Se aprimorar a eficiência e promover transparência na contratação de novos colaboradores são objetivos prioritários para a sua empresa neste ano, então há uma estratégia que não pode faltar: a automatização de contratos.
Embora se aplique a diferentes contextos, essa ferramenta tem se mostrado especialmente valiosa para o RH. Afinal, ao reunir recursos como a assinatura digital, ela simplifica boa parte do processo de admissão de funcionários e contratação de empresas parceiras.
Ficou curioso (a) para descobrir como a tecnologia pode melhorar a gestão de contratos da sua empresa, inclusive no quesito segurança? Então siga em frente! 🙂👇
O que é automatização de contratos?
Se você já está familiarizado com o conceito de automatização, rapidinho vai entender o que é a automatização de contratos: basicamente, ela se refere ao uso da tecnologia para agilizar a criação e gerenciamento desses documentos.
Na prática, essa abordagem visa substituir tarefas manuais e burocráticas, que consomem uma quantidade significativa de horas, por procedimentos mais eficientes. Isso engloba desde a coleta digital de assinaturas até o armazenamento seguro de informações contratuais.
Como mencionamos antes, a automatização de contratos é uma ferramenta valiosa para diversos departamentos das empresas, incluindo o setor Jurídico e de Compras.
Mas, a partir de agora, vamos direcionar nossa atenção para os benefícios que ela é capaz de proporcionar para o RH, principalmente ao tornar mais fácil e eficiente o processo de contratação de pessoal. Bora lá?
Benefícios da automatização de contratos para empresas
Quem trabalha no RH há algum tempo sabe que o processo de admissão de novos colaboradores é bem demandante. Afinal, existem muitas tarefas a serem cumpridas até que a relação empregatícia seja finalmente firmada.
No final desta jornada, está a formalização do contrato de trabalho – etapa que, até pouquíssimo tempo atrás, envolvia a troca de diversos documentos, idas e vindas de papéis e a necessidade de coletar assinaturas físicas.
A automatização de contratos surgiu justamente como uma resposta eficaz a esses desafios, transformando esse estágio complexo em um processo mais ágil e livre de complicações.
Confira, na sequência, os principais benefícios que ela de fato trouxe:
1. Padronização dos processos
Em primeiro lugar, a automatização de contratos possibilita a padronização eficaz dos procedimentos, garantindo que todos os contratos sigam um formato consistente – mesmo que seja necessário personalizar alguns pontos.
No geral, contar com contratos padronizados não apenas melhora a clareza e compreensão das informações, como também facilita a gestão e revisão dos documentos.
2. Aumento de eficiência
O ganho de eficiência em gestão de contratos é, de longe, uma das principais vantagens da automatização. Afinal, como dissemos antes, ela reduz o tempo que era gasto com tarefas manuais.
Por exemplo: se, no passado, o colaborador precisava se deslocar até a empresa para ler assinar o contrato físico, com a automatização isso pode ser facilmente feito de maneira remota.
No fim das contas, automatizar os contratos resulta em processos e contratações mais rápidas, além do aumento geral na eficiência operacional.
3. Redução de erros
Com a padronização e a automatização das tarefas mais burocráticas, a probabilidade de erros humanos durante a criação e gestão de contratos é significativamente reduzida.
Além de aumentar a qualidade final dos documentos, essa é uma vantagem que pode até mesmo evitar complicações legais ou financeiras.
4. Conformidade legal
As ferramentas adotadas nesta frente geralmente contam com recursos que garantem que todos os documentos estejam alinhados com as exigências legais em constante evolução.
Esse é o caso, por exemplo, da Lei Geração de Proteção de Dados (LGPD). Em suma, os softwares de gestão de contratos possuem um alto padrão de segurança, a fim de evitar que dados estratégicos e sensíveis – tanto da empresa, quanto do colaborador – sejam vazados.
5. Experiência do colaborador
A modernização dos processos de contratação, bem como a garantia de que os dados pessoais serão tratados com o cuidado que merecem, tende a melhorar a experiência do colaborador recém-contrato.
De quebra, a adoção da tecnologia em contratos proporciona maior transparência ao processo contratual, permitindo que cada profissional entenda claramente os termos e condições da relação de trabalho.
No fim das contas, isso tende a resultar em um relacionamento mais claro e confiável entre a empresa e o funcionário desde o primeiro momento – o que pode favorecer o engajamento e a motivação dali pra frente!
Como implementar a automatização de contratos
Se os benefícios acima te animaram, então essa é a hora certa de descobrir como implementar a automatização de contratos na sua empresa.
Bom, independentemente do seu segmento de atuação, há duas etapas principais a serem cumpridas para que esse plano se concretize. São elas:
Escolha de ferramentas e plataformas
Atualmente, existem softwares especificamente voltados para a automatização de contratos. Por isso, após entender qual é a real necessidade da sua empresa, o primeiro passo é buscar por uma ferramenta capaz de atendê-la.
Comece realizando uma pesquisa minuciosa das soluções disponíveis no mercado, sempre avaliando suas características, funcionalidades, facilidade de uso, níveis de segurança e suporte ao cliente.
Um bom caminho é optar por ferramentas que sejam flexíveis o suficiente para se adaptar aos diferentes tipos de contratos e que seja escalável para acompanhar o crescimento da sua empresa ao longo do tempo.
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Integração com sistemas existentes
Ao escolher o software, é crucial garantir a compatibilidade com as ferramentas já em uso em sua empresa.
Afinal, a integração harmoniosa entre plataformas é vital para assegurar que a automatização de contratos se integrará perfeitamente ao ecossistema existente.
Lembre-se, portanto, de verificar se a nova solução oferece suporte para integrações eficientes, seja através de APIs robustas ou de conexões simplificadas.
A capacidade de alinhar a automatização de contratos com outros sistemas não apenas visa otimizar a eficiência e favorecer a gestão de informações, como também ajuda a minimizar qualquer impacto nos processos atuais da organização.
Tendências futuras na automatização de contratos
As ferramentas de automatização estão em constante evolução. Por isso, há muitas novidades que vêm sendo desenhadas nesta frente.
Entre as principais tendências para o futuro, está a integração de Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning para aprimorar a análise de contratos, facilitar a identificação de padrões e erros, bem como aprimorar a automatização de tarefas complexas.
Com a crescente preocupação com a privacidade dos dados, espera-se, também, que as soluções de automatização de contratos continuem evoluindo para incorporar medidas de segurança cada vez melhores.
Por último, a funcionalidade de assinatura digital, aliada a recursos de criptografia robusta e métodos avançados de autenticação, deve ganhar uma relevância ainda maior no dia a dia das organizações.
Ao eliminar a necessidade de assinaturas físicas, esse formato de assinatura eletrônica acelera significativamente o ciclo de vida do contrato – algo particularmente benéfico em situações nas quais a agilidade é crucial, como em acordos emergenciais ou na contratação de pessoal.
No fim das contas, a ascensão da assinatura digital como uma tendência na automatização de contratos dos mais diversos tipos aponta para uma revolução positiva na forma como documentos são validados, oferecendo ganhos em segurança e experiência do usuário!
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