O que é integração na empresa e como fazer? [Passo a Passo]

Embora muitos profissionais de RH já saibam o que é integração na empresa, esse é um assunto que ainda levanta algumas dúvidas e que nem sempre é tratado com a devida importância dentro das organizações.

Podemos dizer que a integração de novos colaboradores é um momento crucial para a gestão de pessoas, pois ela é capaz de determinar como será o restante da jornada desses profissionais na companhia.

Quer entender melhor como isso funciona e aprender o passo a passo para realizar uma integração altamente eficaz? Então confira as informações que vamos apresentar a partir de agora!

O que é integração na empresa?

Sem dúvidas, o recrutamento e a seleção de talentos estão entre as atividades mais importantes do RH. Mas, assim que elas são concluídas, é preciso olhar para uma etapa igualmente estratégia dentro da gestão de pessoas: a integração de colaboradores.

Também conhecida como onboarding (ou onboarding digital, considerando o contexto atual do trabalho remoto), a integração consiste basicamente na apresentação de informações que ajudem o colaborador a se sentir pertencente à empresa desde o primeiro dia.

Essas informações, por sua vez, incluem desde particularidades sobre a cultura organizacional e detalhes de como a companhia opera no dia a dia, até esclarecimentos sobre as atividades que serão exercidas pelo novo integrante.

Em suma, a integração na empresa para o novo colaborador é o momento ideal para que ele entre em sinergia com os demais membros da sua equipe e esclareça todas as dúvidas sobre o que a empresa espera dele.

Por que se tornou tão importante fazer uma integração na empresa?

Agora que estamos na mesma página sobre o que é integração na empresa, precisamos deixar clara a importância que essa estratégia possui. Para isso, vamos recorrer a um famoso ditado: a primeira impressão é a que fica.

Por mais que o colaborador já esteja em contato com a empresa durante todo o processo seletivo e que a conduta da organização ao longo desta etapa seja levada em conta, é a partir da contratação que esse laço ficará mais forte.

O primeiro dia de trabalho tem um impacto direto na impressão do colaborador sobre a organização da qual agora faz parte, sendo determinante para moldar a experiência dele dali pra frente.

Logo, ao contribuir para que os colaboradores se sintam pertencentes e acolhidos desde o primeiro momento, um bom onboarding é capaz de trazer uma série de vantagens, como:

• Melhora do clima organizacional;
• Fortalecimento das relações entre o novo colaborador e seus colegas de equipe;
• Aumento da produtividade, tendo em vista que o bom relacionamento da equipe é fundamental para o alcance dos objetivos organizacionais;
• Aumento do engajamento, já que os funcionários se sentirão mais conectados à companhia desde o início;
• Redução do absenteísmo e turnover no trabalho como consequência do engajamento elevado;
• Melhora da imagem da empresa como marca empregadora.

Viu só? Existem inúmeros motivos pelos quais vale a pena investir na integração dos colaboradores. 

O próximo passo da jornada é entender como isso pode ser feito… Então vamos em frente!

Como fazer uma nova integração na empresa?

Mais importante do que saber o que é integração na empresa, é entender a forma certa de colocar essa estratégia em prática, não é mesmo?

Pensando nisso, preparamos um passo a passo com as principais etapas que compõem um onboarding. Vem com a gente!

1.    Planeje como será a integração

Não há como negar: toda ação bem-sucedida começa por um bom planejamento. Por isso, o primeiro passo é estruturar como será a recepção de novos colaboradores na empresa.

Um bom caminho para iniciar a elaboração do plano de ação é responder às seguintes perguntas:

• O que será feito?
• Qual é o objetivo por trás disso?
• Quem serão as pessoas envolvidas?
• Como a integração será feita?
• Quanto ela irá custar?

Se atentar a todos esses pontos ajudará a sua empresa a ter uma integração mais organizada, bem como a lidar com possíveis imprevistos.

2.    Crie um manual de onboarding

A criação de um manual ou guia de integração é uma prática que vem sendo adotada por muitas empresas. 

Esse material é bastante útil para que o colaborador consiga se orientar durante o onboarding e consulte facilmente as informações sempre que necessário.

No geral, o guia ou manual deve reunir as informações mais importantes da empresa, incluindo sua história, missão, valores e visão; organograma empresarial; processos; código de ética; acordos de confidencialidade; orientações burocráticas (como controle de pontos e benefícios) e muito mais.

Além disso, é possível incluir aspectos mais personalizados de acordo com cada colaborador, como a descrição do cargo e as principais atividades atribuídas a ele.  

3.    Apresente o recém-chegado à empresa

Um dos principais objetivos da integração é fazer com que o novo contratado conheça os espaços físicos da empresa, bem como os seus colegas de trabalho.

Por isso, ao planejar o onboarding de funcionários, é preciso levar esse aspecto em consideração.

Para vagas presenciais, o ideal é realizar um tour pelas dependências da organização e, se possível, apresentar todas as áreas – mesmo que de modo mais superficial.

A apresentação do colaborador aos colegas de equipe, por sua vez, deve ser um pouco mais elaborada. É possível, por exemplo, planejar um café de boas-vindas entre o time, para que eles tenham um momento mais descontraído para se conhecerem.

4.    Esclareça todas as dúvidas

O ideal é que, ao finalizar a integração, o colaborador tenha esclarecido todas as dúvidas sobre as expectativas da empresa com relação à atuação dele. Por isso, separe um momento do onboarding para essa conversa.

Vale lembrar que, por mais que seja uma responsabilidade do RH, a integração deve contar com a participação ativa do gestor imediato – principalmente neste bate-papo que visa eliminar as dúvidas.

Afinal, o líder é a melhor pessoa para direcionar o novo funcionário no dia a dia, esclarecer como será a rotina de trabalho, falar sobre as metas individuais e da equipe, entre outros pontos.

5.    Invista em treinamento

Para completar a experiência da integração, também é recomendável apostar em treinamentos personalizados de acordo com o cargo, a fim de incentivar o desenvolvimento profissional desde o começo.

O novo colaborador precisará usar uma ferramenta específica ou desenvolver uma competência fundamental para o desempenho de sua função?  Então separe um momento para criar o seu PDI já na primeira semana!

Atividades de integração na empresa: um cuidado permanente

Agora que você já sabe o que é integração na empresa e como fazer, basta colocar a mão na massa!

Mas, antes disso, temos um último conselho para lhe dar: fazer com que os colaboradores se sintam parte da companhia é um trabalho constante, que não se limite apenas à chegada de um novo membro na equipe.

Justamente por isso, muitas empresas têm apostado na realização de atividades de integração do time em diferentes momentos da jornada do colaborador, seja para introduzir um novato ao time ou até mesmo melhorar a comunicação entre todos.

Sem dúvidas, as atividades de integração figuram como grandes aliadas da gestão de pessoas e a boa notícia é que há inúmeras possibilidades a serem exploradas nesta frente.

Se você quer aprimorar seus conhecimentos sobre o que é integração na empresa, recomendamos a leitura do artigo: “10 atividades de integração para colaboradores que você precisa testar”. Nos vemos por lá!