FTE (full-time equivalent): Como calcular e usar na gestão de RH

Você saberia dizer qual é a capacidade produtiva de sua empresa? Será que precisa de mais talentos para tornar o time mais eficiente? Quem dá a resposta para essas e outras perguntas é o indicador FTE.

Sigla para Full-Time Equivalent, a métrica FTE ajuda negócios de todos os portes a melhor organizarem a força de trabalho.

Para o RH, ela é uma das mais seguras para decidir se há ou não a necessidade de admitir novos funcionários. E essa métrica se torna ainda mais poderosa quando utilizada em conjunto com a avaliação de desempenho.

Se você ainda não aplica esse indicador na sua empresa, reserve alguns minutos neste artigo. Nas próximas linhas, entenda o que é e como funciona o FTE.

O que é FTE em recursos humanos e por que é importante?

O FTE, que em uma tradução literal significa Tempo Integral Equivalente, é um KPI que ajuda a medir o tempo de produtividade de cada colaborador.

Ele nada mais é do que um cálculo das horas de trabalho dos funcionários.

Ao analisá-lo, é possível identificar o número de profissionais que uma empresa pode contratar e o número de horas que eles devem trabalhar. 

Por meio do cálculo das horas trabalhadas x total de horas contratadas, os gestores conseguem ainda ter uma ideia clara do tempo de produtividade semanal, mensal e anual de cada talento e analisar o desempenho individual e do time.

Para o RH, o FTE é importante por diversas razões, como veremos mais adiante. Mas para já ter uma ideia, esse KPI melhora a tomada de decisão quanto à necessidade de contratações e até de demissões. Ou seja, ajuda na gestão de custos de mão de obra. 

Além disso, o KPI auxilia o RH a:

• Definir estratégias de retenção de talentos;
• Monitorar a carga de trabalho;
• Entender se há necessidade de ajustar a estrutura organizacional;
• Identificar a aderência dos colaboradores às funções que eles exercem;
• Entender motivos que podem levar ao baixo desempenho;
• Verificar o impacto das ausências.

👉 Como implementar KPIs na estratégia de Recursos Humanos
👉 11 Principais Indicadores de Avaliação de Desempenho

Como calcular o FTE

O cálculo do FTE empresa é simples. Dê só uma olhada na fórmula:

FTE = Horas de trabalho de um colaborador / Limite de jornada em tempo integral

A fim de realizar o cálculo corretamente, é necessário incluir as férias, os feriados e as faltas justificadas. 

Para exemplificar, vamos considerar o FTE individual de dois colaboradores. 

A primeira funcionária é Ana, que possui uma jornada de trabalho de 40h. Dessas, semanalmente ela trabalha 30h. Sendo assim, temos: 

FTE: 30/40 = 0,75 ou 75% de full-time equivalent

O segundo é Paulo, que em uma jornada de meio período (20h semanais), cumpre 18h. Veja como fica o cálculo do FTE:

FTE: 18/20 = 0,9 ou 90% de full-time equivalent

O gestor de Ana e Paulo deseja comparar os FTEs com as tarefas que precisam ser entregues. Para isso, deve-se colocar na conta as pausas para o cafézinho, idas ao banheiro etc. 

Nesse sentido, uma boa prática é considerar 15% de perda no full-time equivalent.

Voltando aos exemplos, temos:

• Ana: FTE de 60%
• Paulo: FTE de 75%

Na prática, significa dizer que se Ana precisa entregar 10 tarefas, em uma semana ela conseguiria entregar, em média, 6. Já Paulo é capaz de entregar cerca de 7,5 tarefas.

Aplicações práticas do Full-time Equivalent em RH

O RH precisa olhar para o FTE com bastante carinho e atenção. Isso porque o indicador fornece insights importantes para a definição de estratégias que fazem parte da rotina dos profissionais de recursos humanos. 

Veja só algumas aplicações práticas de aplicação do FTE employee:

Contratação – Como o FTE pode ajudar a decidir se é necessário contratar mais funcionários?

Ao analisar o FTE é possível saber se há necessidade de contratar mais talentos para aumentar a produtividade e/ou reduzir a sobrecarga.

