Admissão: o que diz a lei, regras e como fazer da melhor forma

O processo de admissão é um dos mais desafiadores do RH e departamento pessoal. Além de ele ser o primeiro passo para atender as necessidades da empresa quanto aos colaboradores, a entrada de um novo funcionário passa por muita burocracia.

Em outras palavras, estamos falando de uma atividade de rotina que envolve estratégia e conhecimento das leis trabalhistas. Por isso, ela precisa ser conduzida levando em consideração diversos detalhes.

Com isso em mente, é importante que você conheça quais são os tipos de admissão, como se dá o processo, entre outras coisas sobre o tema. Confira tudo a seguir.

 

O que é admissão?

A admissão de funcionários é o processo que formaliza a contratação de um novo colaborador. Portanto, é a primeira etapa para que um profissional inicie sua jornada na empresa.

Em um processo admissional, o empregador precisa estar bem atento às rotinas e normas que precisa seguir para contratação e registro do vínculo empregatício. 

Tudo está descrito na Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT), que define os direitos e deveres de ambas as partes – empresa e colaborador recém-contratado.

Antes de seguirmos, destacamos que o processo para admitir um novo colaborador é conduzido tanto pelo DP quanto pelo RH. 

Questões burocráticas são responsabilidades do departamento pessoal. Já o recursos humanos cuida da parte humana e de integração (como o onboarding).

 

Quais são os tipos de admissão?

São três os tipos de admissão existentes. Como você pode ver abaixo, elas se diferem com relação às medidas legais envolvidas.

• Tácita: a contratação não é oficializada, nem oralmente, nem de forma escrita. Neste tipo entram os casos de profissionais que contribuem com a empresa quando necessário. Para tal, recebem pelo trabalho prestado e não há contrato assinado.
• Acordo verbal: há uma comunicação oral da admissão, mas como no caso anterior, nenhum contrato é assinado.
• Tradicional: é o tipo de admissão que segue as leis trabalhistas.

 

Qual a importância do processo de admissão?

É no processo admissional que se dá a descoberta de novos talentos e é feita a escolha do colaborador que integrará o quadro de profissionais. Por esse motivo, ele é importante para os resultados da empresa e seu futuro.

Uma contratação errada pode trazer prejuízos ainda no curto prazo. É o caso, por exemplo, de quando percebe-se que o recém-contratado não possui um perfil adequado para a vaga, ou quando o próprio funcionário não se sente bem onde está. 

Quando isso ocorre, a empresa perde tempo e dinheiro, pois precisará ir ao mercado novamente em busca de alguém com mais fit. 

Existe ainda o risco de uma contratação errada causar problemas no clima organizacional, pois acaba afetando o ambiente de trabalho como um todo.

 

Quais são os principais tipos de contrato de trabalho?

Ao admitir um novo funcionário, o departamento pessoal tem algumas possibilidades em termos de contrato de trabalho. Dê uma olhada:

 

Contrato por tempo indeterminado

É o tipo mais conhecido. Como o nome sugere, no contrato por tempo indeterminado não existe prazo para o encerramento da relação de trabalho. 

Destacamos ainda que colaboradores sob este regime de contratação possuem todos os benefícios e direitos estabelecidos pela CLT.

 

Contrato de experiência

Este é também um tipo de contrato de trabalho bem conhecido das empresas. Ele é adotado para avaliar como o recém-contratado realmente se enquadra à função. Em caso afirmativo, ele é efetivado.

De acordo com o Art. 445 da CLT, o período máximo do contrato de experiência é de 90 dias.

 

Contratação temporária

A Lei nº 6.019 esclarece que a contratação temporária é adotada para atender às necessidades transitórias, urgentes e de curto prazo. 

O prazo máximo de adoção deste contrato é de 120 dias (seis meses), consecutivos ou não. A empresa pode prorrogá-lo por mais 90 dias se comprovar as condições de contratação.

 

Trabalho autônomo

No trabalho autônomo não existe um vínculo empregatício e tampouco subordinação. O profissional que atua sob este regime é também conhecido por PJ.

