A transformação digital ocorre de diferentes maneiras em cada área de uma empresa. Para os profissionais de recursos humanos (RH) e departamento pessoal (DP), uma maneira de exemplificar essa transformação está no holerite digital.
Você sabia que um sistema de holerite online pode trazer economia de tempo e dinheiro na hora de calcular e emitir as folhas de pagamentos?
A seguir, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o tema. Boa leitura!
O que é holerite digital?
O holerite digital é um documento online que tem as mesmas funções de uma folha de pagamento impressa. Em outras palavras, ele serve para comprovar os proventos pagos para cada colaborador por suas funções exercidas.
Assim como na versão impressa, a versão digital também reúne informações como dados da empresa e do funcionário, valor do salário bruto, quantidade de dias trabalhados, especificação da base de apuração dos impostos relacionados, entre outras.
A diferença é que o holerite virtual fica disponível digitalmente. Desse modo, ele dispensa as impressões em A4 ou papel contínuo.
O holerite digital é permitido por lei?
Sim, o holerite digital é permitido por lei.
É comum muitos profissionais de DP e RH se perguntarem se o holerite online é válido perante a lei. A resposta está no artigo 464 da CLT, o qual cita que:
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
Colocando em outros termos, uma vez realizado o depósito bancário dos pagamentos dos funcionários em conta salário, o recolhimento da assinatura dos funcionários não é obrigatório. Isso porque o próprio comprovante já vale como recibo.
Na prática, o artigo 464 deixa claro que o holerite digital é permitido por lei.
Mas, por que substituir a versão impressa pela virtual? A resposta você encontra abaixo.
Quais os benefícios do holerite digital para a empresa?
Para começar, o sistema de gestão de holerites online traz muito mais praticidade para os departamentos de RH e DP. Além disso, a versão online da folha de pagamento permite um melhor controle financeiro.
Outras vantagens do holerite digital são:
1. Redução de erros
Como a emissão dos holerites virtuais está ligada a um sistema que automatiza todo o processo, o índice de erros na folha de pagamentos reduz consideravelmente.
O motivo é que o próprio sistema já digitaliza as informações dos colaboradores. Ele também faz o controle da jornada de trabalho de cada funcionário e contabiliza as horas trabalhadas, já considerando os cálculos de horas extras e os descontos.
2. Relatórios otimizados
Graças ao sistema de gestão de holerites, os profissionais de RH e DP têm acesso à emissão de relatórios de cada colaborador ou área da empresa. Baseando-se nesses dados, os gestores analisam com mais precisão os gastos com folhas de pagamentos.
Esse tipo de informação pode facilitar e tornar mais rápido o controle orçamentário.
3. Otimização do tempo
Um dos principais ganhos com a adoção do holerite digital é na eliminação de atividades como: cálculos de cada folha de pagamento, emissão do documento, impressão, distribuição e coletas de assinatura.
Ao deixar todo esse processo com um sistema, os profissionais responsáveis pelas rotinas do departamento pessoal e do setor de recursos humanos conseguem focar em atividades mais estratégicas. Consequentemente, podem trazer mais resultados para a empresa.
4. Economia
Com o holerite digital a empresa não tem gastos com papel e nem com a tinta para impressora. Só isso pode contribuir – e muito – para a redução de gastos no RH e DP.
Além da economia em termos monetários, a empresa ganha em espaço, pois não precisa mais manter um local para armazenagem de documentos.
Quais os benefícios do holerite online para os colaboradores?
A adoção do holerite virtual não traz ganhos somente para as empresas. Ao terem acesso à folha de pagamento online os colaboradores têm vantagens como:
1. Acesso facilitado às informações
Como os dados referentes às folhas de pagamentos são disponibilizados no ambiente online, o acesso a eles é facilitado. Isso porque, ao invés de o colaborador precisar se dirigir ao departamento de RH ou ao DP, ele pode encontrar o que procura em poucos cliques.
Vale destacar que em um sistema de gestão de holerites tanto a folha de pagamento vigente quanto as antigas são facilmente acessíveis.
2. Armazenamento facilitado
Da mesma maneira, o funcionário pode optar por salvar os holerites em uma pasta no seu computador pessoal ou na nuvem. Isso elimina pilhas desnecessárias de papel, as quais fazem mal ao meio ambiente.
Destacamos ainda que, para os que desejam imprimir seus holerites, muitas plataformas de gestão de holerite oferecem essa possibilidade.
3. Relação transparente
Essa vantagem tem a ver com as duas citadas. A partir do momento que os colaboradores podem acessar suas folhas de pagamento quando e de onde quiserem, a relação entre eles e a empresa fica muito mais transparente.
Isso aumenta também o nível de confiança dos funcionários, o que pode contribuir para garantir uma boa taxa de retenção de talentos.
Holerite digital: 5 principais dúvidas e respostas sobre o assunto
Após entender bem o que é holerite digital e as principais vantagens do formato para empresas e colaboradores, selecionamos cinco dúvidas muito comuns sobre o tema. Veja:
1. A empresa pode emitir somente o holerite online?
Como o holerite digital é permitido por lei, a empresa pode optar por eliminar a versão impressa e contar somente com a virtual. No entanto, para que isso seja possível, os colaboradores precisam ter acesso aos computadores no ambiente de trabalho.
Do contrário, a empresa deve imprimir a folha de pagamento aos funcionários que não conseguem acessá-la digitalmente. Além disso, existem as Convenções Coletivas de Trabalho, as quais podem possuir regras específicas quanto a isso.
2. O holerite online é seguro?
De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709), as informações dos colaboradores devem ser sigilosas, o que inclui os dados disponíveis nos holerites. Portanto, graças à Lei, todos os sistemas de gestão de holerite precisam garantir essa segurança.
3. Como é o acesso ao holerite digital?
Quando a empresa opta pela versão online da folha de pagamento é comum que colaboradores façam a pergunta: “como ter acesso ao meu holerite?”.
No caso de empresas que adotam um sistema de gestão de holerite, o colaborador tem acesso ao documento a partir de um login e uma senha.
Outra maneira de disponibilizar a folha de pagamento no formato digital é por meio de e-mail encaminhado pela própria empresa. Nesse caso, o acesso é diretamente no endereço eletrônico corporativo utilizado pelo funcionário.
4. É necessário coletar a assinatura de cada funcionário?
Conforme comentamos, o artigo 464, parágrafo único da CLT, cita que se os pagamentos forem realizados em conta salário, o próprio comprovante de depósito já vale como recibo.
Todavia, para as situações em que os pagamentos não sejam realizados por depósito, a empresa precisa coletar a assinatura de seus funcionários. Isso pode ser feito digitalmente.
5. No caso de desligamento de funcionário, o holerite digital precisa ser mantido?
A partir do momento que um colaborador é desligado, a empresa não é obrigada a manter o holerite no formato digital. No entanto, a informação digital deve ser mantida sob sua guarda.
Importante lembrar que, caso o ex-funcionário necessite uma cópia dos holerites, a empresa deve ser capaz de fornecê-la.
Lançamento: Curso Departamento Pessoal de Sucesso
E nosso curso tá on! A Feedz reuniu grandes profissionais da área em um curso que vai desmistificar as burocracias e simplificar os processos do Departamento Pessoal. Aperte no banner abaixo para se inscrever: é gratuito e com certificado!
O que você achou de aprender mais sobre o holerite digital? Se este artigo foi útil para você, compartilhe-o em suas redes sociais.
Uma resposta
Excelente conteudo muito bom