Como aproveitar a conversa 1 on 1, mesmo em home-office?

As reuniões one on one, também chamadas de 1:1 ou one on one, são encontros periódicos entre líder e liderado. 

Essa conversa pode ser guiada por assuntos sobre a empresa, sobre a função do liderado ou ter um tom mais motivacional. O importante é que o alinhamento aconteça de forma sincera e constante. 

Mesmo quando a empresa aposta no trabalho remoto, esta é uma prática de gestão que deve ser mantida. 

Assim, líder e liderado conseguem manter um alinhamento, além de não perderem a proximidade e o espírito de time. 

Em tempos de home office, a conversa 1 on 1 ajuda ainda a manter o foco e a motivação do colaborador. 

Mas não só isso, veja a seguir 5 benefícios da conversa 1 on 1:

5 benefícios de ter conversas 1 on 1 remotamente

Fluxo de informação down-up

Ou seja, os colaboradores trazem para o gestor as conquistas e desafios de suas funções. 

Dessa forma, o líder consegue ter claro o cenário de operações de sua equipe, podendo atuar de forma incisiva em um problema antes que este se torne grande e reconhecendo as ações diárias de seus liderados. 

Esse fluxo minimiza as “fofocas” e prioriza o encaminhamento correto das informações. 

 

Motiva os colaboradores

Ao serem ouvidos, os liderados podem compartilhar suas angústias e conquistas com os líderes, tendo maior abertura para celebrações e/ou conversas inspiracionais. 

As conversas 1 on 1 podem funcionar também como uma sessão de “coach”, onde o líder ajuda no direcionamento de carreira do colaborador.

 

Aumenta a confiança entre líder e liderado

Essa conversa cria uma proximidade e uma relação de confiança entre o líder e o liderado, melhorando assim o relacionamento entre os dois, o que impulsiona o trabalho conjunto e a inteligência emocional no trabalho, seja pessoalmente ou de forma remota.

 

Fornece o ambiente ideal para a troca de feedback

Imagine receber um e-mail de seu chefe dizendo “precisamos conversar”. 

Receber um e-mail como esse faria muitos de nós pirarmos um pouco e imediatamente pensarmos que estamos com problemas. 

Para tentar evitar que sua equipe sofra esses mini ataques cardíacos, você pode trocar feedback durante os encontros individuais programados regularmente.

As reuniões individuais são o cenário ideal para solicitar feedback sobre a empresa, a equipe e seu estilo de gestão. Da mesma forma, eles são o momento perfeito para dar a seus funcionários um feedback de desenvolvimento.

 

Guia prático para aproveitar a conversa 1 on 1 mesmo remotamente

Quer levar esses benefícios para a sua empresa mas não sabe nem por onde começar? 

Não se preocupe, separamos um guia de como planejar e executar a 1 on 1 da forma mais efetiva possível, confira:

Quem participa da conversa? 

Líder e liderado, somente. 

Dedique tempo para sua reunião 1 on 1

As reuniões individuais são uma ótima maneira de garantir que você e seus funcionários estejam alinhados. 

No entanto, as agendas dos gestores costumam estar tão cheias com outros problemas que é difícil encontrar tempo para uma reunião 1 on 1. 

Muitas ​conversas individuais são frequentemente canceladas ou adiadas porque os gerentes têm assuntos mais urgentes para lidar.

No entanto, de acordo com a Harvard Business Review, uma conversa cancelada de 15 a 30 minutos com seu funcionário pode levar a problemas maiores a longo prazo. 

Quando você cancela uma reunião 1 on 1, você:

• Aumenta suas chances de transformar pequenos problemas em grandes;
• Faz com que seja difícil para seus funcionários melhorar a qualidade do trabalho;
• Mostra a seus funcionários que eles não são uma prioridade;

Mas, quando você investe tempo em reuniões 1 on 1, mesmo que remotamente, você economiza tempo, frustração e confusão. Faça delas uma prioridade e mantenha essas conversas em sua programação.

 

Estabeleça os tópicos antes de sua reunião 1on 1 

As reuniões 1 on 1 devem ser formas eficazes de melhorar as relações entre gerentes e funcionários, ao mesmo tempo que fornecem feedback e orientação valiosos.

