Para um leigo, as áreas de recursos humanos e departamento pessoal parecem exercer a mesma função. Mas você sabe que não é bem assim e que existem algumas diferenças entre elas.
Uma das principais é que o RH se preocupa mais com a gestão de pessoas e com a promoção de um bom ambiente de trabalho. Já o DP acompanha e executa as tarefas burocráticas relacionadas a cada um dos funcionários da empresa.
Para isso, os profissionais da área precisam se atentar aos diversos pontos da legislação trabalhista. Uma tarefa nada fácil, não é mesmo? Essa é a razão pela qual preparamos um checklist de rotinas do departamento pessoal para ajudar você no seu dia a dia.
Quais são as rotinas de departamento pessoal?
O departamento pessoal tem a missão de cuidar das demandas burocráticas relacionadas a cada um dos funcionários de uma empresa. A missão vale para as diversas fases da jornada do colaborador.
Isso significa que a área acompanha os profissionais desde o momento em que eles são aprovados no processo seletivo até o desligamento do quadro de pessoal.
Observe também que por ter uma rotina mais atrelada a cumprir a legislação, os profissionais de DP exercem atividades mais operacionais.
No entanto, isso não significa que a área seja monótona. Aliás, você sabe muito bem que monotonia não combina com o setor e que o dia a dia pode ser bem dinâmico (e movimentado).
A seguir listamos o checklist com as rotinas de departamento pessoal para ajudar você e seus colegas a melhor se organizarem. Anote aí:
1. Folha de pagamento
É do DP a responsabilidade de fazer a gestão da folha de pagamento dos colaboradores. Isso significa realizar todos os cálculos minuciosamente para que nenhum profissional se sinta prejudicado.
Na hora de elaborar o holerite, certifique-se de que as seguintes informações estão disponíveis:
- Classificação do funcionário
- Análise das horas de trabalho
- Registro dos encargos sociais e impostos
- Base de cálculos do FGTS
- Dedução de descontos legais
Caso precise de ajuda, temos dois artigos que poderão dar uma mãozinha na elaboração da folha de pagamentos dos profissionais da sua empresa:
👉Folha de pagamento online: O que é, cálculo e como fazer?
👉Folha de pagamento: O que é, cálculo, desoneração e mais
Destacamos que das atividades do checklist de rotinas do departamento pessoal, fazer os holerites é uma das mais importantes para qualquer negócio. Existem dois motivos que explicam isso.
O primeiro é que uma folha de pagamento errada pode prejudicar a relação entre empresa e empregado. O segundo é que, dependendo do caso, o erro pode abrir brecha para uma ação na justiça do trabalho.
Para evitar erros e garantir que a folha seja enviada para a pessoa certa, existem ferramentas que o DP pode utilizar.
2. Controle de férias
Todo o gerenciamento das férias, como saber quem tem direito a tirá-las e por quantos dias, está dentro das atividades exercidas pelo departamento pessoal.
Ao realizar o controle, lembre-se de que os funcionários CLTs têm direito às férias após completarem 12 meses na empresa. Passado esse período, o empregador tem outros 12 meses no máximo para conceder a folga ao colaborador.
É importante lembrar disso, pois ficar atento aos vencimentos das férias evita que a empresa tenha que pagar alguma multa.
Já para a definição das férias em si, é preciso muita logística, pois as datas devem ser boas para o empregador e o empregado.
👉 Férias: quais os tipos, o que diz a lei trabalhista e como calcular?
3. Admissão de funcionários
O RH conduz as etapas de recrutamento e seleção. Já o DP entra quando o profissional é escolhido para integrar o quadro de colaboradores. Assim, a área tem a função de fazer o correto registro do recém-contratado, seguindo o que diz a CLT.
Isso inclui realizar atividades como:
- Elaborar o contrato de trabalho e pegar a assinatura do colaborador;
- Fazer anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Abrir o registro de funcionário junto ao Ministério do Trabalho;
- Encaminhar o profissional para o exame admissional;
- Solicitar os documentos para admissão;
- Entre muitas outras.
