Relatório de avaliação de desempenho do colaborador: como fazer?

Você, como profissional de RH, quer contribuir para aumentar a performance individual e os resultados gerais da sua empresa. Em uma rápida pesquisa você encontra sobre a avaliação de desempenho.

Você logo percebe que a metodologia ajuda a atingir esses (e outros) objetivos. Contudo, para isso, é fundamental que o processo seja bem executado do início ao fim. Isso inclui o relatório de avaliação de desempenho.

Quer saber mais sobre o assunto e arrasar nos relatórios? Acompanhe!

O que é um relatório de avaliação de desempenho?

O relatório de avaliação de desempenho é um documento que proporciona aos gestores uma visão dos resultados obtidos a partir das respostas dadas na avaliação. 

Nele estão registradas as informações relacionadas à produtividade, aos pontos fortes e fracos, competências, comportamentos e habilidades do profissional em um certo período de tempo.

Elaborá-lo traz vantagens como:

• Reduz as chances de erros nas tomadas de decisão;
• Facilita a análise dos resultados;
• Contribui para feedbacks construtivos;
• Oferece uma visão macro do ambiente de trabalho e dos processos internos.

Para que serve um relatório de avaliação de desempenho?

O relatório de avaliação de desempenho é indispensável para dar um panorama da performance dos colaboradores. Isso tanto se tratarmos de um nível individual quanto corporativo. Também serve para medir o nível de talento dos profissionais.

Por meio de gráficos, tabelas ou textos, após uma análise minuciosa, o RH e os gestores conseguem tomar decisões baseadas em dados, o que garante mais precisão nas ações que serão executadas.

Desse modo, o relatório de avaliação de desempenho pode ser usado para diversos fins, como:

• Elaborar um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI);
• Verificar lacunas de treinamentos;
• Identificar falhas ou gargalos em processos internos para melhorá-los;
• Alinhar objetivos individuais com os objetivos da empresa;
• Criar um ambiente de trabalho saudável.

Outra finalidade desses relatórios é detectar problemas que possam ocorrer ou que já estejam interferindo de alguma maneira na performance das equipes. 

Por exemplo, se ao analisar o instrumento for percebido que o índice de desempenho está baixo, é preciso analisar o que está causando o problema. 

Pode ser a falta de ferramentas adequadas para trabalhar, um problema no local de trabalho, a insatisfação com o salário ou qualquer outro motivo. 

O que queremos dizer com isso é que o relatório de avaliação de desempenho do funcionário serve como ponto de partida para tomadas de decisão quanto às ações a serem tomadas.

Como fazer um relatório de avaliação de desempenho?

O primeiro ponto a entender sobre como fazer relatório avaliativo de desempenho de funcionário é que ele precisa conter as informações essenciais para a análise de performance.

Essas informações precisam estar disponíveis em dados acionáveis, isto é, em dados que possibilitam a análise e posterior elaboração de um plano de ação. 

Mas para ajudar você mais concretamente a elaborar um relatório, confira estes passos:

Definição dos critérios de avaliação

A avaliação de desempenho pode ser feita de várias maneiras. Existe a avaliação por competência, a avaliação por objetivos, a autoavaliação, avaliação de experiência, entre outras.

De acordo com o método utilizado serão avaliados tais ou tais itens. Sendo assim, com base nos critérios analisados, o primeiro passo é definir os objetivos com o relatório. 

Defina os KPIs

Os KPIs são os indicadores de desempenho. O RH os utiliza por diversos motivos, como para medir o clima organizacional, a efetividade no recrutamento e seleção, o índice de absenteísmo, o nível de motivação dos funcionários, entre outros. 

Com base nos objetivos definidos, é necessário definir os KPIs que serão avaliados, pois isso determinará quais informações serão indispensáveis no relatório. Para saber mais sobre os indicadores de desempenho, acesse:

👉 15 indicadores de gestão de pessoas essenciais para o RH

Estruture os dados

Após as avaliações de desempenho terem sido preenchidas, é preciso pegar as respostas e estruturá-las no relatório. Isso deve ser feito de modo a possibilitar que os dados sejam facilmente interpretados. 

