Um dos fatores mais importantes nas empresas é a comunicação interna. Afinal, se ela não existir, as empresas podem ter grandes prejuízos, como a perda de funcionários talentosos, clima organizacional ruim, desperdício de dinheiro, entre outros. Por isso, vamos falar o que é comunicação eficaz no mundo corporativo e como melhorar na sua empresa. Continue a leitura deste artigo!
O que é comunicação eficaz no mundo corporativo?
Comunicação eficaz é o resultado da fala do locutor ao ser compreendida pelo interlocutor.
Para conseguir esse resultado, a conversa não pode ter ruídos, não pode causar desentendimentos e nem ser transmitida pela metade ou de maneira errada.
Essa teoria precisa ser colocada em prática em todos os momentos da vida das pessoas, e no ambiente de trabalho isso se torna ainda mais importante pois coloca em risco toda a dinâmica de uma empresa.
Para fazer uma comunicação eficaz no mundo corporativo é preciso seguir alguns princípios básicos, como:
- praticar a escuta ativa;
- fazer uma boa comunicação verbal e não-verbal;
- controlar as emoções;
- evitar situações estressantes;
- demonstrar suas ideias;
- entre outros.
Como melhorar a comunicação corporativa?
Depois de saber o que é comunicação eficaz no ambiente corporativo, o que fazer para melhorá-la? Nós trouxemos algumas dicas para você aplicar na sua empresa. Confira:
1. Avalie a comunicação existente
Para melhorar a comunicação entre os colaboradores dentro da empresa, o primeiro passo é a avaliação do cenário atual. Você pode fazer isso através de pesquisas internas.
Verifique o que precisa ser melhorado na comunicação interna e crie um planejamento por ordem de priorização das ações.
Dessa forma, você saberá com clareza o que não está fluindo na comunicação e o que está funcionando bem. Isso facilita a tomada de decisão e priorização no plano de ação.
2. Melhore sua forma de enviar comunicados
Os comunicados da empresa precisam ser enviados da melhor forma possível para passar as informações corretas aos funcionários.
Melhore o jeito de se comunicar com todos da empresa com comunicados claros e objetivos.
Procure uma ferramenta digital para automatizar esses comunicados, como o software da Feedz, que facilita a vida dos profissionais de RH na hora de se comunicar com os colaboradores, principalmente no trabalho remoto.
Além disso, o sistema ainda informa quais funcionários abriram os comunicados e os que ainda não o leram. Assim, é possível garantir que todos na empresa tenham as mesmas informações em tempo real.
3. Crie uma ouvidoria interna
Uma forma de ouvir o que os funcionários têm a dizer sobre a empresa é a implementação de uma ouvidoria interna.
Essa ouvidoria incentiva a participação dos profissionais no processo de melhoria da comunicação da empresa.
A Feedz mais uma vez pode ajudar o setor de RH com a implementação de uma ferramenta de ouvidoria interna na sua instituição.
Esse software é um lugar seguro e de confiança, onde os colaboradores podem se expressar sem medo porque serão ouvidos com atenção e respeito.
4. Incentive os funcionários a fazerem perguntas
Uma outra forma de criar um ambiente corporativo com uma comunicação eficaz é o incentivo aos trabalhadores a fazerem perguntas em eventos, reuniões e trocas de e-mails.
Muitos profissionais saem de uma reunião sem entender nada por não se sentirem confortáveis em fazer perguntas.
Incentive sempre os colaboradores a tirarem o máximo de dúvidas em todos os momentos em que a comunicação é praticada.
5. Faça reuniões para se comunicar com a equipe
Peça para os gestores e líderes realizarem reuniões sempre que for necessário falar com todos da equipe.
Porém, as reuniões precisam ser eficazes e promover o diálogo entre todos os participantes.
Portanto, peça que as reuniões sejam bem planejadas para que todos tenham a chance de se comunicarem e tornarem o trabalho mais produtivo.
6. Incentive as anotações e organização das ideias
Um dos principais erros na comunicação após as reuniões é o esquecimento do que foi conversado ou planejado.