 

Contrato de Estágio

A contratação de estagiários é bem comum em empresas. Neste tipo de contrato não há vínculo empregatício, mas a empresa precisa respeitar três condições:

• A carga horária do estagiário não pode ultrapassar 30 horas semanais; 
• Profissionais que trabalharem por um período superior a um ano devem ter 30 dias de férias; e
• Caso o estágio tenha sido realizado em um período inferior a um ano, o colaborador tem direito a férias proporcionais ao período trabalhado.

 

Menor aprendiz

Este é o tipo de contratação destinado aos jovens entre 14 e 24 anos, com ou sem experiência, que estão matriculados em uma instituição de ensino e têm frequência regular. 

Segundo a Lei da Aprendizagem nº 10.097, a empresa pode contratar um jovem aprendiz por um período máximo de dois anos. Findado esse tempo, é possível realizar a contratação por tempo indeterminado. 

 

Como se dá o processo de admissão?

Para saber tudo sobre admissão você precisa entender como ocorre o processo. Separamos seis etapas principais.

Descrição e divulgação da vaga

Tudo começa com a descrição da vaga, que precisa ser bem detalhada e passar todas as informações necessárias. Do contrário, as chances de atrair perfis incompatíveis são muito altas.

Sendo assim, na hora de redigir a vaga não deixe de descrever as atividades da função, os requisitos necessários para ocupá-la, os benefícios da empresa e sua cultura.

Em seguida, divulgue-a nos canais que a organização utiliza, como site, redes sociais, mural interno etc.

Leia também:

👉Admissão digital: Guia completo para profissionais do RH e DP

👉 Admissão e demissão: qual o passo a passo de cada processo?

 

Entrevistas e seleção do candidato

A vaga foi divulgada e alguns CVs foram selecionados. Agora o próximo passo é realizar entrevistas com cada candidato. 

As etapas para as entrevistas variam de acordo com a empresa. Da mesma maneira, existem aquelas que aplicam testes ou dinâmicas. Independente de como é o processo na sua, lembre-se de ser bem criterioso.

Ao final, é escolhido o profissional que ocupará a vaga. O profissional de RH ou DP entra em contato com ele para negociação do contrato.

 

Elaboração do contrato de trabalho

A partir desta etapa começa a parte burocrática do processo de admissão de funcionários. Com a escolha do profissional que ocupará a vaga anunciada, é necessário redigir o contrato de trabalho que se encaixa às condições de contratação.

 

Realização de anotações na CTPS

Fazer as anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é uma obrigação da empresa. Isso garantirá ao profissional o acesso aos seus direitos. Os seguintes dados devem ser informados:

• Informações do empregador;
• Cargo;
• CBO;
• Localização do colaborador nos livros da empresa;
• Data de admissão;
• Remuneração;
• Condições especiais.

 

Cadastro da admissão no E-Social

O E-Social é a plataforma digital do Governo. Para o cadastro, a empresa precisa enviar os documentos exigidos. 

Lembramos que essa é também uma obrigação da empresa, pois a partir disso o recém-contratado passa a ser registrado no Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal. 

 

Exame admissional

O DP deve encaminhar o contratado para o exame de admissão. Ele é uma exigência da CLT, descrita no Artigo 168. 

Neste exame ocupacional, a empresa se certifica de que o novo colaborador não possui nenhuma doença ou problema de saúde que possa prejudicar o exercício das funções. 

Para o profissional, o exame de admissão serve como respaldo legal no caso de um problema de saúde adquirido no exercício de suas funções.

👉 Saiba mais em: Entenda tudo sobre o exame admissional e a sua importância!

 

Providências adicionais

Além das questões burocráticas, não esqueça de preparar o ambiente de trabalho para o novo funcionário. Para isso, é imprescindível verificar se ele possui os equipamentos necessários para o exercício de sua função e se suas instalações são adequadas.

 

 

O que é uma data de admissão?

