Embora definir seus objetivos e resultados principais (OKR) possa parecer uma tarefa desafiadora por si só, o valor real dos OKRs vem por meio dos check-ins (check-in OKR) regulares.
Com as reuniões de check-in do OKR, você começa a ver como o trabalho diário afeta seus resultados-chave ou, mais precisamente, como afeta sua confiança de que será possível entregar esses resultados-chave.
Mas, como conduzir essas reuniões do check-in? Neste artigo, veremos as principais dicas para conduzir reuniões check-in, além de exemplos para ficar mais claro!
Primeiramente, vamos definir o que são OKRs e depois o que é um check-in do OKR e com que frequência ele deve ser feito.
O que são OKRs?
OKRs (Objectives and Key Results) são uma metodologia de definição de metas que ajudam a equipe a se concentrar em objetivos estratégicos importantes e medir o progresso de forma clara e objetiva.
Os objetivos são definidos de forma ambiciosa e inspiradora, e os resultados-chave são métricas específicas e mensuráveis que indicam se o objetivo está sendo alcançado.
Por isso, as reuniões de check-in são uma parte crucial da implementação bem-sucedida de OKRs em uma equipe ou organização.
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O que é check-in OKR e quando fazer?
O check-in OKR é uma cerimônia curta para verificar os resultados do OKR, que os times devem realizar frequentemente.
O objetivo do check-in não é engessar a gestão de resultados, nem adicionar mais reuniões às agendas, o que é a preocupação de muitos líderes, mas garantir que os times atuem de fato na direção dos objetivos e resultados projetados.
Por isso, a dinâmica do check é fundamental para para o alinhamento no time.
No caso dos OKRS estratégicos (organização), o check-in deve ser feito mensalmente, pois os OKRs são definidos anualmente.
Porém, como os OKRs das equipes são definidos em ciclos trimestrais, precisamos de um acompanhamento mais constante e é mais comum que os check-ins sejam feitos semanalmente ou no máximo quinzenalmente.
Como é necessário ter disciplina, o ideal é que as equipes definam um mesmo dia da semana e hora para que o rito ocorra de forma recorrente.
As reuniões de check-in para OKRs são uma ótima maneira de manter a equipe alinhada e motivada em relação aos objetivos estratégicos da organização. Eles permitem que a equipe trabalhe de forma colaborativa, discuta desafios e faça ajustes quando necessário.
Abaixo, temos algumas dicas para conduzir o check-in OKR e tornar a equipe mais produtiva.
8 dicas para conduzir uma boa reunião de check-in de OKR
Para ajudar você a conduzir uma reunião de check-in OKR eficaz, reunimos 8 dicas essenciais. Essas dicas incluem desde a preparação da pauta até a condução da reunião em si.
1. Foco no OKR
A reunião de check-in tem como único objetivo atualizar o resultado do OKR. É uma reunião bem simples e de curta duração.
Um ponto importante é que o time deve vir preparado para o check-in, com as informações sobre os resultados bem alinhadas e com clareza do que foi feito até ali.
É comum reuniões de check-in demorarem muito tempo, porque as equipes não vão preparadas para o rito e se perdem procurando as informações no momento do check-in, ou falando sobre outros assuntos.
2. Disciplina é tudo
É comum, principalmente no início, que o check-in não ocorra com a frequência correta. Portanto, deve haver uma cobrança para que ele aconteça.
Como se trata de ter disciplina, o ideal é que a equipe defina um mesmo dia da semana para que o rito ocorra de forma recorrente.
Por exemplo, uma equipe comercial, que faz o check-in semanalmente, realiza o rito todas às sextas-feiras às 17h.
Isso ajuda a engatar o ritmo e estabelecer o ritual. Assim, com o passar do tempo, as equipes percebem que essa disciplina com o check-in OKR é que vai garantir a execução e o sucesso dos resultados.
3. Envolva todo o time ou a maior parte dele
Como o OKR é uma metodologia colaborativa, é importante que todo o time participe dos check-ins e seja instigado a encontrar caminhos para atingir o melhor resultado possível.
Se a sua equipe é muito grande e parar todo mundo para o rito do check-in for totalmente inviável por implicar em parar toda a operação, por exemplo, estabeleça uma rotina de fazer isso com parte da equipe em semanas alternadas.
Nesse sentido, é possível pedir para que os colaboradores que participaram em uma semana, compartilhem a discussão com os que não puderam participar.
Dessa forma você consegue envolver todos no OKR e ainda faz com que a própria equipe promova a cultura de resultados no seu time.
4. O check-in não deve depender do líder do time
Se você, líder, se ausentar por algum motivo ou sair de férias, o que acontece com o OKR da equipe e com o Check-in?
Já vimos inúmeros casos em que nessa situação, o check-in não ocorreu. Empodere alguém do seu time ou toda a sua equipe para que o rito aconteça, independente da sua presença. O OKR é da equipe e do negócio, não do líder.
