Como montar um feedback incrível?

A questão de como montar um feedback é muito importante, pois essa ação pode motivar o crescimento dos funcionários. Mas como fazer isso?

Existem dois tipos de feedback: estruturado e não estruturado. Neste artigo, vamos ver os dois tipos e vamos ver exemplos de cada um para que os gestores possam ter mais efetividade nos seus feedbacks.

Por que é importante saber como montar um feedback?

O feedback estruturado nos ajuda a crescer, tanto na vida quanto em nossas carreiras.

A chave para gerenciar uma equipe eficaz geralmente se resume a uma comunicação nítida, clara e eficaz, com feedback contínuo sendo uma grande parte disso.

Por outro lado, as avaliações de desempenho e críticas construtivas simplesmente não são tão eficazes, a menos que sejam organizadas como qualquer outra forma de comunicação no local de trabalho: clara, eficaz e objetiva.

Em um esforço para entender melhor como montar um feedback melhor para os membros de sua equipe, é importante entender como esses 2 tipos de feedback funcionam!

Feedback estruturado versus feedback não estruturado

O feedback não estruturado é quando a comunicação acontece entre um líder e seu liderado sem nenhum planejamento sobre o tempo ou o conteúdo. 

Esse feedback é mais improvisado.

Exemplos de feedback não estruturado incluem:

• Passar na mesa de um subordinado direto e agradecê-lo;
• Conversa no corredor;
• Elogio por uma boa apresentação quando vocês se veem na hora do cafézinho.

Muitas das metodologias de treinamento mais populares do mundo giram em torno de feedback não estruturado.

Por outro lado, o feedback estruturado inclui uma comunicação sistemática. 

Exemplos de feedback estruturado incluem:

• Avaliações de desempenho;
• Reuniões de equipe;
• Reuniões individuais;
• Pesquisas com funcionários.

Muitos dos processos de gerenciamento de desempenho de RH giram em torno do feedback estruturado.

Como planejar e montar um feedback com 5 dicas

Uma coisa é certa: nós não melhoramos sem estrutura. A estrutura contribui muito para uma mudança comportamental bem-sucedida, quer você esteja tentando mudar seu próprio comportamento ou o de sua equipe. 

Ao pedir ou fornecer feedback, a estrutura pode tornar o processo uma experiência positiva para ambas as partes.

Pensando em como montar um feedback, essas 5 dicas vão ajudar você:

1. Escolha um local e horário apropriado

• Não guarde o que você tem para dizer. Dê o feedback o mais rápido possível (dentro de 24 horas de um evento específico, se você puder).
• Considere a hora certa. É importante escolher um horário em que você e a pessoa são capazes de se preparar e se concentrar na conversa.
• Reserve tempo suficiente para não ter pressa.
• Nunca dê feedback “negativo” em público.
• Não dê feedback se estiver com raiva, chateado ou estressado porque o feedback dado na hora errada muitas vezes faz mais mal do que bem. O feedback deve ser fornecido o mais rápido possível depois que esses sentimentos passarem.
• Uma palavra de cautela: alguns funcionários e gerentes optam por ter discussões de desempenho fora do local de trabalho (por exemplo: tomando um café ou no almoço). Embora isso crie uma discussão privada e descontraída, é um pouco menos formal. Se sua discussão for potencialmente difícil, você pode querer outro ambiente, como um escritório ou sala de reuniões.

2. Dê feedback cara a cara sempre que puder

• As conversas de feedback cara a cara, mesmo que por videochamada, são “bidirecionais” (em vez de feedback pelo e-mail, por meio de outra pessoa ou por telefone). Isso dá a ambas as pessoas mais chance de entender exatamente o que o outro está dizendo.
• Esteja ciente de sua linguagem corporal. Sorria quando for apropriado e ouça girando seu corpo em direção à outra pessoa e acenando com a cabeça para mostrar quando você entende suas palavras.
• Se você não puder dar feedback pessoalmente, escolha suas palavras com muito cuidado para reduzir a chance de que seja incompreendido.
• Se você estiver passando feedback de uma pessoa para outra (ou seja: do seu gerente para um colega), certifique-se que você tem informações suficientes para que seja um feedback preciso.