A data de admissão é o dia, mês e ano em que um trabalhador começou efetivamente a exercer suas funções na empresa. Ou seja, ela é assinada no primeiro dia de trabalho do funcionário.

 

Como saber a data de admissão?

A data de admissão de um funcionário está descrita em sua CTPS. Para verificarem essa informação, as empresas podem acessar o E-Social. 

 

Quais os documentos para a admissão de novos funcionários?

Todo funcionário CLT que inicia em uma empresa deve antes apresentar os chamados documentos demissionais. A seguir compartilhamos uma lista daqueles que o DP deve exigir:

• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
• Inscrição no PIS/Pasep;
• Foto 3×4;
• Cópia do título de eleitor;
• Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• Cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
• Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
• Original e cópia da carta de referência.

 

Existem ainda documentos que a empresa precisa entregar ao colaborador admitido.

👉 Explicamos tudo neste artigo: Documentos para admissão: quais são, prazos de entrega e regras

 

A admissão mudou com a nova lei trabalhista?

Com a nova lei trabalhista (Lei n° 13.467, de 2017) vieram mudanças nas modalidades de contratação. 

Uma delas é que o trabalho remoto passou a ter previsão legal e contratual. Contratações em regime de produtividade, regime intermitente e regime de trabalho autônomo passarem também a ser permitidas.

Outra mudança da nova lei foi com relação à jornada de trabalho na contratação em regime parcial. Agora, ela deve ter 30 horas semanais, no máximo, sem horas extras, ou 26 horas semanais com até 6 horas adicionais por semana.

Os contratos temporários também foram modificados. Com a nova lei, o prazo para a contratação dos funcionários foi alterado para 180 dias, podendo haver prorrogação de mais 90.

 

Quais os benefícios de um processo bem estruturado?

Um processo admissional bem estruturado traz vantagens como:

 

Redução de custos

O tempo que leva para divulgar uma vaga e efetivamente ter o colaborador trabalhando na empresa varia muito. Em muitos casos o processo de admissão pode durar mais de um mês.

Quanto mais ele demora, mais a empresa está perdendo dinheiro. Além disso, a contratação de um novo funcionário pode ser essencial para tornar uma área mais produtiva.

Um processo bem estruturado também diminui as chances de uma admissão equivocada. Quando um funcionário com um perfil não correspondente assume a vaga, significa que a empresa logo terá que dar início a um outro processo. 

 

Redução do risco jurídico

A etapa admissional é repleta de burocracia. Imagine, por exemplo, deixar de enviar o colaborador ao exame médico, ou de não solicitar algum documento obrigatório.

Tudo isso pode abrir brechas para ações legais contra a empresa. E mais: pode significar prejuízos ao caixa!

Para se ter uma ideia, a perda do prazo de registro do funcionário no e-Social pode resultar em uma multa variando de R$ 800,00 e R$ 3.000,00 por funcionário. 

 

Elaboração da estratégia de negócios

Um processo de admissão bem estruturado ajuda também a empresa a entender o momento certo de contratar mais funcionários, levando em consideração o tempo que ele leva para ser concluído.

Além disso, ajuda a organização a entender quando é o melhor momento de pensar em contratações e quando é preciso dar uma segurada.

 

Reduzir o turnover

Quando os colaboradores estão exercendo uma atividade que lhes corresponde, as chances de eles se manterem satisfeitos no cargo e na empresa aumentam. Isso evita que ocorram demissões por insatisfação ou por não haver um fit com a função.

 

Quais os principais erros em processo de admissão

Como o processo de admissão envolve várias etapas e alguns trâmites legais importantes, pode haver alguns erros no processo. Apesar de “poder”, não significa que “deveria acontecer”, certo?

A fim de ajudar o seu DP a fugir desses erros, elencamos a seguir os principais:

 

Esquecer passos importantes

Conforme procuramos mostrar até aqui, o processo admissional tem muitas etapas. É preciso que todas sejam seguidas corretamente para que nenhuma seja deixada de lado.

