Planejar os gastos com o pessoal é crucial para o sucesso da empresa. Isso porque ele deve estar alinhado com a estratégia definida e, consequentemente, com as metas que o negócio espera atingir.
Por isso, o orçamento de RH (ou budget de RH) desponta como uma ferramenta indispensável para prever gastos, despesas e investimentos que o setor deverá fazer nos próximos meses.
Quer saber como fazer o planejamento e orçamento de RH? Explicamos tudinho a seguir.
Quais são os principais gastos com os recursos humanos?
Na planilha de orçamento de RH devem contar gastos como:
- Salários e benefícios: referem-se aos desembolsos com as folhas de pagamentos dos funcionários.
- Treinamento e desenvolvimento: é importante prever um valor a ser reservado para o treinamento e desenvolvimento de funcionários.
- Processos de recrutamento e seleção: com base no crescimento da empresa nos próximos meses, analise quantas pessoas deverão ser recrutadas. Considere também o turnover e, então, calcule os gastos que terá ao recrutar e selecionar profissionais.
- Programas de bem-estar e saúde do colaborador: é importante separar uma verba para programas que visam a felicidade dos funcionários no ambiente de trabalho (como de bem-estar e saúde).
- Ferramentas e tecnologia para gestão: considere também quanto a área investirá em tecnologia para aprimorar processos, ganhar em agilidade e eficiência e reduzir custos (confira as top ferramentas para gestão de pessoas).
Esses são os gastos que você não pode deixar de fora ao elaborar o orçamento de pessoal. Para entender melhor como ter um orçamento de sucesso, siga a leitura.
Passo a passo para fazer um orçamento de RH
O orçamento de RH não é um bicho de sete cabeças. No entanto, isso não significa que ele não exija tempo e dedicação para a sua elaboração (e foco dos gestores).
Como queremos ajudar você nessa missão, compartilhamos um passo a passo bem prático:
Definição de metas e objetivos: O que se espera alcançar no próximo ano ou período?
O primeiro passo é entender o que diz o planejamento estratégico da sua empresa, afinal, estratégia e orçamento devem andar de mãos dadas.
Por exemplo, se o foco é no desenvolvimento de uma nova solução, provavelmente será necessário investir na contratação de programadores ou de realizar treinamentos para que os profissionais atuais possam assumir uma nova função.
Saber disso vai definir como o orçamento de RH deve considerar os gastos com contratação.
Já se para o próximo ano o foco é a empresa atingir o ponto de equilíbrio, talvez seja preciso reduzir custos, o que pode resultar em demissões ou em uma pausa nas novas contratações.
Em outras palavras, ter clareza de onde a empresa deseja chegar e os resultados que ela espera atingir, é o passo inicial para a criação do orçamento de RH.
Revisão do orçamento anterior: Quais foram os pontos de acerto e onde houve erros ou imprevistos?
Aprender com os erros é uma ótima forma de dar um passo para a frente. Se isso vale para a vida, vale também na hora de criar o budget de RH.
Sendo assim, antes de começar o orçamento do novo ano, faça uma revisão do budget do ano anterior. Veja, por exemplo, o que precisou ser alterado no curso dos meses e o que pode ser mantido.
Confira também os pontos de divergência entre o planejado e o realizado e entenda o que aconteceu. Essa análise costuma trazer diversos insights preciosos e evita que os mesmos erros sejam cometidos.
Também serve para que você consiga avaliar se há um padrão de demissões (por exemplo, em um determinado mês do ano), qual é a média de gastos com afastamentos e horas extras, entre outros pontos.
Projeção de custos: Considerar variações salariais, novas contratações, investimentos em treinamento etc.
Este é o momento de projetar os custos que o RH terá com itens como:
- Salários, encargos trabalhistas e benefícios;
- Tecnologias implantadas;
- Programas de treinamento;
- Horas extras;
- Recrutamento e seleção;
- Demissões;
- Comissões;
- Dissídio coletivo;
- Aumentos nos salários;
- Férias;
- E outros.