3. Esteja preparado

• Pergunte a si mesmo o que deseja alcançar com a conversa? Você quer agradecer a outra pessoa ou fazer com que ela mude de alguma forma?
• Planeje o que você quer falar e o que vai dizer:

» Seja específico e use exemplos.

» Desenvolva perguntas para buscar os pontos de vista e ideias da outra pessoa e incentive uma discussão bidirecional. Por exemplo: O que poderíamos ter feito de forma diferente?

»Se você está buscando mudança ou melhoria, esclareça exatamente o que você deseja.

• Tenha a mente aberta. Você deve estar preparado para que novas informações cheguem a sua atenção enquanto você discute seu feedback com a outra pessoa.
• Como a outra pessoa prefere receber feedback? Planeje e ajuste sua abordagem de acordo. Por exemplo:

» Encontre um lugar mais privado se estiver agradecendo a alguém que se sente desconfortável em receber muita atenção.

» Mantenha sua comunicação muito focada se você sabe que a outra pessoa prefere ser direta.

» Pergunte sobre o fim de semana/viagem/família antes de começar o feedback se você souber que isso ajudará a outra pessoa a se sentir mais confortável.

4. Durante o feedback

• Em primeiro lugar, confirme com a outra pessoa se é a hora e o local adequado.
• Comece a conversa descrevendo o histórico/situação/problema e diga o objetivo da conversa. Por exemplo:

» “Hoje é sua avaliação de desempenho de seis meses e eu realmente gostaria de agradecer a sua contribuição na equipe e dar um feedback sobre uma área que acho que você poderia melhorar”.

OU

» “Eu pedi que você se encontrasse comigo por causa do incidente que aconteceu ontem. Eu gostaria que você me ajudasse a entender o que aconteceu do seu ponto de vista e, em seguida, gostaria que conversássemos sobre como podemos impedir que isso aconteça de novo”.

• Ao falar sobre comportamento, descreva o comportamento e seu impacto em vez de usar linguagem que ataque a outra pessoa. Isso o ajudará a evitar que a discussão seja levada para o pessoal. Por exemplo:

» Em vez de dizer: “Você está sendo muito rude comigo”.

» Diga: “Quando você revira os olhos enquanto eu estou falando, me faz sentir que você não respeita o que estou dizendo”.

• Lembre-se da sua estrutura: seja específico e dê exemplos.
• Decidam juntos que ação vocês dois realizarão após a reunião.
• Tire um tempo: Se a conversa começar a ficar emocional ou algum de vocês precisarem de tempo para ‘digerir’ o que está sendo dito, organize uma pausa e remarque a reunião para um outro horário.
• Verifique se a outra pessoa entendeu o que você disse.
• Pense sobre a confidencialidade: quem precisa saber sobre o feedback? Você está copiando muitas pessoas em um e-mail que contém feedback?

5. Acompanhando o feedback 

• Se a conversa foi uma sessão agendada de desempenho e desenvolvimento, registre o que foi discutido.
• Em outras circunstâncias, se for apropriado, grave sua conversa (incluindo qualquer ação que vocês tenham se comprometido) em um e-mail e forneça uma cópia para a outra pessoa.
• Circunstâncias apropriadas para fazer isso podem incluir: uma discussão desafiadora, uma ocorrência séria ou um tópico que foi complicado e vocês precisam de algo para lembrá-los no futuro.
• Lembre-se de que a outra pessoa pode precisar de um pouco de tempo para refletir sobre o que foi dito em seu feedback.
• Certifique-se de seguir todas as ações com as quais você se comprometeu e, se isso não for possível, diga para a outra pessoa imediatamente.

Como montar um feedback com a Feedz

Seria negligente se não mencionássemos que também somos uma empresa de feedback.

É toda a nossa missão, na verdade. Inclusive, o nome Feedz se deriva da palavra Feedback.

Por isso, nós criamos um software que ajuda as equipes a se comunicarem e fornecer feedback de maneira mais eficaz, criando uma cultura de feedback.