Admissão digital é uma forma de otimizar o processo de contratação de novos colaboradores através de tecnologia. Sendo realizada de maneira totalmente remota, a modalidade contratual vem ganhando cada vez mais espaço no meio corporativo.
Ao automatizar as etapas admissionais de um funcionário, a área de Departamento Pessoal de uma empresa pode economizar tempo e reduzir custos com armazenamento de documentos físicos. É justamente isso que a admissão digital propõe.
A seguir, vamos explicar como é realizada a admissão digital, seus benefícios e os principais motivos para profissionais de RH aderirem ao modelo de contratação.
Como funciona a admissão digital?
De forma resumida, a admissão digital é inteiramente realizada através de um software de gestão de RH, que possibilita o cadastro, o envio de documentos e a assinatura de contratos pelas duas partes. Tudo em um único lugar e de maneira online.
Sem a exigência de presença física, o processo passa a ser mais rápido, facilitando o início das atividades do novo colaborador. Além disso, é uma maneira totalmente segura de salvar os dados cadastrais e os documentos necessários de todos os contratados.
O procedimento para este tipo de contratação é bastante simples e pode ser concluído em alguns passos. Veja a seguir:
- Primeiro é encaminhado um formulário com todas as informações sobre a vaga para o futuro contratado. Neste momento, o recrutador compartilha quais serão as atividades desempenhadas na função, o valor do salário, os benefícios corporativos e o horário de expediente.
- Na sequência, o candidato envia os documentos solicitados e é feita uma análise automatizada para verificar se estão de acordo com as obrigações exigidas por lei.
- Em seguida, o RH dá continuidade na parte fiscal de contratação, mantendo as informações do novo colaborador em uma nuvem, junto com os dados de todos os outros funcionários.
- Por último, as duas partes realizam a assinatura eletrônica do contrato, válida juridicamente e em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Pronto! Está realizada a admissão digital. De forma simples, todo o processo é reduzido a alguns dias e o novo colaborador é liberado para iniciar suas atividades o mais breve possível.
Quais são os benefícios de uma admissão digital?
A automatização de processos administrativos se mostra eficaz tanto para as organizações, quanto para os seus colaboradores. Tecnologia e inovação andam juntas, auxiliando no crescimento de todos os setores do mercado de trabalho.
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A otimização de tempo é a primeira vantagem que se nota ao implementar a admissão digital como processo padrão em uma empresa. Mas além de reduzir prazos, esse tipo de contratação traz muitos outros benefícios. Conheça alguns deles:
1. Praticidade
Ao transformar o processo de contratação em passos digitais, o profissional de RH ganha tempo tanto na seleção do candidato, quanto na parte burocrática da contratação.
Com todos os documentos necessários sendo entregues, analisados e assinados remotamente, além de diminuir o tempo do procedimento, é possível trabalhar em estratégias de integração mais humanas e acolhedoras no ambiente de trabalho que esse novo funcionário vai encontrar.
2. Segurança
Optando pela admissão digital, é necessário escolher as ferramentas certas para atingir bons resultados. Isso significa que é muito importante ter conhecimento sobre o software que será usado em todo o processo.
Uma boa ferramenta será capaz de armazenar todos os dados de forma segura e em um local apropriado. De maneira online, as informações podem ser acessadas mais rapidamente, ao mesmo tempo em que são mantidas em segurança.
Outra parte importante é a integração com o eSocial. Os softwares de gestão de RH voltados para admissão são preparados para integrar automaticamente o envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao sistema do Governo Federal.
3. Redução de custos
Após iniciar a admissão digital,é possível observar imediatamente a diminuição de custos com impressão e transporte de documentos. Mas a longo prazo, percebemos que o processo pode trazer muito mais vantagens relacionadas aos gastos regulares.
Algumas ferramentas oferecem a opção de publicação de vagas, seleção de candidatos e até agendamento de entrevistas, tudo de forma online. Com isso, também é possível diminuir tempo de trabalho com essas tarefas, podendo se dedicar a outras atividades.
Além disso, a admissão digital também diminui os riscos de falhas manuais e operacionais, o que auxilia na redução de custos do RH.
4. Sustentabilidade
Para armazenar os dados de todos os funcionários de uma empresa, é necessário um espaço físico considerável. Se imaginarmos uma companhia de grande porte, com cerca de 1000 funcionários, a quantidade de papel é impensável, não é mesmo?
Por mais que essa ligação não seja tão óbvia, o uso de tecnologia para processos administrativos impacta diretamente na redução do uso de papel e na preservação da natureza.
Além disso, ainda é possível utilizar as plataformas digitais para alertar os funcionários sobre o uso consciente de impressão de novos documentos.
5. Comunicação interna
Com a admissão digital, o RH e o DP têm mais tempo para trabalhar estratégias de relacionamento e integração de novos colaboradores. Isso melhora a comunicação interna para novos e antigos funcionários.
Este é o momento do profissional de RH utilizar a criatividade e colocar em pauta ideias para melhorar o relacionamento interno de todas as áreas.
3 dicas para acertar no seu processo de admissão digital
A admissão digital já pode ser vista como o futuro das contratações. Mas para que todo o processo seja bem executado, é preciso organização e planejamento por parte da gestão. Confira a seguir 3 dicas para garantir uma boa contratação digital:
1. Avalie as tendências de mercado
É importante entender as tendências e conhecer as ferramentas disponíveis no mercado, que possam facilitar o trabalho de gestão e trazer soluções inovadoras.
Estar sempre conectado a bons meios de informação é uma ótima alternativa para se manter atualizado.
2. Mapeie os processos de admissão
Fazer um estudo aprofundado sobre o processo de admissão da empresa em questão é a melhor forma de garantir bons resultados na hora da admissão de novos colaboradores.
Entenda os pontos fortes feitos até o momento, o que talvez não tenha dado tão certo e o que pode ser modificado. Com essas informações, é possível otimizar tempo e melhorar os processos de contratação.
3. Busque a plataforma ideal para sua necessidade
Além de softwares que facilitem a admissão digital, também é interessante investir em aplicativos que melhorem o relacionamento interno com os novos colaboradores, como o onboarding digital.
Um software de onboarding, por exemplo, pode facilitar a integração de funcionário recém-chegado, auxiliando com o treinamento das atividades, com as principais informações da área e até mesmo com a integração do time.
Agora que você já sabe como funciona a admissão digital, que tal colocar em prática o processo com novos colaboradores? Para ficar por dentro das novidades sobre gestão de Recursos Humanos e melhorar ainda mais a performance da do seu trabalho, acompanhe nossa página nas redes sociais.