Neste checklist de rotinas de departamento pessoal, vale dizer que a etapa de admissão de funcionários é crucial para que o novo colaborador se sinta integrado, bem como para que a empresa não tenha problemas futuros de ordem legal.
Como toda a documentação dos trabalhadores precisa estar em ordem e ser facilmente acessada, uma dica é contar com um sistema de DP. Saiba mais em:
👉Sistema de departamento pessoal: 4 motivos para ter um
4. Controle de impostos
O pagamento de impostos é outra atividade que é acompanhada pelo DP. Ou seja, a área tem a obrigação de garantir que todos os encargos trabalhistas estejam em dia.
Exemplos são o pagamento das parcelas do FGTS e de outras taxas previstas na legislação.
São igualmente funções do departamento pessoal acompanhar de perto os acordos coletivos dos sindicatos e repassar aos funcionários o valor da contribuição anual.
5. Legislação trabalhista
Já que estamos falando de uma área que acompanha as questões burocráticas, para que isso aconteça, o DP precisa ficar por dentro da legislação trabalhista.
Para tanto, os profissionais do setor têm que manter-se sempre atualizados e atentos às mudanças trazidas com a Reforma de 2017.
6. Processo de desligamento
Sempre que um funcionário se desliga ou é demitido da empresa, o DP deve encaminhar as documentações necessárias para o encerramento do contrato de trabalho.
O setor precisa também seguir com as tarefas relativas ao fim da relação trabalhista, como marcar o exame demissional e pagar as verbas rescisórias às quais o profissional tem direito.
Lembramos que as verbas dependem do tipo de demissão (sem justa causa, por justa causa, consensual, acordo entre as partes ou pedido do funcionário). Para saber mais, recomendamos o texto:
👉 Tipos de demissão: quais são e como calcular os direitos
7. Benefícios
A legislação trabalhista determina que os celetistas têm direitos a alguns benefícios trabalhistas, como o vale-transporte e o décimo-terceiro. Além deles, há os que são opcionais e ajudam na atração e retenção de talentos.
Junto com o RH, os funcionários que atuam no DP estudam os melhores benefícios para oferecer e verificam como implantá-los.
Ao departamento pessoal cabe ainda a missão de fazer os cálculos corretos em cada holerite considerando os benefícios concedidos aos empregados.
8. Apuração de ponto
Não podíamos ter um checklist de rotinas de departamento pessoal sem citarmos a atividade de apuração de ponto.
É por meio desse controle que o DP pode garantir o pagamento dos funcionários de acordo com as horas trabalhadas, considerando:
- Horas extras;
- Adicionais noturnos;
- Faltas justificadas ou não; e
- Atrasos.
Perceba que ao fazer essa apuração, o DP pode também verificar a taxa de absenteísmo, a quantidade de horas extras sendo feitas, os atrasos, entre outros indicadores que podem indicar como está o ambiente de trabalho.
👉 8 dicas para criar e manter um ambiente de trabalho saudável
Quais são as punições do não cumprimento das obrigações do departamento pessoal?
Deixar de cumprir as obrigações do departamento pessoal pode custar caro para a imagem corporativa. Dependendo do caso, a organização fica mal vista pelos clientes, fornecedores, parceiros e investidores, o que possivelmente prejudicará suas operações.
O caixa da empresa também pode sofrer quando um DP esquece de cumprir com as obrigações trabalhistas. Para você ter uma ideia, dê uma olhada no que pode acontecer:
- Pagamento do dobro do valor devido no descumprimento das férias;
- Multa de R$ 402,53 a R$ 805,06 por não informar a admissão no e-Social;
- Multa de 20% e 1% de juros de mora ao mês por não recolher o FGTS;
- 0,33% de juros por dia de atraso na GPS.
É justamente para dar mais agilidade e garantir que as obrigações legais sejam cumpridas, que muitos DPs buscam automatizar seus processos com um software, como o da Feedz. Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo. 👇
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