As reuniões 1:1 (one on one) são ótimas para que líderes e liderados se conectem. Além disso, são consideradas ferramentas eficazes para que gestores consigam acompanhar o progresso de seus funcionários e orientá-los.
Por parte dos colaboradores, as one to one representam um momento para expressar suas ideias, incertezas, dúvidas e preocupações. Dito isso, já deu para perceber que essas reuniões trazem diversos benefícios, concorda?
No entanto, para extrair o máximo da 1:1, ela deve ser conduzida de maneira organizada. Isso significa criar uma agenda para reuniões one on one. Quer saber como montar a sua? Então, continue aqui com a gente!
Importância das reuniões one on one para o desenvolvimento e a comunicação eficaz entre gestores e colaboradores
Antes de partirmos para como criar uma agenda para reuniões one on one, vale reforçar que elas ajudam os colaboradores a entender suas áreas de melhoria e a reconhecer suas conquistas.
Isso acontece porque durante uma 1:1 o gestor dá um feedback ao seu liderado, o que contribui para o desenvolvimento profissional.
Por meio dessa troca fica mais fácil também ouvir o colaborador e criar planos de desenvolvimento que alinhem os objetivos dele com as metas da empresa. Adicionalmente, facilita a identificação de lacunas de habilidades e necessidades de treinamento.
No que diz respeito à comunicação, as one to one criam um ambiente seguro para trocas, algo essencial para fortalecer a transparência e a confiança entre gestores e funcionários.
Falando em transparência, durante essas reuniões há um alinhamento de expectativas, ou seja, os objetivos são claramente comunicados e compreendidos por ambas as partes. Assim, os dois lados sabem o que se espera de cada um.
Ainda, as reuniões one on one ajudam a resolver conflitos e problemas de forma rápida e direta, antes que se tornem algo mais sério e tragam consequências negativas.
Objetivo de uma agenda estruturada para aumentar a produtividade dessas reuniões
As reuniões one to one são encontros que normalmente duram no máximo 30 minutos e ocorrem semanal ou quinzenalmente. Por se tratar de uma conversa rápida, muitos gestores acham que não é necessário ter uma agenda para realizá-las.
Esse é um grande erro que pode inclusive fazer com que a 1:1 não traga os resultados desejados. Ao criar uma agenda estruturada para as reuniões one on one os gestores não correm o risco de perder de vista o foco da conversa e nem o que esperam obter dela.
Mas para entender a importância de ter uma estrutura para realizar as one to one, dê uma olhada no tópico seguinte:
Benefícios de uma agenda estruturada
Criar uma agenda estruturada para reuniões one on one contribui para manter a conversa na direção certa, garantindo que todos os pontos relevantes sejam abordados no tempo disponível.
Sem essa estrutura, as chances de haver desvios durante a reunião são maiores, pois é bem possível que ocorram discussões desnecessárias e que não ajudarão os colaboradores a se desenvolverem.
Outro benefício de uma agenda é alinhar gestor e funcionário quanto às expectativas e aos resultados desejados. Sabendo do que esperar da 1:1, o líder conduz a reunião de modo a se concentrar nos tópicos mais urgentes e importantes.
Da mesma maneira, o colaborador entende o que deve ser discutido primeiro. A agenda estruturada permite também uma preparação prévia de ambas as partes, tornando as discussões mais fundamentadas e produtivas.
Além do mais, criar uma agenda para reuniões one on one otimiza o tempo utilizado, já que possibilita que líder e liderado identifiquem antecipadamente possíveis problemas e pensem em soluções antes de a reunião acontecer.
Importante mencionar ainda que quando a 1:1 é estruturada, o compromisso com os resultados é maior. Isso porque o colaborador sai de cada reunião sabendo o que se espera dele até o próximo encontro.
Elementos essenciais de uma agenda one on one
Uma agenda one on one conta com alguns elementos essenciais. Eles podem variar de acordo com o objetivo da reunião e o tempo disponível. No entanto, de modo geral é possível aplicar a seguinte estrutura:
Abertura
Os minutos iniciais servem para o líder se conectar com o liderado. Pensando nisso, é o momento de perguntar sobre o bem-estar do colaborador e buscar por atualizações gerais.
Caso não seja a primeira reunião one on one, é importante fazer uma revisão da conversa anterior e pontuar o que foi acordado.
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Reconhecimento e feedback
Feita a abertura, o gestor pode reconhecer as conquistas do colaborador e fornecer feedback positivo e construtivo com exemplos (é importante sempre contextualizar o feedback para não deixar nenhuma dúvida).
Discussão de desafios e problemas
Este é o momento para ouvir o que o colaborador tem a dizer com relação a problemas ou desafios que esteja enfrentando. Em seguida, líder e liderado podem explorar em conjunto possíveis soluções.
Planejamento de ações
Com base nas necessidades identificadas, são definidas as ações específicas que o colaborador e, se for o caso, também o gestor, precisam conduzir para as próximas semanas.
Para não perder o foco, é imprescindível estabelecer metas e prioridades até a reunião one on one seguinte.