Sendo assim, para relembrar os principais pontos debatidos, as anotações por escrito são ótimas aliadas.
Um profissional pode ser o responsável por fazer a ata da reunião, organizar as ideias e enviar o conteúdo para todos os participantes.
7. Peça clareza e objetividade nas mensagens
Seja qual for o meio de comunicação, pessoalmente, por telefone, videoconferência, e-mail ou aplicativo de mensagens, é fundamental passar a mensagem com clareza.
Peça para que todos na empresa se certifiquem que os interlocutores entenderam tudo o que foi dito.
Uma dica para a comunicação ser mais eficaz é a repetição dos principais pontos no final da conversa e se colocar à disposição para tirar dúvidas.
8. Promova a criação de relatórios
A criação de relatórios e compartilhamento com outros profissionais que precisam estar por dentro do desenvolvimento é um hábito que precisa ser exercido na empresa.
Os relatórios de atividades ajudam os líderes, gestores e outros membros da equipe a entenderem melhor as demandas desenvolvidas.
Incentive a criação de relatórios objetivos, curtos e que vão direto ao ponto para ajudar a entender com facilidade o outro que lê.
9. Conheça o receptor da mensagem
Antes de passar um comunicado ou uma mensagem, o funcionário deve entender sobre o seu público-alvo.
Portanto, peça para os colaboradores entenderem melhor o receptor da mensagem para se comunicarem da melhor forma.
Um e-mail enviado para o CEO de uma empresa é diferente de uma mensagem enviada para os estagiários, por exemplo.
Personalizar a mensagem aumenta as chances de entendimento e diminui as margens de equívocos.
10. Dê feedbacks
Crie uma cultura de feedbacks para avaliar o desempenho e desenvolver os colaboradores.
Isso porque o feedback é uma excelente ferramenta de comunicação sobre a performance dos funcionários.
Porém, as avaliações não devem ser unilaterais, os líderes e gestores também precisam ser avaliados para entenderem o que precisam melhorar.
Quais os benefícios de uma comunicação eficaz?
Agora que você sabe como melhorar a comunicação no ambiente corporativo, veja os principais motivos para garantir a comunicação eficaz dentro da empresa:
Planejamento otimizado
Uma comunicação eficaz ajuda no planejamento e na execução de tarefas de todos da equipe.
Sem dúvida, é muito mais fácil realizar as demandas após receber as instruções com clareza e objetividade.
Peça para que todos na empresa sejam claros e objetivos nos pedidos de demandas de trabalho para alcançarem os resultados esperados.
Engaje e motive os colaboradores
Uma comunicação eficaz dentro da empresa ajuda os colaboradores a se sentirem mais satisfeitos e motivados no dia a dia.
Por isso é importante incentivar a exposição de ideias e o diálogo entre os colegas de trabalho.
Esse hábito impacta na sensação de pertencimento dos colaboradores, aumentando o engajamento e motivação diária.
Diminui os conflitos
Quando uma instituição investe na comunicação interna, ela ajuda a diminuir os conflitos entre os profissionais.
Isso porque os colaboradores tendem a se preocupar mais com a clareza das mensagens transmitidas, evitando falhas na comunicação.
Consequentemente, os conflitos e discussões sobre trabalho diminuirão dentro do ambiente corporativo.
Leia: 👉 Como melhorar a comunicação na empresa com a Feedz [Case]
Melhora o clima organizacional
De fato, o clima organizacional será impactado com a mudança na comunicação interna e se tornará mais saudável.
Quando a comunicação é falha, a desunião e outros malefícios são criados dentro da equipe.
Mas se as mensagens, diálogos e comunicados forem claros, objetivos e transparentes, as especulações, achismos e fofocas diminuem no dia a dia.
Consequentemente, o clima organizacional melhora de forma considerável.
Equipes mais unidas
Quanto mais a comunicação for eficaz e transparente, mais os membros das equipes se sentirão confortáveis, seguros e unidos.
Afinal, a comunicação eficiente tende a motivar, engajar, diminuir conflitos e tornar o ambiente corporativo mais agradável.
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