Departamento Pessoal: o que faz, principais rotinas e funções

O Departamento Pessoal existe para garantir que os direitos trabalhistas sejam cumpridos em toda a jornada do colaborador em uma empresa. 

Além disso, para que uma empresa cresça e se desenvolva sustentavelmente, o DP precisa ser bem estruturado para gerenciar as tarefas burocráticas.

Neste conteúdo, vamos explicar o que faz o profissional de DP, suas principais atividades e rotinas, indicadores da área e uma super dica de curso de departamento pessoal gratuito e com certificado! 😍

Boa leitura! 

O que é o Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal, também conhecido como DP, é uma área dentro do setor de RH responsável pela gestão dos colaboradores da empresa, garantindo o cumprimento das leis e questões burocráticas ligadas à contratação, gestão e desligamento de funcionários.  

Podemos dizer que o DP é como um “guardião”, que protege a companhia de possíveis problemas jurídicos relacionados a questões trabalhistas. 

Por isso, o DP também é responsável por manter-se atualizado em relação às mudanças na legislação trabalhista e previdenciárias, para garantir que a empresa esteja conforme as normas vigentes, evitando possíveis riscos legais e financeiros. 

Algumas empresas optam por alocar a área internamente, mas a área também pode ser mantida de maneira terceirizada ou ainda através de BPO (Business Process Outsourcing), outro tipo de terceirização, feita através de tecnologia da informação.

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Qual é a importância e o papel do Departamento Pessoal nas organizações? 

Como falamos anteriormente, o DP é o “guardião” das burocracias nas empresas. Ou seja, seu papel é garantir que a companhia esteja de acordo com as leis trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

São os profissionais de DP que fazem a mediação entre a organização e os órgãos públicos, cumprindo todas as obrigações trabalhistas para não ter risco de gerar multas ou processos contra a empresa.

Mais do que esse papel burocrático, o DP também apoia a gestão de pessoas fornecendo relatórios sobre absenteísmo, custos com pessoal, rotatividade de funcionários, entre outros dados para ajudar na tomada de decisão. 

Entretanto, a falta de investimento, escassez de equipe qualificada ou de equipamentos mais modernos são alguns dos desafios do DP dentro das empresas.

Quanto maior o crescimento da empresa e, consequentemente, mais colaboradores, mais complicado é manter um controle manual. Por isso, contar com ferramentas de departamento pessoal podem garantir o tratamento dos dados com profissionalismo, sem dor de cabeça e economizando o tempo do time. 

👉 Leia mais em: Qual a importância do departamento pessoal para sua empresa?

Como diferenciar Departamento Pessoal e Recursos Humanos? 

É comum que o termo Departamento Pessoal seja confundido com Recursos Humanos, já que as duas áreas são responsáveis pelo principal contato entre os colaboradores e a empresa. 

A principal diferença está nas funções e atribuições de cada área. 

Enquanto o RH é responsável pela parte humanizada da contratação, como onboarding e valorização do colaborador, o DP cuida da parte prática da admissão, como contrato, folha de pagamento e jornada de trabalho.

A organização do RH é focada na gestão de pessoas, visando sempre o alinhamento entre colaboradores e empresa, promovendo a satisfação profissional para os dois lados. Um RH bem estruturado é fundamental para manter a ordem e desenvolvimento pleno das organizações. 

Já o DP é voltado para as obrigações dos funcionários e empregadores, sejam elas trabalhistas ou previdenciárias. Apesar de parecer que o setor cuida apenas de tarefas operacionais e burocráticas, ele também é responsável por manter a base de gestão estratégica funcionando de forma alinhada.

Sendo assim, as duas áreas se complementam no que se diz respeito à gestão de pessoas. Trabalhando de maneira alinhada, elas garantem um bom funcionamento interno e externo para as empresas. 

👉 Leia mais em: Qual a diferença entre RH e Departamento Pessoal?

Quem são e o que fazem os profissionais de DP? 

O departamento pessoal é um setor que necessita de uma gama diversificada de cargos e funções, devido às inúmeras funções e responsabilidades da área. 

