Metodologia OKR: desvendando o segredo por trás dessa técnica

Existem diversas metodologias que se encaixam dentro do conceito de gestão ágil, uma delas é a metodologia OKR – Objectives and Key Results. 

Expandindo as fronteiras da onde foi criado, o OKR é uma técnica que se encaixa e otimiza os processos de pequenas e grandes empresas de qualquer setor, basta entender a essência do método e aplicá-la.

Por exemplo, você poderia mencionar as 3 prioridades da empresa para a qual trabalha? Você passa o dia correndo depois que tarefas e planos não são cumpridos?

Isso acontece em partes porque a disrupção trazida pelas empresas nascentes em tecnologia, também conhecidas como startups, vai além dos produtos e serviços que mudaram muitos setores tradicionais do mercado.

No caso desse modelo de negócio, o produto ou o serviço precisa ser validado e executado de forma rápida, assim como suas atualizações precisam ser velozes e constantes.

Mas, para executar, primeiro precisamos saber O QUE queremos alcançar e COMO vamos alcançá-lo.

Você pode ter grandes ideias ou planos, mas se não tiver um sistema para executá-los, certamente não chegará ao seu destino.

É aqui que entra a metodologia OKR.

O que é a metodologia OKR?

OKR é a sigla para Objetivos e Resultados-chave. Assim, a metodologia OKR é usada ​​para definir as estratégias e objetivos de uma empresa durante um período de tempo específico.

Essa metodologia foi criada nos anos de 1970 na Intel e adotada pelo Google em 1999. Depois disso ficou famosa no mundo das empresas de tecnologia e hoje figura em grandes e pequenos negócios de diferentes setores.

Os OKRs são pensados de forma horizontal, com cada time definindo seus objetivos e delimitando resultados-chave para alcançá-los em conjunto e em conformidade com os valores, visão e missão da empresa.

Nesse processo, são apontados os responsáveis por cada ação e os líderes dos OKRs, que são pessoas na empresa que se dispõe em auxiliar os outros a cumprirem suas tarefas.

O ciclo de cada OKR é curto, geralmente trimestral. Além disso, existe o check in OKR que é feito semanalmente para entender se o objetivo será alcançado, quais são as dificuldades, como é possível estimular a colaboração entre a equipe e como cada colaborador se sente em relação ao seu resultado-chave.

Entre os benefícios da metodologia OKR, podemos citar:

• Engajamento da equipe, que participa do processo desde o início, ajudando a definir os objetivos e a desenvolvê-los;
• Transparência, uma vez que todos possuem acesso aos OKRs de todos e conseguem enxergar o que cada um é responsável por fazer;
• Colaboração, já que é possível ver o que o colega precisa e entender como isso impacta na ação de cada um, estimulando que os colaboradores se ajudem para alcançar o objetivo;
• Pertencimento, uma vez que é possível enxergar com clareza como a ação individual impacta no coletivo e no objetivo central da empresa;
• Agilidade, já que os processos são revistos constantemente e pensados a curto prazo.

Metodologia tradicional X Metodologia ágil

O método tradicional de gestão das grandes empresas torna muito difícil o crescimento rápido. 

Burocracias, hierarquias e processos demorados criam barreiras que impedem a fluidez de novas ideias e a agilidade na tomada de decisões. 

Sendo assim, ao mesmo tempo que mudou o modo como as pessoas se relacionam, se informam, entre outras coisas, essas empresas transformaram também a forma de gerir processos.

Essa nova técnica baseada em errar rápido, ajustar rápido, validar rápido e recomeçar o ciclo é conhecida como gestão ágil. Nela, se usa a filosofia de menor intervenção para o gerenciamento de projetos.

Para isso, os funcionários de uma empresa são divididos em pequenos grupos e cada um fica responsável por desenvolver parte do projeto – que pode ser um produto, um serviço ou até mesmo uma ação.

Cada parte é desenvolvida em ciclos curtos, de duas a quatro semanas, e ao final destes, há uma revalidação do projeto, suas etapas e resultados. 

Dessa forma, é possível intensificar os feedbacks e no final se tem um produto ou serviço com maior qualidade e focado na experiência do cliente.