5. Não houve evolução no resultado. Preciso fazer check-in?
O ideal é que seja feito mesmo assim, pois isso também promove a transparência e alinhamento.
Se você usa uma ferramenta para gestão dos OKRs, por exemplo, e essa for a situação, quando você não a descreve na ferramenta, a única coisa que fica visível é que o check-in não foi feito.
Isso pode refletir uma indisciplina com o rito, ou que o time não está trabalhando focado no OKR. Se não houve resultado na última semana, faça o check-in da mesma forma, explicando rapidamente o que houve e quais serão as ações para reverter esse cenário nos próximos dias.
6. O aculturamento no OKR leva tempo
Um motivo a mais para você incentivar e cobrar check-in de OKR em dia!
7. Tenha um ritual de acompanhamento que envolva todos os times
Na Feedz, por exemplo, cada líder com a sua equipe, faz o check-in no dia definido e que funciona melhor para cada um.
Porém, toda segunda-feira, temos um ritual onde cada líder apresenta o OKR do seu time e fala sobre os resultados, as dificuldades, o que foi previsto e o que foi realizado na semana anterior e quais são as ações que estão no radar para a próxima semana.
Isso torna a nossa cultura de resultados viva, promove um alinhamento geral dos rumos da empresa e reforça um de nossos valores, de que somos todos importantes. Fica claro para todos que o foco em resultados é parte da nossa cultura.
8. Exemplo de um check-in de marketing
Imagine um time de marketing com o seguinte OKR:
✨ Objetivo: Lotar o Funil de Vendas
⭐ Resultado-chave 1: gerar 3 mil leads qualificados
⭐ Resultado-chave 2: capturar 1.500 prospects através das Landing Pages
⭐ Resultado-chave 3: conquistar 300 MQLs através do site institucional
Temos então o objetivo: Lotar o funil de vendas. Agora, vamos fazer o check-in do resultado chave 1: Gerar 3 mil leads qualificados:
- Qual o resultado buscado? Gerar 3 mil leads qualificados.
- Como eu deveria estar hoje em relação ao resultado? Seria ideal que tivéssemos gerado 1000 leads qualificados até o momento.
- O que foi feito até o momento e quais os resultados obtidos? Fizemos X campanhas e lançamos 1 conteúdo rico, o que gerou mais tráfego e aumentou a quantidade de leads gerados em X%
- Quais foram as principais dificuldades encontradas? Devido a outras demandas que surgiram, tivemos dificuldade em focar nesse KR.
- O que faremos durante essa semana e qual o resultado esperado? Temos programado 2 postagens no blog que devem impactar na geração de leads.
Perguntas frequentes sobre reuniões de check-in de OKRs
Com a preparação e a liderança adequadas, você pode transformar a reunião de check-in OKR em uma ferramenta poderosa para alcançar os objetivos da empresa.
1. O que é uma reunião de check-in OKR?
Uma reunião de check-in OKR é uma reunião regular para avaliar o progresso em relação aos objetivos estabelecidos pela metodologia OKR.
2. Quem deve participar de uma reunião de check-in OKR?
Todos os membros da equipe envolvidos na realização dos objetivos OKR devem participar da reunião de check-in. Preferencialmente toda a empresa.
3. Com que frequência deve ocorrer uma reunião de check-in?
Deve ocorrer regularmente, de preferência semanalmente ou quinzenalmente.
4. O que é uma pauta de reunião?
Uma pauta de reunião é um documento que descreve os tópicos a serem discutidos em uma reunião.
5. Como posso garantir que a equipe esteja engajada na reunião de check-in OKR?
Certifique-se de que todos na equipe tenham um papel claro e definido na realização dos objetivos OKR. Além disso, mantenha a reunião interativa e incentive a participação de todos os membros da equipe.
6. Como posso acompanhar o progresso dos objetivos OKR entre as reuniões?
Estabeleça um sistema claro de acompanhamento de progresso e defina um responsável por cada objetivo. Isso ajudará a identificar desafios precocemente e a tomar ações corretivas.
7. Por que é importante encerrar a reunião de forma positiva e motivadora?
Encerrar a reunião de forma positiva e motivadora ajuda a manter a equipe motivada e comprometida com os objetivos OKR, o que é essencial para alcançar o sucesso a longo prazo.
Lembre-se de que a preparação adequada, a liderança forte e o acompanhamento regular do progresso são fundamentais para o sucesso da metodologia OKR.
Use uma ferramenta para fazer a gestão de OKRs
Com a plataforma da Feedz, você simplifica todo o processo, desde a definição de objetivos claros até o acompanhamento dos resultados, garantindo que seu time esteja sempre na mesma página.
Nossa solução permite criar OKRs de maneira colaborativa, acompanhar o progresso em tempo real e identificar rapidamente pontos de melhoria.
Além disso, os relatórios personalizados ajudam os gestores a tomar decisões mais estratégicas, promovendo um ambiente de crescimento contínuo.
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