Cada profissional é essencial para o bom funcionamento da empresa. Abaixo, vamos apresentar alguns dos profissionais envolvidos em uma estrutura básica do DP: 

• Analista de Departamento Pessoal: é responsável pelas rotinas que envolvem o registro e a manutenção dos dados dos processos de admissão, demissão, folha de pagamento e pagamento de benefícios;
• Assistente de Departamento Pessoal: é responsável por realizar processos de preenchimento de documentos, registros em planilhas, geração de relatórios, controlar o ponto e realizar o atendimento às pessoas colaboradoras; 
• Auxiliar de Departamento Pessoal: atua como um suporte ao setor, realizando tarefas mais administrativas e operacionais, como o cadastro de colaboradores, conferência de documentos, preenchimento de planilhas, etc; 
• Analista de Cargos e Salários: é responsável por definir a estrutura salarial da empresa, garantindo que os cargos sejam remunerados de acordo com o mercado;  
• Especialista em Benefícios: é responsável por gerir e administrar todos os benefícios oferecidos pela empresa como vale-alimentação, plano de saúde e outros, desde a escolha até a gestão do uso;
• Especialista em Recrutamento e Seleção: é responsável por planejar e executar todo o processo de contratação de novos colaboradores, desde a divulgação da vaga até a seleção final. 
• Gerente de Recursos Humanos: lidera a equipe de RH, gerencia o orçamento, promove a cultura e os valores organizacionais e toma decisões importantes relacionadas ao recrutamento e seleção, treinamento, desenvolvimento e retenção de talentos. 
• Advogado trabalhista: é responsável por garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas e previdenciárias, e representa a empresa em processos judiciais relacionados a questões trabalhistas. 

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Quais as atividades e rotinas do departamento pessoal?

O Departamento Pessoal possui algumas rotinas essenciais para o seu funcionamento. Resumidamente, a área prevê riscos e busca soluções estratégicas a fim de manter a regularidade prevista pela legislação trabalhista.

A seguir, vamos entender melhor sobre as funções deste setor:

1. Processos de admissão de novos talentos

Na admissão, o departamento pessoal é responsável por reunir toda a documentação do colaborador para a formalização do contrato. É uma continuação do processo que o RH inicia na hora da seleção do candidato. 

O profissional do DP também pode acabar participando da fase de seleção, a fim de agilizar o processo de contratação e não sobrecarregar a área de recursos humanos. 

Neste caso, ficam responsáveis pela etapa de entrevista e avaliação, fazendo a triagem dos candidatos e explicando os benefícios da vaga em questão.

Após a escolha do candidato, o departamento pessoal faz a admissão formal, que também pode ser uma admissão digital, elabora o contrato, agenda o exame admissional e realiza o registro trabalhista conforme as normas do Ministério do Trabalho.

Algumas organizações costumam solicitar a carta de admissão da empresa que deseja contratar determina profissional.

2. Controle de ponto e banco de horas

Outra função do departamento pessoal é definir e monitorar a jornada de trabalho de seus colaboradores. 

Neste caso, é preciso calcular as horas extras ou adicionais do mês para que seja feito o pagamento de acordo com a definição da gestão.

Algumas empresas optam por pagar o saldo de horas extras através de folgas, enquanto outras realizam o pagamento na folha de pagamento. 

Nos dois casos, é preciso que o DP informe o colaborador no ato da contratação, para seguir com todos os pontos que a legislação exige. 

A folha de ponto, hoje em dia realizada eletronicamente, também é de responsabilidade do departamento pessoal. Nesse caso, é ela quem ajuda a controlar o banco de horas. 

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3. Processamento da folha de pagamento e benefícios

Um dos maiores pontos de atenção para o departamento pessoal é a folha de pagamento e o holerite digital. 

Isso porque, além do salário, benefícios, adicional noturno e/ou descontos, o documento deve trazer informações referentes ao 13º salário, horas extras de trabalho e todos os benefícios registrados em carteira.

O cálculo da folha de pagamento deve considerar os descontos de vale transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde, férias trabalhistas, FGTS, e demais benefícios acordados na hora da contratação. 

A tarefa pode ser considerada uma das mais trabalhosas, já que é necessário estar de acordo com a lei, para que não haja nenhum tipo de problema para a empresa. 

Em médias e grandes organizações, esse trabalho pode ser executado por um escritório de contabilidade de forma terceirizada, evitando assim possíveis transtornos.