Não faça uma reunião apenas porque você sente que é obrigado a fazer uma. 

Reserve um tempo para pensar sobre o que você deseja abordar na próxima conversa com seu liderado e peça aos seus funcionários que façam o mesmo. 

Isso permitirá que cada um dê ao outro algum contexto para que se preparem para uma conversa valiosa. 

Por exemplo, você pode decidir que deseja discutir as últimas postagens do blog do seu redator de conteúdo porque tem algumas ideias que podem ajudar ele. 

Definir as expectativas garantirá que você permaneça no caminho certo durante sua conversa.

Qual a periodicidade das conversas 1 on 1? 

O ideal é que seja frequente, não mantendo um espaçamento maior do que 15 dias. 

Então, pode-se optar por reuniões semanais ou quinzenais. 

Essa frequência faz com que nenhum detalhe seja esquecido, podendo a informação fluir de forma quase instantânea. 

Ao mesmo tempo, dessa forma o líder consegue acompanhar de perto a evolução do colaborador, orientar e atuar na resolução de problemas antes que eles progridam.

Quanto tempo deve durar?

A ideia aqui é que seja uma conversa rápida, para também não atrapalhar o fluxo de trabalho. 

As reuniões one on one podem durar de 15 minutos a 30 minutos, dependendo do assunto abordado, quantidade de pontos a alinhar, etc. 

Sabe aquela história de reunião em pé? É quase isso, ela precisa ser rápida para ser objetiva, mas o líder precisa ter a sensibilidade de entender quando o colaborador precisa de um pouco mais de atenção.

O que abordar?

No início, o líder comandará a reunião. 

O ideal é que 80% do tempo seja destinado a entender como o colaborador se sente perante a seus desafios e conquistas profissionais e 20% sobre questões da empresa. 

Quando a prática se tornar um hábito, provavelmente o colaborador já virá com os pontos que quer abordar na reunião, tornando-a mais dinâmica.

Faça e compartilhe anotações

As chances de falha de comunicação durante o bate-papo por vídeo são maiores porque nem sempre você está tendo a imagem geral do quadro. 

Para evitar obter apenas fragmentos de conversas, faça questão de manter as anotações compartilhadas durante suas reuniões 1 on 1.

Como já mencionamos, contribuir para uma agenda compartilhada onde ambos os participantes podem adicionar perguntas ou tópicos para discutir antes da reunião ajuda ambas as partes a se prepararem. 

Inclusive, um software de one on one pode ajudá-lo a criar agendas inteligentes e impulsionadoras de conversa.

Use a conversa 1 on 1 como ferramenta para o trabalho remoto

Quando as pessoas estão trabalhando juntas em um espaço físico, as reuniões podem ser feitas em salas específicas, onde ninguém atrapalhe o fluxo da conversa. 

Mas nada impede que as conversas 1 on 1 aconteçam quando os colaboradores estiverem em home office. 

Qualquer ferramenta de call pode mediar uma one on one, que seguirá seu fluxo corriqueiro, como explicado anteriormente. 

Durante o trabalho remoto, inclusive, é importante que essas reuniões sejam mais frequentes, a fim de alinhar as expectativas do líder quanto às entregas, entender quais os desafios do colaborador, manter o engajamento e espírito de time. 

Os líderes ainda podem dar dicas de como os colaboradores podem aproveitar melhor o trabalho remoto, sem perder a produtividade.

Não negligencie suas reuniões 1 on 1 só porque você está trabalhando remotamente

Uma conversa 1 on 1 é uma ferramenta valiosa para qualquer gerente. 

No entanto, pode ser particularmente importante no ambiente remoto, onde freelancers e funcionários precisam de feedback regular de fora do escritório. 

A boa notícia é que o seu 1 on 1 remoto pode ser tão eficaz (e pessoalmente, muito mais eficaz) quanto as reuniões que você realiza internamente. 

Tudo que você precisa são as ferramentas certas e uma estratégia cuidadosamente construída. 

Use essas dicas e você descobrirá que a motivação e a produtividade dos funcionários vão disparar.

E na sua empresa, pessoalmente ou de forma remota, já existem reuniões individuais frequentes? Conta pra gente!