A declaração de comparecimento é um documento importante para os trabalhadores, mas também para os departamentos de recursos humanos e departamento pessoal. Você já ouviu falar nele?
Se algum colaborador da sua empresa precisar se ausentar do trabalho por algumas horas ou até mesmo um dia, poderá entregar uma declaração ao RH dependendo de qual for o motivo da ausência.
Mas em seguida, o que é feito? O que diz a lei sobre declaração de comparecimento? Para entender melhor como e quando utilizar este documento, garantir conformidade e evitar inconvenientes, invista alguns minutinhos na leitura deste artigo!
O que é uma declaração de comparecimento?
Uma declaração de comparecimento é um documento que atesta que o colaborador esteve em algum determinado local durante o horário de expediente.
Conhecido também por comprovante de comparecimento ou declaração de horas, normalmente o documento informa quando a pessoa chegou e saiu do local.
Ele é importante para o funcionário, pois dependendo do motivo da ausência, o comprovante poderá servir para abonar a falta. É o caso de afastamento de algumas horas ou de um dia inteiro por razões como:
- Audiências;
- Acompanhamento da esposa em exame de gravidez;
- Consultas médicas;
- Provas (como de vestibular);
- Entre outras.
Em outras palavras, se aceito pela empresa, o colaborador não terá prejuízos em sua remuneração.
Por exemplo, um profissional que precisa se afastar por algumas horas para doar sangue poderá apresentar a declaração de comparecimento ao RH. Assim, suas horas de ausência não serão descontadas pelo DP na folha de pagamento.
Devido à falta de conhecimento, muitos funcionários se ausentam do trabalho e utilizam o banco de horas para compensar a saída. Em si, isso não é um problema.
Contudo, é de suma importância que tanto a empresa quanto os seus colaboradores entendam o que diz a CLT com relação a essas ausências.
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Quantas horas abona uma declaração de comparecimento?
A legislação brasileira não determina o número de horas que podem ser abonadas com uma declaração de comparecimento. Todavia, uma prática adotada pelas empresas é se basear nos horários mencionados no documento.
Como exemplo, um funcionário que precisou se ausentar para ir a uma audiência que começou às 14h e terminou às 15h15, poderá utilizar o comprovante de comparecimento para justificar o período de afastamento.
Em muitas situações, quem emite o documento (como autoridades judiciais ou médicos), pode considerar o tempo de deslocamento do colaborador.
Pode descontar o dia com declaração?
Essa é uma dúvida muito comum e a resposta não é tão simples assim. O motivo é que uma declaração de comparecimento poderá ou não abonar a falta do colaborador.
Para casos previstos na lei (como veremos no tópico seguinte), a empresa é obrigada a aceitar o comprovante de comparecimento e, assim, não descontar a ausência do funcionário.
Vale ressaltar, porém, que para as situações não previstas na legislação muitas empresas adotam diretrizes internas e, assim, decidem quais situações serão abonadas ou não.
Para os casos em que a declaração de comparecimento não é aceita, geralmente as organizações adotam o sistema de banco de horas.
Importante: em nenhuma situação o empregador pode diferenciar um empregado de outro. Ou seja, se não descontar as horas de um funcionário por um motivo não previsto na lei, não poderá descontar de outros.
A fim de garantir transparência, é de suma importância que a empresa tenha um documento que enumere quais são as regras adotadas nas ausências não previstas na legislação trabalhista.
Cenários de uso da declaração de comparecimento
Até aqui você entendeu como funciona o comprovante de comparecimento. Agora é preciso conhecer os cenários em que ele pode ser aplicado.
Conforme comentamos, a nossa legislação trabalhista não prevê, até o momento, a declaração de comparecimento. Na prática, não existe uma validade legal para o documento.
Entretanto, conforme estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) há ocasiões nas quais a ausência é válida e poderá ser justificada pelo comprovante de comparecimento. Elas estão enumeradas no artigo 473 da CLT.
Dê uma olhada a seguir quais motivos podem ser justificados pelo documento:
- Falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declarada em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social, viva sob sua dependência econômica (até dois dias consecutivos);
- Em virtude de casamento (até três dias consecutivos);
- Nascimento de filho, de adoção ou de guarda compartilhada (por cinco dias consecutivos);
- 1 dia a cada 12 meses de trabalho por motivo de doação voluntária de sangue devidamente comprovada;
- Até dois dias consecutivos ou não, para o fim de se alistar eleitor, nos termos da lei respectiva;
- No período de tempo em que tiver de cumprir as exigências do Serviço Militar;
- Nos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior;
- Pelo tempo que se fizer necessário, quando tiver que comparecer a juízo;
- Pelo tempo que se fizer necessário quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro;
- Acompanhar a esposa ou companheira em até seis consultas/exames médicos complementares durante o período de gravidez;
- Por um dia por ano para levar o filho de até 6 anos a consultas médicas;
- Por até três dias, a cada doze meses, em caso de realização de exames preventivos de câncer devidamente comprovados.
Como fazer uma declaração de comparecimento
O modelo de declaração de comparecimento varia de acordo com a instituição, estabelecimento ou local. Mas, de forma geral, o documento deve conter as seguintes informações:
- Nome completo do colaborador;
- Local em que o profissional compareceu;
- Data e hora de comparecimento (chegada e saída);
- Nome do emissor da declaração;
- Assinatura e carimbo (se houver) do declarante.
Modelo de uma declaração de comparecimento
Como aqui não deixamos você na mão, confira um modelo simples de declaração de comparecimento:
Declaração de comparecimento
Declaro para os devidos fins que o(a) Sr(a). (nome), com nº de RG (número) e inscrito(a) no CPF (número), compareceu ao (nome do local), localizado em (endereço do local), para (descrição do compromisso, como por exemplo, acompanhar filho de X anos, doar sangue etc.), no dia de hoje ____/____/_____, entre HHhMM e HHhMM.
(cidade), (dia e mês) (ano)
(nome do declarante com CRM se for médico)
(assinatura do declarante)
O que torna uma declaração oficialmente válida?
Para que a declaração de comparecimento seja oficialmente válida, entenda que, em primeiro lugar, a ausência do colaborador deve ser justificada pelos motivos previstos no artigo 473 da CLT (enumerados acima).
Caso esteja, no documento deve constar as informações que identifiquem o funcionário que se ausentou, o local que ele compareceu, o motivo e o período.
O nome do emissor, a assinatura e o carimbo (se possível), devem constar na declaração de comparecimento.
Mas se o profissional se ausentou por um motivo não enumerado na legislação, o que acontece?
Caso a situação seja aceita pela empresa, como levar o filho de cinco anos ao médico pela terceira vez no ano, para que o comprovante de comparecimento seja válido, ele precisa ter as informações já mencionadas:
- Nome completo do colaborador, local de comparecimento, data e hora de chegada e saída do compromisso, nome do emissor da declaração com assinatura e carimbo (se houver).
E aí, conseguiu entender como funciona a declaração de comparecimento? Esperamos que sim, e para ficar por dentro de outros assuntos de RH e DP, não perca os artigos do nosso blog!
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