dicas para lidar com os desafios do departamento pessoal
Como deu para perceber, existem diversas questões dentro do departamento pessoal, que podem afetar as empresas de diferentes formas. Para ajudar a solucionar os desafios de maneira ampliada, separamos algumas dicas para começar a pôr em prática agora mesmo. Veja a seguir:
1. Domine as regras da reforma trabalhista
Pode parecer básico, mas muitos profissionais do departamento pessoal ainda não possuem todo o conhecimento necessário sobre a nova reforma trabalhista. Para garantir que os processos sejam feitos da forma correta, é essencial dominar todas as mudanças de regras, que acontecem de tempo em tempo.
Para isso, é importante manter uma relação estreita com o setor jurídico, esclarecendo dúvidas, revisando contratos e atualizando os documentos sempre que necessário. Dessa forma, os riscos de problemas com a justiça trabalhista se tornam cada vez menores.
2. Mantenha uma equipe atualizada
Assim como é importante trazer tecnologia para dentro do departamento pessoal, é fundamental realizar treinamentos com os gestores e manter uma equipe atualizada, tanto com as leis, quanto com os processos internos.
Nesse caso, vale a pena investir em cursos, treinamentos e até mesmo na abertura de vagas para novos profissionais da área.
3. Padronize rotinas
Com as mudanças dos últimos anos, a gestão de pessoas tem enfrentado desafios cada vez maiores. Gerenciar equipes inteiras a distância, por exemplo, é um trabalho que exige comprometimento e empenho, para manter os colaboradores motivados com bons resultados.
Criar rotinas que se adaptem aos setores da empresa é um passo importante para garantir a produtividade de todos os times. Nem sempre as demandas são as mesmas em todas as áreas, por isso, é preciso adotar ferramentas que otimizem o tempo e auxiliem a gestão em processos presenciais e remotos.
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