Por exemplo, se os colaboradores de uma equipe não conseguem atender à demanda e estão com um bom FTE, pode ser um indício de que o time precisa de mais mão de obra.

O indicador é útil também na previsão de futuras necessidades de pessoal com base nos planos de expansão. O motivo é que, ao analisar dados históricos e projeções de crescimento, é possível estimar o aumento esperado na carga de trabalho.

Se a carga projetada for superior à capacidade atual, o RH pode começar a se preparar para a contratação de mais funcionários que darão conta do crescimento esperado (e, consequentemente, do aumento de demanda).

Planejamento de Orçamento – Como o FTE pode ajudar no planejamento e na alocação de recursos?

Para a gestão do orçamento, a métrica FTE traz informações bastante úteis. A partir do momento que cada área sabe do full-time equivalent necessário para o cumprimento das atividades, é possível analisar a necessidade de novos recursos.

Com essa informação, o RH é capaz de estimar os custos com as contratações futuras e alocar a mão de obra de modo mais eficiente.

O indicador também pode ser usado para determinar o tamanho de uma equipe com base nas metas e na carga horária de trabalho. Muitas vezes, ele mostra que um time mais enxuto pode trazer os mesmos resultados. 

Adicionalmente, a análise do FTE contribui para identificar a necessidade de alocação de recursos. É o caso de quando uma equipe não está trazendo os resultados esperados, mas possui um bom índice de full time equivalent.

Gestão de Tempo – Como o FTE pode ajudar a avaliar a carga de trabalho e a necessidade de horas extra

Tendo como base o FTE de cada membro da equipe, e verificando o quanto os colaboradores conseguem entregar durante a jornada de trabalho, é possível avaliar se a carga de trabalho está mal distribuída.

Do mesmo modo, esse KPI indica a necessidade ou não de horas extras, permitindo à empresa se planejar financeiramente para isso.

Erros comuns ao calcular e usar o Full-time Equivalent e como evitá-los

Existem alguns erros comuns que precisam ser evitados na hora de calcular e analisar o FTE. Elencamos três:

1. Não considerar a capacidade individual dos funcionários

Entenda que cada funcionário possui habilidades e experiências diferentes. Ao analisar o FTE de cada colaborador, não olhe apenas para o resultado da métrica, mas também verifique o nível de capacidade que ele possui.

Aliás, essa análise pode mostrar que determinado funcionário precisa de capacitação ou até mesmo que ele não está exercendo uma função correspondente ao seu perfil.

Portanto, nunca olhe apenas o número encontrado no FTE, mas, sim, procure entender o porquê de tal resultado.

2. Não verificar regularmente o FTE

Um outro erro comum é não calcular o FTE com frequência, pois o indicador altera conforme as demissões e contratações vão acontecendo. A sazonalidade, as promoções e mudanças no escopo das funções também influenciam.

Isso pode trazer uma falsa impressão das necessidades de pessoal e também da carga de trabalho de cada colaborador. Para evitar cair nesse erro, defina uma frequência de revisão e atualização do FTE.

3. Não contabilizar funcionários de meio período

O FTE é válido também para os funcionários de meio período. Por esse motivo, para obter uma análise precisa da capacidade de produtividade de cada equipe, certifique-se de contabilizar não apenas os profissionais em tempo integral.

Vale ressaltar que além dos trabalhadores em meio período, é fundamental levar em consideração também as contratações temporárias.

Por fim, como você pode ver, o Full-time Equivalent é uma ferramenta para melhorar tanto a gestão quanto o planejamento. 

Por fornecer uma visão quantitativa das necessidades de pessoal e da capacidade das equipes, o FTE possibilita uma alocação mais inteligente de recursos. 

Agora que você já conhece o potencial do FTE, que tal começar a implementá-lo em sua empresa? A primeira etapa para isso é ter um processo de avaliação de desempenho bem estruturado.

Para ajudar você nessa missão, nós da Feedz temos a solução perfeita que pode ser personalizada para atender às necessidades específicas da sua organização.

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