Uma dica aqui é fazer o registro de maneira padronizada. Isso garantirá que o relatório seja claro, organizado e fácil de ser consultado em avaliações futuras ou para fins de tomada de decisões.

Na hora da elaboração do documento, existem duas possibilidades. A primeira é montar uma planilha e manualmente inserir os resultados das avaliações. 

No entanto, tenha em mente que além do tempo levado para concluir a tarefa, é preciso ter muita atenção para evitar erros que possam levar a interpretações de resultados falhos.

A segunda é contar com ferramentas que geram relatórios automaticamente após as avaliações de desempenho dos funcionários terem sido concluídas. Nesse caso, tudo é feito sem erros e agilmente. 

O que é apresentado no relatório?

Você viu como fazer relatório avaliativo de desempenho de funcionário e o que ele deve conter. Um erro muito comum é achar que quanto mais informações serem disponibilizadas, melhor.

É preciso ter muito cuidado com isso, pois dados demais podem dificultar as interpretações e até mesmo as tomadas de decisão. Por isso, para saber como elaborar um relatório de um funcionário, tenha em mente a máxima “menos é mais”.

Lembra dos objetivos definidos anteriormente? Eles devem ser os norteadores do que será mostrado no relatório. 

Mas pensando de uma forma mais geral, os relatórios sobre avaliação de desempenho costumam trazer dados referentes a:

• Produtividade e qualidade no trabalho;
• Capacidade de colaboração e trabalho em equipe;
• Competências e habilidades técnicas;
• Profissionalismo e atitude;
• Capacidade de aprendizado e adaptação.

Os itens acima são considerados essenciais ao avaliar o desempenho de um funcionário.

Como usar os dados apresentados no relatório?

Os dados contidos no relatório devem ser avaliados pelo RH e pelos gestores. Podem ser feitas duas análises:

• Uma mais global, para entender como está a organização em questões como produtividade das equipes, competências dos colaboradores, nível dos talentos, ambiente de trabalho etc.
• Uma mais específica, olhando individualmente para cada colaborador e verificando lacunas, pontos de melhoria e destaques.

Olhando para ambas as análises, a gestão de pessoas toma decisões sobre treinamento e reconhecimento. Para este último, é importante considerar  bônus e promoções.

Do ponto de vista dos gestores, com o resultado em mãos eles têm a função de dar o feedback a cada funcionário. Essa é uma etapa que, dependendo do caso, pode ser complicada.

Entretanto, vale lembrar que a avaliação de desempenho não deve causar tensão. Por isso, a conversa entre líder e liderado deve ser guiada de maneira construtiva. Neste artigo você encontra bem detalhadamente como estruturar um feedback.

Os dados do relatório são utilizados também para a elaboração do PDI. É a partir das informações extraídas que podem ser definidas as metas de desenvolvimento profissional reais.

👉Exemplos de PDI para usar no seu desenvolvimento individual

Como automatizar o relatório de desempenho?

Um sistema de avaliação de desempenho robusto é capaz de automatizar os relatórios feitos após os colaboradores responderem os questionários.

Com o software da Feedz, por exemplo, é possível gerar até oito relatórios automáticos, o que possibilita análises completas e devolutivas mais rápidas. A ferramenta também otimiza a elaboração das avaliações em si, pois ela permite que o usuário:

• Defina critérios, competências, pesos e pontuações;
• Personalize com as cores da empresa e faça calibragem em massa;
• Execute vários ciclos de avaliação de forma simultânea.

Na hora da devolutiva, os clientes que usam a Feedz têm acesso sem custo ao relatório 9 Box. Ele serve para auxiliar nas tomadas de decisão quanto aos funcionários que podem ser promovidos, receber treinamentos e assumir novos projetos. 

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