Como implementar a metodologia OKR

O processo de implementação da metodologia OKR pode ser diferente em cada empresa, dependendo do tamanho, setor e rotina. Mas a linha central da metodologia, e o segredo para ela dar resultados, é estabelecer objetivos factíveis e resultados-chaves mensuráveis e claros.

Esse processo se inicia com uma reunião com toda a equipe que se divide em times e pensa objetivos para cada um – em algumas empresas, essa parte é feita pelos líderes de cada área. 

O crucial é que os resultados-chave sejam pensados em conjunto, assim quem realmente vai colocar a mão na massa e tem experiência nisso, identifica as melhores formas de chegar no objetivo.

Os resultados-chave precisam ser claros e mensuráveis, isso quer dizer que todos precisam ler e entender a mesma coisa e que os responsáveis possam quantificar o quanto estão alcançando a cada semana.

Os objetivos precisam ter, além dessas características também, generalidade para poder abranger diversos fatores – mas nunca esquecendo da clareza, ser geral não significa ser vago.

Por exemplo: para o time de vendas o objetivo pode ser dobrar as vendas no trimestre em relação ao mesmo período do ano anterior. 

Para alcançar isso, podem ser elencados diferentes resultados-chave, como: 

• gerar uma certa quantia estipulada de prospects;
• ter uma taxa de conversão de leads alta
• fazer tantas ações que estimulem o reconhecimento da empresa pelo público alvo, etc.

Alcançados todos os resultados-chave, consequentemente os objetivos serão superados. As metas precisam ser desafiadoras ao mesmo tempo que factíveis.

Esse é um cuidado muito importante que deve ser tomado, metas impossíveis invertem sua função e se tornam um fator que tira o engajamento dos colaboradores. 

Por outro lado, metas fáceis não impõem desafios e faz com que os funcionários se acomodem e, consequentemente, parem de inovar.

Colocando em prática a metodologia OKR

A forma mais simples de implantar a metodologia OKR em uma empresa é fazer uma tabela ou uma planilha, compartilhada com todos, com os objetivos, resultados-chave e responsáveis. 

Dessa forma, todos possuem acesso no momento em que querem e o processo se mantém transparente.

Existem também plataformas especializadas ou que possuem como funcionalidade a gestão de OKRs. Assim é mantida a transparência, permitindo que os colaboradores vejam o progresso de cada resultado-chave e contribuam para o seu desenvolvimento.

Os feedbacks semanais de como está o processo, quais as dificuldades, o que se pode comemorar, quais as expectativas de cumprimento da meta para o trimestre e engajamento do colaborador são essenciais para que haja um acompanhamento do processo.

Assim, os ajustes necessários são feitos de forma rápida e além dos resultados alcançados, a empresa garante que os funcionários estão satisfeitos e motivados.

Escolha entre 3 e 5 OKRs para a empresa ou equipe. Pois, é importante saber no que vamos nos concentrar. Limitar a 3-5 OKRs nos força a definir o que realmente precisa ser medido. Por outro lado, uma meta não deve ter mais de 5 resultados principais.

Outra dica é definir metas de baixo para cima. Ou seja, para promover o envolvimento de toda a organização, cada equipe ou indivíduo deve definir metade de seus OKRs, com seu líder.

Por que sua empresa precisa de OKR?

O OKR é um método que ajuda a equiparar a expectativa da empresa com a sua realidade, por meio de um acompanhamento constante dos resultados e ajustes rápidos quando necessário. 

Assim, a metodologia OKR é um sistema para mudar a forma como você define os objetivos da sua empresa.

As outras metodologias ágeis (scrum, kanban) apenas mudaram a forma como trabalhamos no nível operacional. 

No nível estratégico, continuamos a definir objetivos como há 50 anos: anualmente, sem revisões frequentes, de cima para baixo e com foco nas tarefas e não nos resultados.

E em um mundo em constante mudança, o que precisamos é uma maneira ágil de definir metas.

Gostou da ideia? Para implantar é preciso pouca coisa e os resultados vêm rápido, como não poderia deixar de ser. Tente e compartilhe com a gente a sua experiência.