A projeção deve considerar as metas e os objetivos definidos anteriormente de acordo com o plano estratégico da empresa.
Destacamos ainda que, quando for projetar os custos, não esqueça de ter uma reserva de caixa para:
- Demissões não previstas;
- Indenizações;
- Férias (no caso de um colaborador precisar sair de férias em um mês específico);
- Contratos temporários (para situações em que algum funcionário tenha que ser afastado por motivo de saúde ou licença maternidade/casamento).
Alocação de recursos: Decidir como distribuir o orçamento entre as diversas áreas do RH
Ao planejar o orçamento de mão de obra, lembre-se de decidir como fazer a distribuição do budget de RH entre as áreas.
Exemplificando: se o objetivo for direcionar os esforços na retenção de talentos, o orçamento precisa considerar uma alocação de recursos maior em employer branding, ações para promover um melhor ambiente de trabalho, entre outros.
Mais uma vez, tudo vai depender do que foi definido como objetivo para a área.
Monitoramento e ajustes: Como acompanhar o orçamento ao longo do tempo e fazer ajustes conforme necessário
O orçamento de RH não é algo escrito em pedra. Em termos práticos, significa que não há problema em alterá-lo conforme os meses forem passando.
Aliás, revisões orçamentárias são super indicadas para garantir que a empresa consiga atingir as metas previstas e não acabe perdendo o controle dos seus gastos.
Além de não ser escrito em pedra, ele também não é feito para ser deixado na gaveta. Portanto, uma vez elaborado o budget, monitore constantemente. Caso perceba que existem discrepâncias, verifique o que está ocorrendo.
Como estamos em um mundo cada vez mais volátil, por mais que consideremos diversos fatores, problemas externos e internos podem influenciar as decisões que a empresa precisa tomar.
Nesse sentido, é importante sempre acompanhar o orçamento e verificar se ajustes precisam ser feitos.
Isso não significa que você pode alterá-lo por qualquer motivo. Pelo contrário, as alterações somente devem ser feitas caso a organização precise mudar alguma estratégia ou se o cenário exigir.
Dicas para otimizar o orçamento de RH
Para otimizar o orçamento de RH, siga estas dicas:
Elabore diferentes cenários
Ninguém gosta de ser pego de surpresa. Por esse motivo, a fim de garantir que seu RH esteja preparado para lidar com qualquer situação, pense em três cenários: realista, pessimista e otimista.
Essa atitude garantirá que, caso aconteça alguma crise econômica ou algum evento inesperado, a área de recursos humanos estará mais bem preparada.
Para trabalhar com cada cenário, em cada um considere como ficarão os gastos com demissões, contratações, treinamentos, programa de benefícios, férias, holerite etc.
Reúna-se com gestores
O orçamento de RH engloba os desembolsos que a empresa terá para manter o capital humano. Para que ele seja preciso, converse com cada um dos gestores e entenda as necessidades de cada área.
Lembre-se de alinhar o planejamento orçamentário com as metas definidas pela organização, mas sem deixar de considerar o que cada área precisa.
Por exemplo, suponha que a área comercial necessite de vendedores sêniores para conseguir fechar contratos e bater a meta de vendas definida na estratégia.
Nesse caso, pode ser que o RH tenha que investir em ações para atrair profissionais mais qualificados.
Acompanhe os indicadores
Lembra que comentamos sobre a importância de monitorar o orçamento? Uma maneira eficaz de fazer isso é acompanhar como estão os indicadores da área, como:
- Benefício por funcionário;
- Tempo médio de contratação;
- Headcount;
- Taxa de turnover;
- Satisfação de funcionários e gerentes;
- Taxa de ausência;
- Entre outros.
Para mais informações sobre os indicadores de RH, não deixe de ler:
👉 52 Indicadores de RH: Com fórmulas de cálculos e explicação
👉 Indicadores de recrutamento e seleção: Como medir e melhorar?
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