Uma dica para garantir que tudo ocorrerá dentro dos conformes é ter um fluxograma de  contratação, contendo todas as etapas, atividades relacionadas, responsáveis e prazos.

 

Descumprir prazos

Existe um prazo para cadastro do novo colaborador no E-Social, outro para assinar a CTPS, outro para solicitar o exame admissional e assim por diante.

O descumprimento de uma data pode acarretar em ações trabalhistas. Por isso, atente-se a eles!

 

Não documentar os atos praticados

A documentação dos atos praticados durante todo o processo de admissão de funcionários ajuda a empresa a encontrar as informações que ela precisa. Isso é especialmente importante no caso de auditorias na área ou até mesmo em ações trabalhistas.

Com a documentação dos atos, fica mais fácil achar os documentos necessários para comprovar que a empresa cumpriu com suas obrigações.

 

Ter uma interação negativa com o candidato

Uma das primeiras imagens que um candidato tem da empresa é na hora da entrevista. Uma interação negativa pode estragar todo o processo por dois motivos.

O primeiro é afastar alguém que seria um bom fit para a vaga. O segundo é fazer com que o candidato saia falando mal da empresa e, assim, danifique a reputação do negócio e afaste outros futuros talentos.

 

Ter a ausência de um plano de integração

O plano de integração faz parte da admissão de um funcionário. Ele ajuda o recém-contratado a entender como o negócio funciona, quem são seus pares e seus superiores, a quem ele deve se reportar em caso de problemas etc.

Esse plano também serve para fazer com que o novo colaborador sinta-se bem acolhido pela empresa. Isso o motiva a vestir a camisa e a ser mais produtivo.

 

Como é o passo a passo do processo demissional?

O melhor processo de contratação não evita a saída de um colaborador da empresa. Por isso, admissão e demissão fazem parte da rotina do DP. 

Como até agora focamos na entrada de novos colaboradores, veremos a seguir o passo a passo do processo de demissão. Acompanhe:

 

Aviso prévio

O aviso prévio é um comunicado antecipado da rescisão do contrato de trabalho sem justo motivo. Existem alguns tipos de aviso:

• Aviso prévio indenizado
• Aviso prévio trabalhado
• Aviso prévio proporcional
• Aviso prévio cumprido em casa

 

👉 Saiba detalhes de cada um deles em: Aviso prévio no pedido de demissão: como funciona e se calcula?

 

Rescisão contratual

A rescisão contratual formaliza o fim do contrato de trabalho. Ela é é citada no artigo 477 da CLT: 

“Na extinção do contrato de trabalho, o empregador deverá proceder à anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social, comunicar a dispensa aos órgãos competentes e realizar o pagamento das verbas rescisórias no prazo e na forma estabelecidos neste artigo. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)”

É nesta etapa que ocorrem as seguintes atividades:

• Identificação do tipo de rescisão;
• Pagamento das verbas rescisórias; 
• Exame demissional; 
• Assinatura do termo de quitação anual; 
• Emissão e assinatura do TRCT (Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho);
• Informar o E-Social sobre o fim do contrato de trabalho.

 

Cadastro no E-Social

O encerramento do contrato de trabalho deve ser informado no E-Social, no evento S-2299.

 

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Dicas para automatizar a admissão de colaboradores

Automatizar a admissão de colaboradores traz vantagens como:

• Eliminação de processos manuais e passíveis de erros;
• Digitalização de processos burocráticos;
• Melhora da experiência do colaborador;
• Redução no custo por contratação;
• Aumento da produtividade dos profissionais de DP e RH.

Para conseguir alcançar a automatização do processo admissional, é necessário que o DP invista em tecnologia.

Além de trazer mais agilidade às atividades de rotina na admissão de um funcionário, contar com o apoio tecnológico simplifica as tarefas operacionais e burocráticas.

Entenda mais sobre como a tecnologia pode melhorar consideravelmente o processo admissional. Veja o que um software de admissão digital pode fazer à sua empresa.