Quando o assunto é Gestão de Qualidade, a Certificação ISO 9001 se destaca como uma das normas mais conhecidas e abrangentes. Mas, ainda que ela seja tão popular, pouco se fala sobre o papel que o setor de RH desempenha na obtenção e manutenção dela.
Para alcançar altos padrões de qualidade em processos, produtos e serviços, é preciso contar com o apoio de pessoas. Justamente por isso, a ISO 9001 reúne requisitos especificamente voltados para o fortalecimento da relação entre empresas e colaboradores.
Se você é um profissional de RH e ainda não conhece muito sobre esse certificado, chegou a hora de entender qual é a importância dele para as organizações e como a sua área pode ajudar a conquistá-lo. Vamos nessa!
O que é ISO 9001?
Para que o RH possa apoiar as empresas a estarem em conformidade com a norma ISO 9001, o primeiro passo é compreender do que ela trata. Então vamos lá!
A ISO 9001 é uma norma internacional voltada para a construção de sistemas de gestão da qualidade, que foi desenvolvida pela International Organization for Standardization (ISO) em 1987.
Em linhas gerais, ela estabelece os critérios que as organizações devem adotar na busca pela melhoria contínua de seus processos, produtos e serviços. E o mais legal é que a ISO 9001 pode ser aplicada em negócios de todos os tamanhos e áreas de atuação.
Quando a empresa está em conformidade com os requisitos da norma, que incluem desde o monitoramento e controle dos processos até a gestão inteligente de recursos humanos e materiais, ela pode receber a certificação ISO 9001.
Por que o certificado ISO 9001 é importante para as empresas?
Se você pesquisar por “ISO 9001 – certificação”, verá que muitas fontes apontam para o mesmo fato: o principal objetivo da norma é melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelas empresas, beneficiando a satisfação do cliente na ponta.
Não por acaso, a sua obtenção é considerada um diferencial competitivo e tanto. E isso, por sua vez, se mostra especialmente relevante no cenário competitivo que organizações dos mais diversos segmentos enfrentam.
Na prática, receber a certificação ISO 9001 é sinônimo de:
- Aumento da credibilidade e confiança por parte de clientes, parceiros comerciais e demais partes interessadas, fortalecendo a reputação da organização no mercado;
- Processos mais controlados, que refletem na redução de erros, retrabalho e reclamações dos clientes;
- Maiores chances de compreender e atender as necessidades e expectativas dos clientes de forma consistente;
- Fortalecimento de uma cultura organizacional voltada para a melhoria contínua;
- Aumento da eficiência operacional, que se dá por meio da padronização de processos e a gestão aprimorada dos recursos.
Viu só? São muitos os motivos que levam as empresas a buscarem a certificação. Juntos, os benefícios que a ISO 9001 traz podem levar ao crescimento sustentável dos negócios!
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O papel do RH na obtenção da certificação ISO 9001
Agora, sim, chegou a hora de nos aprofundarmos na relação entre a ISO 9001 e a gestão de pessoas, que se dá principalmente pelo seguinte: se os colaboradores não comprarem a ideia, será praticamente impossível colocar as diretrizes da norma em prática.
Esse é um fator tão importante que o engajamento de pessoas é um dos princípios da gestão de qualidade. Além disso, há três requisitos da ISO 9001 que estão diretamente atrelados a ele.
Os requisitos em questão dizem que as organizações devem:
- Determinar e prover as pessoas necessárias para a implementação eficaz do seu sistema de gestão da qualidade e para a operação e controle de seus processos;
- Definir e desenvolver as competências necessárias das pessoas que trabalham sob o seu controle, que afetem o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade;
- Assegurar que os colaboradores estejam conscientes sobre a política da qualidade e sobre a contribuição deles para a eficácia do sistema de gestão da qualidade.
Levando esses três pontos em conta, o RH assume um papel bastante estratégico na obtenção da certificação ISO 9001, principalmente quando se trata de garantir que todos os colaboradores conheçam os requisitos da norma e possuam as competências necessárias para atendê-los.
Além disso, os profissionais da área também podem atuar como agentes de mudança, ajudando a promover uma cultura de melhoria contínua e incentivando o engajamento dos funcionários na identificação de oportunidades de aprimoramento e na implementação de soluções inovadoras.
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Como obter a certificação ISO 9001: passo a passo
Como você deve ter percebido até aqui, o processo de certificação ISO 9001 envolve muitas frentes. Mas, para simplificar a sua jornada, vamos listar abaixo os principais passos que as empresas devem trilhar:
1. Estude os requisitos da ISO 9001
Familiarizar-se com os requisitos e diretrizes estabelecidos na norma ISO 9001, a fim de compreender as políticas e procedimentos necessários para a sua implementação, é o primeiro passo dessa trajetória.
A boa notícia é que, se você está aqui, é porque já começou a dá-lo!
2. Avalie sua situação atual
Depois de se inteirar sobre o que diz a ISO 9001, a empresa deve realizar uma análise interna para identificar as lacunas existentes em relação aos requisitos.
Para isso, vale a pena analisar os processos, documentação, treinamentos e todos os outros recursos disponíveis na organização.
3. Inicie o planejamento
Com base na análise da situação atual, já será possível desenvolver um plano de implementação da ISO 9001. O segredo para preencher as lacunas identificadas na etapa anterior é definir objetivos claros e estabelecer metas mensuráveis.
Além de definir que serão as pessoas que puxarão esse processo, a empresa também pode contar com o auxílio de consultorias especializadas neste tipo de certificação para chegar mais rápido ao resultado esperado.
4. Implemente o sistema de gestão da qualidade
Na sequência, a missão é desenvolver e começar a implementar as políticas, procedimentos e controles necessários para atender aos requisitos da certificação ISO 9001.
Em geral, isso inclui a documentação de processos, a criação de registros e a padronização de práticas. Mas outro ponto que faz toda a diferença é o treinamento e a conscientização dos funcionários.
Como dissemos antes, é fundamental que o time receba os recursos necessários para entender o papel de cada pessoa no sistema de gestão da qualidade e possua as competências-chaves para atender aos padrões estabelecidos.
5. Realize uma inspeção interna
Assim que a implementação for iniciada, é recomendável realizar auditorias internas periódicas para avaliar a conformidade do sistema de gestão da qualidade com os requisitos da certificação ISO 9001.
O objetivo desta inspeção é identificar não conformidades e implementar ações corretivas para resolver os problemas encontrados antes que eles se tornem ainda maiores.
6. Contrate uma auditoria de certificação
Após aparar todas as arestas, a empresa estará pronta para contratar um organismo certificador independente.
É ele quem vai avaliar se o sistema de gestão da qualidade da sua organização está em conformidade com a norma e, se sim, conceder a certificação.
Vale dizer que, após receber a certificação ISO 9001, as empresas devem passar por novas auditorias a cada três anos. Por isso, é fundamental seguir monitorando os processos, analisando os indicadores de desempenho e promovendo melhorias.
E aí, pronto para colocar a mão na massa? Esperamos que sim!
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