O gestor pode também compartilhar as oportunidades de melhoria do profissional, pois isso o ajudará a se desenvolver e a traçar um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).
Encerramento
Ninguém pode sair com dúvidas de uma 1:1. Desse modo, para encerrar a conversa, o líder faz um resumo das principais decisões e ações acordadas e dá a palavra ao colaborador, a fim de que ele possa fazer perguntas ou comentários.
Para dar ainda mais importância à reunião, antes de encerrá-la o gestor já deve agendar quando será o próximo encontro para acompanhamento.
Passo a passo para criar uma agenda one on one
Agora que você viu os elementos necessários para reuniões one on one, veja como criar uma agenda estruturada com o passo a passo que elaboramos:
- Escolha um local e horário: defina quando será realizada a one to one e o local. É importante lembrar que é possível também aproveitar as 1:1 mesmo em home-office. Aqui falamos sobre isso.
- Defina os objetivos: estabeleça o que a reunião deverá atingir, como dar um feedback, discutir desenvolvimento de carreira, tratar questões pontuais, analisar o andamento de um projeto, resolver problemas específicos, entre outros.
- Escolha os tópicos: com base nos objetivos, identifique os tópicos que serão abordados.
- Estruture a agenda: organize a agenda em seções claras, alocando tempo suficiente para cada tópico que será discutido.
- Prepare-se com antecedência: colete todas as informações e dados relevantes para a reunião. Lembre-se de enviar a agenda ao colaborador com antecedência para que ele também possa se preparar.
- Solicite sugestões: inclua o colaborador na elaboração da agenda para garantir que a reunião seja relevante para os dois lados. De tempos em tempos, peça feedback para saber se algo precisa ser melhorado nesses encontros.
Exemplo de modelo de agenda
Com base no que foi explicado até aqui, e para te ajudar, veja um modelo de agenda para reuniões one to one:
Agenda de reunião One-on-One
Data:
Hora:
Participantes: [Gestor] e [Colaborador]
Abertura e Check-in (5-10 minutos)
- Faça perguntas do tipo “Como você está se sentindo em relação ao seu trabalho ultimamente?”, “há algo específico que você gostaria de discutir ou abordar?”.
- Revisão das ações acordadas na última reunião.
Reconhecimento e Feedback (5-10 minutos)
-
- Reconhecimentos das conquistas recentes.
- Feedback positivo com exemplos específicos.
Discussão de problemas (10-15 minutos)
-
- Pergunte quais desafios o colaborador está enfrentando atualmente.
- Discussão de pontos de melhoria (feedback construtivo).
- Possíveis soluções e suporte necessário.
Planejamento de Ações (10-15 minutos)
-
- Oportunidades de desenvolvimento profissional.
- Ações específicas e prazos para as próximas semanas.
- Metas e prioridades até a próxima reunião.
Encerramento e Revisão (5-10 minutos)
-
- Resumo das principais decisões e ações.
- Perguntas ou comentários finais.
- Agendamento da próxima 1:1
Dicas para conduzir reuniões one on one produtivas
Criar uma agenda para reuniões one on one ajuda a mantê-la produtiva. Além disso, existem outras dicas que podem ser seguidas para garantir eficiência durante essas conversas. Anote aí:
- Para construir um relacionamento de confiança e manter uma comunicação contínua, o indicado é agendar reuniões regulares e manter a consistência.
- Ouça atentamente o que os colaboradores têm a dizer. Isso mostra respeito ao profissional e reforça que há um interesse genuíno em ouvi-lo e ajudá-lo.
- A motivação deve estar em primeiro lugar. Mesmo que a 1:1 seja para tratar de assuntos mais difíceis, como a baixa no desempenho, é importante saber como fazer isso de modo construtivo.
- Na hora de definir metas, elas devem ser claras para não dar margem para dúvidas e para que o colaborador saiba exatamente o que se espera dele.
- Embora tenha sido criada uma agenda, é fundamental que haja abertura para ajustes para abordar questões emergentes ou mudanças de última hora nas prioridades.
Conclusão
As reuniões one on one são indispensáveis para criar um ambiente de trabalho saudável, que inspire, motive e engaje os colaboradores. Para não perder nada do que elas têm a oferecer, as agendas estruturadas cumprem um papel importante.
Neste artigo você viu como criar uma, e se você deseja deixá-la ainda melhor, utilize uma plataforma digital, como a Feedz! A nossa ferramenta de 1:1 apoia gestores de várias maneiras, como:
- Garante o registro de todo o processo de reuniões one-on-one, desde a criação de pautas até as anotações privadas, para posterior acompanhamento;
- Centraliza as reuniões em um só lugar com a linha do tempo das 1:1 agendadas e realizadas;
- Permite a criação de one to one por líderes ou liderados;
- Realiza o agendamento das reuniões com antecedência e mantém uma cadência regular para o alinhamento contínuo;
- Integração facilitada com Google Calendar ou Microsoft Calendar;
- Permite que cada one to one seja planejada de um jeito, com a inclusão de tópicos relevantes e específicos;
- Gera relatórios com todas as informações de reuniões realizadas durante determinado período;
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