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4. Gestão de férias e licenças

O controle de férias de todos os funcionários é feito através de um calendário coletivo, que é planejado pelo departamento pessoal. Nele é possível checar as datas de férias ou licenças previstas – como licença-maternidade e licença-paternidade – separadas por cada setor. 

Esta tarefa exige bastante atenção para que não haja problemas de falta de equipe em determinada área e para que os prazos de férias sejam cumpridos de maneira correta. 

5. Gestão de obrigações legais

Dentro das obrigações legais estão inclusos: o controle da jornada de trabalho, emissão de contratos de trabalho, cadastro no sistema do governo, registro de férias, licenças, afastamentos, entre outras demandas previdenciárias e trabalhistas. 

Essa gestão precisa ser extremamente minuciosa e atenta para evitar o risco de autuações e multas por descumprimento das obrigações. 

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6. Pagamento de impostos e contribuições 

O departamento pessoal também é responsável pelos pagamentos dos impostos e das contribuições sociais referentes aos colaboradores. 

Alguns dos principais impostos e contribuições são: 

1. INSS: Contribuição Previdenciária
2. FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
3. IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte
4. Contribuição Sindical
5. Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
6. Programa de Integração Social (PIS)
7. Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
8. Imposto sobre Serviços (ISS)
9. Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
10. Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI)
11. Imposto sobre Operações Financeiras (IOF)

Esses impostos e contribuições podem variar de acordo com o porte da empresa, a atividade econômica, o regime tributário escolhido, entre outros fatores. 

7. Atendimento aos colaboradores

Eventualmente, podem surgir dúvidas sobre os processos de admissão e demissão, adesão ao beneflex, descontos em folha de pagamento, e o DP é o responsável por prestar informações e auxiliar os profissionais. 

Por isso, é importante que o DP tenha um canal de comunicação interna para poder auxiliar os colaboradores no encaminhamento de demandas, sugestões e reclamações. 

8. Processos de desligamento de colaboradores

Chegamos ao desligamento, parte final do ciclo trabalhista de um colaborador. Assim, como a admissão, o departamento pessoal também é responsável pelo desligamento de todos os funcionários. 

Aqui o trabalho é levantar os documentos necessários para o desligamento, agendar o exame demissional e garantir o pagamento dos benefícios, quando cabe ao empregador. 

Em casos de pedido de demissão, os profissionais da área ainda podem solicitar uma entrevista demissional para entender os motivos da saída e, quando necessário, chegar a um acordo benéfico para funcionário e contratante. 

15 indicadores de departamento pessoal e como calcular

Ao analisar os indicadores, o DP consegue avaliar as taxas de sucesso de um projeto, considerando o objetivo a ser alcançado.

Ou seja, por meio dos indicadores, é possível identificar se a área atingiu ou não as metas. Abaixo, listamos 15 indicadores de departamento pessoal: 

Vale lembrar que esses cálculos e indicadores podem variar conforme a metodologia da sua empresa e da fonte de dados disponível.

Adapte-os conforme a realidade e as necessidades específicas da companhia.

Curso de Departamento Pessoal: gratuito e com certificado

Muitos profissionais buscam cursos de departamento pessoal gratuitos para se manterem atualizados e aprimorarem seus conhecimentos e o currículo. 

Pensando nisso, a Feedz reuniu grandes profissionais da área em um curso que vai desmistificar as burocracias e simplificar os processos do DP. 

No curso, você conseguirá: 

• Dominar a legislação trabalhista; 
• Conhecer os principais conceitos de DP; 
• Ter acesso a materiais de apoio sobre departamento pessoal; 
• Estudar e conversar com especialistas experientes na área. 

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Qual o papel da tecnologia no Departamento Pessoal?

Para otimizar a rotina de trabalho, muitos profissionais da área buscam pelo uso de soluções tecnológicas que facilitem e diminuam o tempo dos processos internos.

Para isso, podem ser utilizados softwares e plataformas inteligentes que realizam cálculos, analisam dados e fazem métricas de resultados, por exemplo.

Esse tipo de recurso é cada vez mais necessário, visto que são capazes de reter um grande número de dados e informações, tudo de forma remota e sem necessidade de armazenamento físico.

Além de facilitar o trabalho do departamento pessoal, a tecnologia garante mais segurança na proteção de informações e mais agilidade nos processos burocráticos.

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